Desk Sharing: Definition, Konzepte & Challenges im flexiblen Büro

Desk Sharing: Erfolgsfaktoren, Tipps und Herausforderungen im flexiblen Büro

In den letzten Jahren hat sich Desk-Sharing zu einem immer beliebteren Arbeitsmodell entwickelt, das weltweit zunehmend Verbreitung findet. Der Trend zu Remote Work und Home-Office führt nämlich dazu, dass viele Schreibtische in Büros ungenutzt bleiben und Unternehmen folglich nach effizienteren Lösungen suchen. Dazu gehört unter anderem Desk Sharing, da der Ansatz eine flexible Nutzung von Arbeitsplätzen ermöglicht  und  Unternehmen die Option bietet, ihre Büroflächen besser auszulasten. Richtig umgesetzt kann dieses Modell somit nicht nur Kosten sparen, sondern auch die Zusammenarbeit und Kreativität im Team fördern.

Doch was genau verbirgt sich hinter dem Konzept? Welche Vorteile und Herausforderungen bringt es mit sich? Und welche Best Practices sollten Unternehmen beachten, um das Potenzial dieser Arbeitsform voll auszuschöpfen? In diesem Artikel werden die wichtigsten Aspekte beleuchtet und praktische Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung erläutert.

Worum handelt es sich beim Arbeitsmodell Desk-Sharing?

Eine allgemeingültige Definition von Desk Sharing, auch bekannt als Shared Desk Konzept, gibt es so noch nicht, da es sich um eine noch relativ junge Form der Arbeitsplatzgestaltung handelt. Grundsätzlich geht es aber darum, den personalisierten, festen Arbeitsplatz zugunsten einer flexiblen Nutzung aufzugeben. Sprich, anstelle eines festen Schreibtisches für jeden Mitarbeitenden stehen mehrere Arbeitsplätze zur Verfügung, die frei genutzt werden können. Dabei entscheiden die Angestellten täglich neu, von welchem Schreibtisch oder in welchem Büro sie arbeiten möchten. Vor allem die Corona-Pandemie hat dieses Konzept damals stark vorangetrieben, da es die meisten Unternehmen zwang, starre Arbeitsplatzmodelle radikal zu überdenken, wodurch Flexibilität zum zentralen Element wurde.
In weiterer Folge führt Arbeitsplatz Sharing nicht nur zu einer Förderung der Zusammenarbeit und Flexibilität im Team, sondern trägt zudem zu einer effizienteren Nutzung der Bürofläche bei. Denn aufgrund von Urlaub, Krankheit oder Außendienst sind in der Regel nie alle Arbeitnehmer gleichzeitig im Büro anwesend, weshalb man mit weniger Schreibtischen als Mitarbeitenden auskommt. 

Desk-Sharing: So geht’s! 

Im Wesentlichen unterscheidet man beim Desk-Sharing-Konzept zwei grundlegende Ansätze:

1. First Come, First Serve: Mitarbeiter, die früh ins Büro kommen, haben die freie Wahl unter den noch verfügbaren Arbeitsplätzen. Dieses Modell funktioniert besonders gut in kleineren Unternehmen, in denen die Anzahl der Angestellten überschaubar ist.
2. Platzzuweisung mittels digitalen Tools: Besonders in größeren Unternehmen wird die Platzvergabe oft durch technologische Mitteln, wie eine geeignete Software oder App, organisiert. Mittlerweile gibt es dafür bereits eine Vielzahl an verschiedenen Anbietern, wie unter anderem PULT und Co.. Arbeitnehmer können dadurch verfügbare Arbeitsplätze online einsehen, reservieren und sich dabei zugleich den Standort der Kollegen anzeigen lassen, um die Zusammenarbeit zu optimieren.

‍

Beide Ansätze bieten je nach Unternehmensgröße und Arbeitskultur unterschiedliche Vorzüge. Die Wahl des passenden Systems hängt daher davon ab, wie flexibel und organisiert das Desk Sharing in der jeweiligen Organisation umgesetzt werden soll, um sowohl die Effizienz als auch die Zufriedenheit zu fördern.

Die 4 Varianten des modernen Arbeitsmodell-Konzeptes

Neben den beiden genannten Ansätzen, gibt es zudem noch verschiedene Umsetzungsformen von Desk Sharing, die Unternehmen flexibel einsetzen können, um das ideale Modell für ihre spezifischen Bedürfnisse zu finden. Im Folgenden sind die vier gängigsten Arbeitsplatz Sharing Konzepte aufgeführt:

Das Hot Desking

Hot Desking ist eines der einfachsten Modelle des Desk Sharings. Dabei haben die Mitarbeitenden keinen festen Arbeitsplatz, sondern wählen täglich einen freien Schreibtisch. Dieses Modell fördert die flexible Zusammenarbeit und den Austausch im Team. Allerdings basiert es häufig auf dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, was zu Konflikten führen kann. Eine klare Open Desk Policy kann allerdings dabei helfen, Missverständnisse und Unzufriedenheit im Team zu vermeiden.

Desk Sharing kombiniert mit Homeoffice

Die Einführung eines Desk-Sharing-Modells bietet sich vor allem dann an, wenn ein Teil der Belegschaft regelmäßig im Homeoffice arbeitet. In diesem Fall profitieren die Unternehmen von geringeren Kosten durch weniger feste Arbeitsplätze, während die Mitarbeiter von der Flexibilität zwischen Shared Desk und Homeoffice profitieren. Diese Kombination ermöglicht es den Beschäftigten, ihr Berufs- und Privatleben flexibler zu gestalten und ihre Work-Life-Balance zu verbessern.

Zonenbasiertes Desk Sharing

Arbeitsplatz ist nicht gleich Arbeitsplatz, weshalb beim zonenbasierten Desk-Sharing, das Büro in verschiedene Bereiche aufgeteilt wird. Angefangen von ruhigen Zonen, die ein konzentriertes Arbeiten fördern, bis hin zu lebhaften Bereichen, die besonders für Gruppenprojekte geeignet sind. Dadurch können die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz flexibel nach den aktuellen Anforderungen wählen.

Hoteling samt Desk Booking

Hoteling ist eine Sonderform des Desk Sharing, die sich besonders für Angestellte eignet, die selten im Büro sind, zum Beispiel Außendienstmitarbeiter oder Kollegen, die normalerweise an einem anderen Standort arbeiten. Mit Desk Booking können diese Mitarbeiter im Voraus einen Arbeitsplatz reservieren, um bei Bedarf im Büro zu arbeiten.

‍

Insgesamt bieten diese vier Modelle den Unternehmen die Möglichkeit, ihre Büroflächen effizienter zu nutzen und gleichzeitig die Flexibilität der Arbeitnehmer zu fördern!

Die Vor- und Nachteile des Desk-Sharing-Konzepts im Überblick

Mit der Einführung von Desk Sharing gehen für ein Unternehmen samt der Angestellten viele Chancen als auch Herausforderungen einher. Auf welche Vor- und Nachteile man hierbei stößt, zeigt die folgende Tabelle:

Vorteile

Förderung von Kreativität und Zusammenarbeit
Durch den täglichen Wechsel der Sitzplätze entstehen neue Verbindungen zwischen Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen, was den Austausch anregt und kreative Lösungsansätze sowie frische Ideen begünstigt.

Reduzierung von Kosten und effizienter Raumeinsatz

Da weniger Arbeitsplätze erforderlich sind, können Unternehmen ihre Büroflächen optimal nutzen und so sowohl Miet- als auch Betriebskosten senken.

Erhöhte Autonomie und Flexibilität Arbeitnehmer gewinnen an Eigenverantwortung, da sie ihre Arbeitsumgebung und -zeiten individuell an ihre aktuellen Aufgaben und Bedürfnisse anpassen können, was zu einer gesteigerten Produktivität führt.

Chancengleichheit am Arbeitsplatz

Jeder Mitarbeiter hat die gleichen Möglichkeiten, was die Wahl des Arbeitsplatzes angeht – unabhängig von Hierarchien oder Positionen. Dies trägt zu einem gerechteren Arbeitsumfeld bei.

Verbesserte Zusammenarbeit und Teamdynamik

Regelmäßige Veränderungen im Sitzplan fördern den Austausch und den Abbau von Hemmschwellen zwischen den Kollegen, was die Teamarbeit erleichtert und innovative Ideen hervorbringt.

Höhere Produktivität durch flexible Arbeitsumgebung

Arbeitnehmer können den Arbeitsplatz wählen, der am besten zu ihrer jeweiligen Aufgabe passt, sei es ein ruhiger Bereich für fokussiertes Arbeiten oder ein Raum für Teamarbeit, was ihre Effizienz steigert.

Flachere Hierarchien und offeneres Betriebsklima

Durch den Austausch zwischen Arbeits- und Führungskräften am geteilten Schreibtisch wird die Kommunikation gefördert und das Betriebsklima positiv beeinflusst, da der Kontakt auf Augenhöhe stattfindet.

Nachteile

Unterschiedliche Bedürfnisse werden nicht immer erfüllt

Angestellte, die einen ruhigen und abgeschiedenen Arbeitsplatz benötigen, könnten durch das häufige Wechseln der Sitzplätze Schwierigkeiten haben, eine für sie passende Arbeitsumgebung zu finden.

Technische Anforderungen und Kosten Damit Arbeitsplatz Sharing funktioniert, muss jeder Arbeitsplatz vollständig ausgestattet sein, was initiale Kosten verursacht. Zudem ist eine verlässliche IT-Infrastruktur nötig, um die Arbeitsplatzvergabe effizient zu managen.

Zusätzlicher Aufwand bei der Arbeitsplatzsuche

Die tägliche Suche nach einem freien Schreibtisch oder die Buchung über eine App kostet Zeit und bedeutet somit für viele Mitarbeitende einen zusätzlichen Arbeitsaufwand.

Konflikte um beliebte Plätze

Wenn es keine festen Arbeitsplätze gibt, kann es zu Rivalitäten kommen, wenn Angestellte um die besten Schreibtische konkurrieren. Dies kann den Arbeitsalltag unnötig belasten.

Weniger Zusammenhalt im Team

Wenn Teams nicht regelmäßig nebeneinander sitzen, kann das persönliche Miteinander leiden. Die räumliche Trennung erschwert spontane Gespräche und erfordert oft vermehrte digitale Kommunikation.

Barrierefreiheit als Herausforderung Beschäftigte mit körperlichen Einschränkungen könnten Schwierigkeiten haben, wenn nicht alle Bereiche des Büros oder Arbeitsplätze für sie gut erreichbar sind. Spezielle Regelungen sind hier notwendig, um Benachteiligungen zu vermeiden.

Fehlender Raum für persönliche Gegenstände

Ein fester Arbeitsplatz bietet Angestellten die Möglichkeit, persönliche Gegenstände und Arbeitsmaterialien dauerhaft zu platzieren, was das Wohlbefinden und die Identifikation mit dem Arbeitsplatz stärkt. Diese Option entfällt bei einem täglichen Platzwechsel.

‍

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Desk Sharing vor allem in gut organisierten Strukturen und mit der richtigen technischen Unterstützung viele Vorteile bieten kann. Unternehmen sollten jedoch darauf achten, dass mögliche Nachteile wie Stress oder Barrieren für die Arbeitnehmer nicht außer Acht gelassen werden.

Die gesundheitlichen Vor- und Nachteile

Auch auf die Gesundheit der Angestellten hat Desk Sharing einen Einfluss. Zu den positiven Auswirkungen gehören unter anderem: 

• Weniger Sitzen, mehr Bewegung: Aufgrund des ständigen Wechsels des Arbeitsplatzes findet bei den Beschäftigten im Büro automatisch mehr Bewegung statt, was sich vorteilhaft auf die Gesundheit auswirken kann.
• Angenehmes Arbeitsklima: Der häufigere Austausch zwischen den Kollegen verbessert oft das gegenseitige Verständnis, was in weiterer Folge die Mitarbeiterzufriedenheit und die psychische Gesundheit fördert.

‍

Allerdings birgt das moderne Arbeitskonzept auch einige negative Risiken, wie beispielsweise: 

• Erhöhtes Krankheitsrisiko: Die gemeinsame Nutzung eines Arbeitsplatzes erhöht das Risiko, an Erkältungen und anderen Infektionen zu erkranken. Um dies vor allem in der Winter- und Grippesaison zu verhindern, sollten Organisationene daher Desinfektionsmittel bereitstellen und Hygienekonzepte einführen!
• Mehr Stress: Einige Beschäftigte empfinden den regelmäßigen Arbeitsplatzwechsel als unangenehm, was zu Stress führen kann. Auch Konflikte um den Arbeitsplatz können diese psychische Last zusätzlich verstärken.

‍

Wenn Unternehmen diese Faktoren bei der Implementierung dieses Arbeitsmodells berücksichtigen, können sie jedoch rechtzeitig geeignete Maßnahmen ergreifen, um die physische und psychische Gesundheit am Arbeitsplatz zu fördern und Fehlzeiten zu reduzieren.

8 Tipps und Richtlinien für ein erfolgreiches Desk Sharing

Damit Desk Sharing erfolgreich eingeführt werden kann, sind klare Regelungen und eine gut durchdachte Umsetzung unerlässlich. Eine frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden in diesen Prozess fördert die Akzeptanz und minimiert potenzielle Konflikte. Die folgenden Empfehlungen können dabei helfen, das Desk Sharing Konzept effizient und reibungslos zu gestalten:

1. Offene Kommunikation: Es ist wichtig, die Mitarbeitenden frühzeitig zu informieren und in die Planung einzubeziehen. So können eventuelle Bedenken geklärt und die Angestellten auf den Wechsel vorbereitet werden.
2. Organisatorische Effizienz: Unternehmen mit einer größeren Belegschaft oder mehreren Büros sollten ein effizientes System zur Verwaltung der geteilten Arbeitsplätze implementieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Arbeitnehmer stets einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung haben.
3. Digitale Prozesse sicherstellen: Ein effektives Arbeitsplatz Sharing funktioniert nur, wenn alle Beschäftigten von jedem Ort aus Zugriff auf alle notwendigen Arbeitsmaterialien haben. Firmenweite Cloud-Lösungen und digitale Tools zur Zusammenarbeit sind daher essenziell, und es wird empfohlen, den Großteil der Arbeitsabläufe papierlos zu gestalten.
4. Sauberkeit und Ordnung: Um den Arbeitsplatz flexibel für alle nutzbar zu halten, sollten Mitarbeitende den Schreibtisch nach jeder Nutzung aufräumen. Persönliche Gegenstände und Arbeitsmaterialien dürfen nicht zurückgelassen werden, damit der Platz für andere Kollegen verfügbar bleibt.
5. Gleiche Ausstattung: Jeder Arbeitsplatz sollte standardmäßig mit der gleichen technischen Ausrüstung ausgestattet sein, damit jeder reibungslos arbeiten kann. Dazu gehören Docking-Stationen, Monitore und ergonomische Möbel. Angestellte sollten zusätzlich mit individuellen Laptops und Headsets ausgestattet sein.
6. Gerechte Nutzung: Um eine faire Verteilung der Arbeitsplätze zu gewährleisten, ist es sinnvoll, eine maximale Nutzungsdauer pro Schreibtisch festzulegen. Dadurch können alle Beschäftigten gleichberechtigt auf die verfügbaren Arbeitsplätze zugreifen.
7. Sicherheitsvorkehrungen: Beim Wechsel zwischen Arbeitsplätzen darf der Datenschutz nicht vernachlässigt werden. Alle Arbeitnehmer sollten folglich sicherstellen, dass ihre Geräte gesperrt sind und keine sensiblen Informationen offen zugänglich bleiben.
8. Ergonomie und Komfort: Die Gesundheit der Mitarbeiter muss stets berücksichtigt werden. Höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Stühle sind unverzichtbar, um individuelle Anpassungen zu ermöglichen und den Komfort am Arbeitsplatz zu verbessern.

‍

Abschließend lässt sich sagen, dass Desk Sharing nur dann langfristig erfolgreich ist, wenn es gut geplant und kontinuierlich angepasst wird. Mit klaren Regeln und einem offenen Austausch zwischen der Organisation und den Arbeitnehmern können die Vorteile dieser Arbeitsweise voll ausgeschöpft werden.

Wie das Arbeitsmodell auf lange Sicht harmonisch gelingt

Zusätzlich zu gelebten Desk-Sharing-Regeln gibt es noch weitere organisatorische Voraussetzungen sowie Anforderungen an die Ausstattung, damit das Konzept in Unternehmen gelingt:

Voraussetzungen für eine langfristige und erfolgreiche Umsetzung

Um Desk Sharing langfristig harmonisch und effizient zu gestalten, ist es entscheidend, klare Regeln und Prozesse zu etablieren. Die folgenden Maßnahmen tragen dazu bei, Missverständnisse und Konflikte zu minimieren und ein angenehmes Arbeitsumfeld zu fördern:

‍

Organisatorische Voraussetzungen

• Klare Kommunikation: Eine offene und transparente Kommunikation ist unerlässlich, da Desk Sharing oft einen kulturellen Wandel im Unternehmen bedeutet. Regelmäßige Schulungen und Informationsveranstaltungen helfen den Angestellten, das Konzept zu verstehen und Missverständnisse zu vermeiden.
• Flexible Arbeitsmodelle: Um Desk-Sharing erfolgreich zu nutzen, sollten Unternehmen flexible Arbeitsoptionen wie Homeoffice oder mobiles Arbeiten ermöglichen. Nur wenn nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro sind, lässt sich die verfügbare Bürofläche auch effizient nutzen.
• Kontinuierliche Feedbackschleifen: Regelmäßige Feedbackrunden und Evaluierungen des Desk-Sharing-Konzepts helfen, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und das System kontinuierlich zu verbessern. Arbeitnehmer sollten in diese Prozesse aktiv eingebunden werden.
• Verhalten bei Pausen und Meetings: Neben der Clean Desk Policy kann es sinnvoll sein, zu vereinbaren, dass Arbeitsplätze auch während längerer Meetings oder in Pausen geräumt werden, um anderen die Nutzung zu ermöglichen.

‍

Anforderungen an die Ausstattung

• Flexible Arbeitsmittel: Desk-Sharing funktioniert nur, wenn die Beschäftigten mit der notwendigen technischen Ausstattung wie Laptops und stabiler WLAN-Verbindung ausgestattet sind, um flexibel ohne festen Schreibtisch arbeiten zu können.
• Digitale Tools zur Arbeitsplatzverwaltung:  Unternehmen sollten in ein Softwaretool investieren, welches einfach zu bedienen ist und die Buchung des individuell gewünschten Arbeitsplatzes so einfach wie möglich macht. Dies erspart Arbeitsaufwand und Zeit!
• Verschiedene Arbeitsbereiche: Unterschiedliche Aufgaben erfordern unterschiedliche Arbeitsumgebungen. Unternehmen sollten daher eine Vielfalt an Arbeitsbereichen bereitstellen, die sowohl Einzelarbeit als auch Zusammenarbeit in Projekten fördern.
• Stauraum für persönliche Gegenstände: Da es keine festen Schreibtische gibt, benötigen Beschäftigte sichere Aufbewahrungsmöglichkeiten für ihre Arbeitsmittel. Schließfächer oder persönliche Ablagebereiche sorgen dafür, dass Laptops, Dokumente und private Gegenstände sicher verstaut werden können.

‍

Durch diese Maßnahmen können Unternehmen Desk Sharing langfristig erfolgreich und harmonisch gestalten und so das Beste aus diesem flexiblen Arbeitsmodell herausholen.

Branchenbeispiele und Einsatzfelder

Besonders in Branchen, in denen Flexibilität und Mobilität äußerst relevant und notwendig sind, ist das Konzept von Desk Sharing sehr gefragt. Als bekannte Vorreiter dieses Modells sind allen voran die Tech-Giganten Facebook und Google bekannt, die dieses Konzept für die Förderung des Austausches und der Zusammenarbeit untereinander nutzen, um kreative Ideen und Innovationen zu entwickeln. Des Weiteren ist Desk Sharing zudem für digitale Branchen wie 

• IT, 
• Medien und 
• Telekommunikation 

sowie Unternehmen mit Schichtbetrieb oder einem hohen Anteil an Außendienstmitarbeitern von großem Nutzen. Allerdings eignet sich diese Arbeitsweise nicht für alle Branchen, weshalb man als Organisation vor der Einführung dieses Arbeitskonzepts wohl überlegen muss, ob es zu einer Verbesserung oder Verschlechterung führen würde. 

Desk-Sharing: Schlüssel zum langfristigen Erfolg im flexiblen Büro

Das Konzept von Desk Sharing bietet Unternehmen eine flexible und effiziente Möglichkeit, ihre Büroflächen optimal zu nutzen und gleichzeitig Kreativität und Zusammenarbeit im Team zu fördern. Damit dieses Arbeitsmodell jedoch langfristig funktioniert, bedarf es einer sorgfältigen Planung, klarer Regeln und einer fortlaufenden Anpassung an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Offene Kommunikation, flexible Arbeitsmodelle und eine geeignete technische Infrastruktur sind entscheidende Erfolgsfaktoren. Unternehmen, die diese Voraussetzungen erfüllen, können die Vorteile von Arbeitsplatz Sharing voll ausschöpfen und so eine produktive und harmonische Arbeitsumgebung schaffen.

‍