Desk Sharing: Definition, Konzepte, Vor- sowie Nachteile, Tipps

Damit Hotdesking ordnungsgemäß funktioniert, müssen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern Zugang zu allen Ressourcen bieten, die sie für ihre Arbeit benötigen, wie z. B. Besprechungsräume, Gemeinschaftsbereiche, Lagerräume usw. Um sicherzustellen, dass alle auf dieselben Ressourcen zugreifen können, verwenden Arbeitgeber häufig eine Art Check-in/Check-Out-System. Die gesamte Implementierung geschieht dann über eine Hot Desking App/ Software.

Beispielsweise könnte ein Mitarbeiter vor Beginn seines Arbeitstages einen Laptop von der IT-Abteilung auschecken und ihn am Ende des Tages zurückgeben.

Die gängigste Methode ist ein offener Grundriss, bei dem die Mitarbeiter bei ihrer Ankunft im Büro jeden verfügbaren Sitzplatz auswählen können.

Eine andere Methode besteht darin, Sitze auf der Grundlage der jeweiligen Aufgabe oder des Projekts zuzuweisen, an dem die Mitarbeiter gerade arbeiten. Wenn beispielsweise zwei Mitarbeiter an demselben Projekt arbeiten, würden sie nebeneinander sitzen, sodass sie problemlos zusammenarbeiten können.

Wie oben erwähnt, Eine der Herausforderungen beim Hot-Desking besteht darin, sicherzustellen, dass jeder Zugriff auf die Ressourcen hat, die er benötigt um ihre Arbeit effektiv zu erledigen.

Um Probleme zu vermeiden, müssen Arbeitgeber über ein System zur Verteilung von Ressourcen (z. B. Laptops, Projektoren usw.) verfügen, und die Arbeitnehmer müssen wissen, wo sie diese Ressourcen finden können, wenn sie sie benötigen.

Eine weitere Herausforderung mit Hot-Desking wahrt den Datenschutz und die Vertraulichkeit sensibler Dokumente und Konversationen. Wenn Mitarbeitern keine zugewiesenen Schreibtische oder Arbeitsbereiche zugewiesen sind, kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen vertrauliche Informationen sehen oder hören. Um dieses Risiko zu mindern, sollten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Zugang zu privaten Räumen gewähren, in denen sie vertrauliche Gespräche führen oder an sensiblen Projekten arbeiten können, ohne dass neugierige Blicke und Ohren darauf stoßen.

Da Hotdesker keine zugewiesenen Schreibtische oder Arbeitsbereiche haben, kann es immer zu Konflikten darüber kommen, wer an einem bestimmten Tag welchen Arbeitsbereich erhält. Um Probleme zu vermeiden, sollten Arbeitgeber ein faires und transparentes Auswahlverfahren für Arbeitsbereiche entwickeln (z. B. wer zuerst kommt, mahlt zuerst). Die Arbeitnehmer sollten auch dazu ermutigt werden, die Präferenzen und Bedürfnisse ihrer Kollegen bei der Arbeitsumgebung zu respektieren.

Einer der bemerkenswertesten Vorteile von Hot-Desking besteht darin, dass es die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern verbessern kann. Wenn den Mitarbeitern täglich verschiedene Schreibtische zugewiesen werden, ist es wahrscheinlicher, dass sie mit Kollegen interagieren, mit denen sie normalerweise nicht arbeiten würden. Dies führt zu einer verstärkten Zusammenarbeit und einem besseren Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern.

Verbesserte Kommunikation ist ein weiterer Vorteil von Hot-Desking. Wenn Mitarbeiter in unmittelbarer Nähe zueinander sitzen, ist es wahrscheinlicher, dass sie Gespräche beginnen und sich gegenseitig um Hilfe oder Anregungen zu Projekten bitten.

Diese verstärkte Kommunikation kann zu besseren Ideen und Lösungen für Probleme führen, die während des Arbeitstages auftreten.

Wenn jeder seinen eigenen Schreibtisch hat, neigt er dazu, in seiner eigenen kleinen Welt zu bleiben und nur mit den Menschen zu interagieren, die er bereits kennt. Aber beim Hot-Desking sind die Mitarbeiter gezwungen, sich täglich unter die Leute zu mischen und mit anderen Leuten zusammenzusitzen. Dies ermutigt sie, mehr Menschen im Unternehmen kennenzulernen, und eröffnet Kommunikationswege, die sonst möglicherweise geschlossen geblieben wären. Wenn Ihr Unternehmen also nach Möglichkeiten sucht, die Kommunikation zu verbessern, ist Hot Desking auf jeden Fall eine Überlegung wert.

Hotdesking kann eine großartige Möglichkeit sein, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern, indem die Kreativität am Arbeitsplatz gefördert wird.

Eine kürzlich durchgeführte Studie ergab, dass Hot Desking kann tatsächlich die Kreativität steigern. Es stellte sich heraus, dass Mitarbeiter, die einen Hot-Desk nutzten, angaben, sich kreativer und produktiver zu fühlen als Mitarbeiter, die ihren eigenen Arbeitsbereich hatten. Die Forscher glauben, dass Hotdesking die Menschen dazu ermutigt, ihre Arbeitsumgebung als „leere Leinwand“ zu betrachten, die sie personalisieren und selbst gestalten können, und somit eine kreative Denkweise fördert.

Darüber hinaus kann Hot-Desking dazu beitragen, die Bürokosten zu senken, da kein zusätzlicher Platz auf dem Schreibtisch erforderlich ist. Und da beim Hot-Desking in der Regel gemeinsam genutzte Arbeitsplätze genutzt werden, kann es auch dazu beitragen, ein nachhaltigeres Arbeitsumfeld zu fördern.

Insgesamt Hotdesking kann eine großartige Möglichkeit sein, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern. Es fördert die Zusammenarbeit und Kreativität, schafft ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl am Arbeitsplatz und kann Ihrem Unternehmen auch Geld für Büroräume sparen.

Es bringt definitiv auch einige Herausforderungen mit sich. Zum Glück gibt es einige Lösungen für diese Herausforderungen. Von mit einer hybriden Arbeitslösung Mit einigen intelligenten Tools können Sie Hotdesking für Ihr Unternehmen zum Laufen bringen und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter bei Laune halten.