12 Schritte zur Implementierung von Hybrid Work und wie die Mitarbeiter trotzdem gerne ins Büro kommen

Entdecke 12 Schritte, wie du hybride Arbeit einführst und deinen Angestellten trotzdem Lust machst, ins Büro zu kommen

Blick auf ein hybrides Arbeitsbüro
12 Schritte zur Implementierung von Hybrid Work und wie die Mitarbeiter trotzdem gerne ins Büro kommen
September 26, 2022
Hybrid Work

Hybrides Arbeiten beschreibt ein flexibles Arbeitsmodell, welches das Arbeiten von zu Hause aus mit einer Büropräsenz kombiniert. Sowohl Arbeitgeber:innen als auch Mitarbeiter:innen profitieren von diesem neuen Arbeitsmodell, da erstere die Bürogröße und Mitarbeiter:innen-Anzahl reduzieren können und letztere ihre persönliche Work-Life-Balance steigern können und im Idealfall produktiver arbeiten.

Doch wie lässt sich hybrides Arbeiten erfolgreich in ein Unternehmen integrieren und dabei sicherstellen, dass Mitarbeiter trotzdem noch gerne ins Office kommen?

1. Klare Richtlinien


Eine Frau bei einem Remote Meeting

Arbeitgeber:innen sollten Richtlinien und Verfahren erstellen, die den Mitarbeiter:innen die Assimilation mit dem neuen Arbeitsmodell erleichtern. Zu beachten gibt es die Klärung der Frage, für welche Art von hybridem Arbeiten das Unternehmen sich entscheidet. Hier kann entweder eine pauschale Richtlinie vorgegeben werden, oder aber eine Anleitung, wie Mitarbeiter:innen hybrides Arbeiten beantragen können und wer in seiner Position berechtigt ist, dies zu tun. Mitarbeiter:innen sollten sich außerdem ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten bewusst sein.





2. Rechtliche Auswirkungen

Unternehmen müssen sich mit den rechtlichen Implikationen des hybriden Arbeitens auseinandersetzen. Das bedeutet eine formelle Änderung der Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen im Unternehmen.

In der Praxis sieht das folgendermaßen aus: Arbeitsverträge müssen mit dem Vertragsort versehen sein, wobei Remote-Arbeiter:innen ihre Wohnadresse als ihren Arbeitsplatz angeben sollten. Mitarbeiter:innen sollten dabei darüber informiert sein, dass ein Umzug die Struktur der Vereinbarung beeinträchtigen kann und jegliche Ortsänderungen mit dem oder der Vermieter:in, Hypothekengeber:in oder Hausversicherer:in besprochen werden sollten.

Deine Mitarbeiter:innen müssen über alle Formalitäten aufgeklärt sein, inklusive der Steuervorteile, die Remote-Arbeit mit sich bringen kann.


3. einfache Kommunikation

Eine erfolgreiche Implementierung des hybriden Arbeitsmodells bedeutet die Sicherstellung einfacher Kommunikation zwischen den Teams und Mitarbeiter:innen. Asynchrone Kommunikation wird hier großgeschrieben, denn Mitarbeiter:innen sollten in der Lage sein, zu kommunizieren und zu reagieren, wann es für sie am besten passt. Hinterlasse Mitarbeiter:innen alle nötigen Informationen, um ihre Arbeit selbstständig in der vorgegebenen Zeit zu erledigen. Sollte es Rückfragen oder Anmerkungen geben, sollten Mitarbeiter:innen Fragen senden können und über ein Statusaktualisierungs-Tool verfügen. Somit muss auch der oder die Arbeitgeber:in nicht den ganzen Tag zur Verfügung stehen. Beliebte Tools, die sich dafür eignen, sind unter anderem Instant-Messaging-Tools wie Slack, Microsoft Teams Chat und Click-Up.


4. Schulung und Entwicklung

Jede Implementierung eines neuen Modells bringt Herausforderungen mit sich, mit denen zuvor niemand gerechnet hatte. Arbeitgeber:innen sollten deswegen für eine ständige Entwicklung und stetiges Lernen bereit sein. Nur so kann die Produktivität der Mitarbeiter:innen garantiert und Frustration minimiert werden. Nutze Tools um effektive Kommunikation, Leistungsmanagement und Teambuilding sicherzustellen. Ein Beispiel hierfür wäre LinkedIn Learning, welches Unternehmen bei der Entwicklung und Verwaltung von Lern-und Entwicklungsprogrammen für Mitarbeiter Unterstützung bietet.


5. Technologie

Mann arbeitet mit einem Headset

Mitarbeiter:innen muss eine nahtlose Arbeit zwischen Zuhause und Büro garantiert werden. Dies bedeutet vor allem die Sicherstellung einer adäquaten Ausrüstung für die Mitarbeiter:innen, die von zu Hause aus arbeiten. Der Übergang ins Büro muss so einfach wie möglich gestaltet sein. Dafür gilt es sich die Struktur der Büroräumlichkeiten genauer anzusehen und beispielsweise statische und zugewiesene Spaces in Hot Desks umzuwandeln, unterstützt von einem Online-Buchungssystem für den Bürozugang.

Nahtloses Arbeiten ist auch Synonym für die Bereitstellung von Unterstützung und Schulungen, die den Übergang so geschmeidig wie möglich machen. Stelle deinen Mitarbeitern eine Liste empfohlener Tools und Schulungen zur Verfügung und ergreife Sicherheitsmaßnahmen, die die Sicherheit der Daten gewährleistet. Des Weiteren sollten Unternehmen die den Mitarbeiter:innen verfügbaren Geräte auf Kompatibilität mit hybridem Arbeiten testen – sowohl im Büro, als auch zu Hause.


6. Flexibilität und Transparenz

Menschen diskutieren über ihre Arbeit

Die Beziehung zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in sollte einer Partnerschaft auf Augenhöhe gleichen. Beispielsweise kann über die Integration flexibler bezahlter Freizeit entschieden werden, damit Mitarbeiter:innen ihre Zeitpläne frei verwalten können. Oder der Gehaltsplan kann transparent gestaltet werden mit einem Element der Gewinnbeteiligung, wodurch das Unternehmen als Ganzes auf einmal in die gleiche Richtung rudert. Ein Unternehmen ist nur so gut wie die Mitarbeiter:innen, die es beschäftigt. Deswegen sollte dieses seinen Teams die angenehmste und somit flexibelste Arbeitsweise ermöglichen, was letztere wiederum motiviert, gerne an manchen Tagen zurück ins Büro zu kommen.


7.Verantwortung übergeben

Zwei Mitarbeiter sprechen über Verantwortlichkeiten

Die erste Überlegung, die auf der Hand liegt, mag wohl die Frage sein: Wie steuere ich meine Mitarbeiter:innen aus der Ferne? Hier liegt der Fokus allerdings etwas falsch. Vielmehr sollten Unternehmen den Fokus auf die Rekrutierung von Teammitgliedern verlagern, welche die Verantwortung für ihre Arbeit übernehmen. Zeigt ein Unternehmen Vertrauen in seine Teams, so wird dieses gestärkt und kann sowohl außerhalb des Büros als auch vor Ort gute Arbeit leisten.


8. Chamäleon

Zwei Männer sitzen auf einer Couch

Arbeitgeber:innen, die erfolgreich auf ein hybrides Arbeitsmodell setzen wollen, sollten anpassungsfähig sein. Das bedeutet auch, seinen Mitarbeiter:innen die Erstellung neuer Prozesse zu gewähren, um ihre Arbeit gut abzuschließen. Mitarbeiter:innen sollten für Experimente und neue Denkweisen belohnt werden. Somit bleiben die Kommunikationswege nach oben auch immer offen und es entsteht eine flexible und auf vertrauensbasierte Umgebung, die Mitarbeiter:innen motiviert.


9. face-to-face

Menschen unterhalten sich an einem Tisch

Ein hybrides Arbeitsmodell ist nur dann effektiv, wenn die physische Zusammenkunft von Menschen einem Zweck dient. Mitarbeiter:innen, die von überall aus arbeiten dürfen, sitzen mit hoher Wahrscheinlichkeit generell lieber auf der eigenen Terrasse als im Büro. Das physische Treffen im Büro ist jedoch von großer Wichtigkeit, vor allem in Anbetracht auf Ideenfindung und Innovation. Büroräume sollten die physischen Zusammenkünfte durch ihr Design und ihre Technik so viel wie möglich unterstützen.


10. Menschlichkeit

Frauen beim Gespräch im Büro

Wenn wir von hybridem Arbeiten sprechen, so sprechen wir gleichzeitig von Technologien und Verfahren einer virtuellen Welt. Wie kann sich trotz all dem der Arbeitsplatz noch menschlich anfühlen? Ein erster Schritt können Aufforderungen sein, wie beispielsweise die Kamera bei Online-Meetings eingeschaltet zu lassen oder die Integration von Plattformen wie Fringe als Mitarbeiter:innen-Anreiz-programm. Mitarbeiter:innen sind Menschen, und die sehnen sich von Natur aus nach zwischenmenschlichen Kontakten und sozialen Interaktionen. Bietet ihr Unternehmen einen Nährboden für diese Bedürfnisse, so kommen Mitarbeiter gar nicht umhin, sich ab und an nach Büropräsenz zu sehnen.


11. Zusammenarbeit

zwei Mitarbeiter, die bei der Arbeit erfolgreich sind

Eine Unternehmenskultur, die sich auf echte Zusammenarbeit konzentriert, motiviert Mitarbeiter:innen ganz von allein. Menschen und Ideen werden vereint, wenn sie zusammenkommen und mitgestalten dürfen. Sobald Mitarbeiter:innen das Gefühl bekommen, gehört und ernst genommen zu werden, entsteht eine organische Motivation. Und was kann sich ein Unternehmen mehr wünschen als leidenschaftliche Mitarbeiter?

12. Team-First-Mentalität

Ein Team von Kollegen an einem Tisch

Damit sich ein Team auch wie ein Team fühlt und als solches arbeitet, müssen Unternehmen eine Team-First-Mentalität implementieren. Das Gefühl von Kameradschaft motiviert alle Beteiligten. Arbeitgeber:innen sollten eine Atmosphäre schaffen, die ihren Mitarbeiter:innen einen persönlichen Mehrwert bietet, wie persönliche und berufliche Interaktion, Anerkennung und Chancen auf Wachstum. Mitarbeiter:innen müssen eine Stimme haben und Spaß haben dürfen. Nur auf solch einer Basis können gute Arbeit und damit auch exzellente Ergebnisse gedeihen.

Diese 12 Strategien können Dir dabei helfen das hybride Arbeitsmodell in Dein Unternehmen zu integrieren und dabei gleichzeitig Deine Mitarbeiter zu motivieren. Höhen und Tiefen sind in jedem Team normal, aber es liegt an den Manager:innen, Wege zu finden, die Dynamik und Motivation der Mitarbeiter:innen aufrechtzuerhalten.

Guillaume

Hybrid Workplace-Enthusiast // Growth & Marketing Manager bei PULT