WiFi Desk Booking – Schluss mit dem Buchungsfrust im Büro

Buchungsplan: voll. Büro: leer. Drei von vier reservierten Schreibtischen bleiben den ganzen Tag unbesetzt. Der Kollege, der laut System vor Ort sein müsste, arbeitet heute doch remote – es ist etwas dazwischen gekommen. Und wer wirklich da ist, hat sich nirgendwo eingetragen.

• Kein Check-in
• Keine Übersicht
• Kein System, auf das man sich verlassen kann.

Das ist nicht die Ausnahme – das ist für viele längst der Normalfall.

Desk Booking klingt nach Struktur, ist in der Praxis aber oft genau das Gegenteil. Weil niemand Lust hat, täglich Formulare auszufüllen. Weil man schnell vergisst, sich auszubuchen. Und weil sich kaum jemand damit beschäftigen möchte, wo genau er nächste Woche Mittwoch sitzen wird.

Das Problem liegt nicht an den Tools – sondern daran, wie sie gedacht sind:

Sie setzen voraus, dass alle ständig mitmachen und jeden Tag konsequent an das Desk Booking denken. Und genau deshalb funktionieren sie nicht.

Es gibt einen anderen Weg – der leiser, einfacher und realistischer ist: WiFi Desk Booking. Hier erfährst du, warum WiFi Desk Booking am besten funktioniert – obwohl sich niemand darum kümmert.

Warum klassische Desk Booking Konzepte in der Praxis scheitern

Niemand bucht. Niemand checkt aus. Und am Ende ist wieder unklar, wer im Büro ist und war. So läuft es in vielen Unternehmen. Die Desk Booking Systeme sind da, aber im Alltag greifen sie nicht. Manche vergessen, sich einzutragen, andere lassen es bewusst bleiben. Und selbst wenn gebucht wird, bleibt die Information oft unbrauchbar.

Die Folge: reservierte Plätze bleiben leer. Andere Arbeitsplätze sind belegt, obwohl sie laut System frei sein sollten. Wer wissen möchte, wie viele Leute im Büro sind oder ob genug Schreibtische zur Verfügung stehen, hat keine verlässliche Datengrundlage.

Das alles kostet Zeit, sorgt für Missverständnisse und führt dazu, dass Desk Booking eher als zusätzliche Belastung wahrgenommen wird – nicht als Hilfe.

Die typischen Irrwege des Desk Booking – Gute Idee, schlecht umgesetzt.

• Sensoren und zusätzliche Technik: Bewegungssensoren, Präsenzmelder, Belegungsanzeigen – all das klingt nach einer automatisierten Lösung. In der Realität sind solche Systeme aber overengineered und teuer, teils wartungsanfällig und schwer mit bestehenden IT-Strukturen zu verbinden. Auch Fragen zum Datenschutz stehen sofort im Raum, sobald Arbeitsplätze auf diese Weise technisch überwacht werden sollen. Denn solche Systeme erfassen auch Kaffeepausen und den Gang zur Toilette.
• App-Pflicht und Check-in-Systeme: Viele Desk Booking Tools setzen voraus, dass Mitarbeiter sich aktiv ein- und auschecken – meist über eine App. Das klingt einfach, wird aber im Alltag häufig vergessen oder ignoriert. Wer sich nicht einträgt, hinterlässt (Daten-) Lücken. Wer es regelmäßig ignoriert, macht das System unbrauchbar. Mit der Zeit sinkt die Bereitschaft, sich überhaupt noch darum zu kümmern.
• Integration in Kalender-Tools: Die Idee: Wer im Kalender einen Tag im Büro einträgt, hat damit automatisch einen Platz gebucht. In der Praxis funktioniert das selten. Termine ändern sich kurzfristig, Absprachen laufen oft informell, und nicht jeder pflegt seinen Kalender konsequent. Am Ende stimmen die Daten nicht – und niemand kann sich darauf verlassen.

Was all diese Ansätze gemeinsam haben: Sie setzen voraus, dass alle aktiv mitmachen. Genau das funktioniert im Alltag oft nicht.

Wie WiFi Desk Booking von PULT das Problem löst

Statt auf Interaktion zu setzen, erkennt das PULT Wifi automatisch, ob jemand im Büro ist – über die bestehende WLAN-Verbindung.

Sobald sich das Gerät eines Mitarbeiters mit dem Unternehmensnetzwerk verbindet, wird dieser Kollege als anwesend erkannt. Ohne App. Ohne Check-in. Ohne zusätzlichen Schritt. Und ohne, dass jemand daran denken muss.

Das System nutzt die vorhandene IT-Infrastruktur: WLAN, Laptop, Firmenzugang. Keine zusätzlichen Geräte, keine Sensoren, kein Aufwand für die IT. Die Verbindung reicht – und sie ist datenschutzkonform: Es wird nicht erfasst, wo sich jemand genau aufhält oder wie lange er am Platz sitzt. Es geht nur darum, ob jemand im Büro ist – oder nicht.

Das Ergebnis: verlässliche Zahlen, kein zusätzlicher Aufwand, keine Kontrollgefühle im Team. Und vor allem: eine Lösung, die ohne ständige Aufmerksamkeit funktioniert.

WiFi Desk Booking Beispiel: Enpal entscheidet sich gegen klassisches Desk Booking (und nutzt jetzt PULT Wifi)

Enpal stand vor der Frage, wie sich die Büroauslastung in einem hybriden Arbeitsmodell sinnvoll abbilden lässt. Die Option, ein klassisches Desk Booking Tool einzuführen, wurde intern früh verworfen – aus einer sehr klaren Einschätzung heraus: Das Team würde es im Alltag nicht nutzen.

Nicht aus mangelndem Interesse – sondern weil solche Systeme für viele Mitarbeiter zu aufwendig sind. Buchen, einchecken, regelmäßig daran denken – das passt nicht zum Arbeitsrhythmus bei Enpal. Genau deshalb suchte das Unternehmen nach einer Lösung, die ohne Interaktion auskommt.

passendes Bild, Grafik oder Darstellen einfügen – als Beleg für die Zusammenarbeit mit

Enpal

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Warum WiFi Desk Booking zu Enpal passt

PULT Wifi wurde eingeführt, weil es genau das ermöglicht: Zuverlässige Erfassung der Büroanwesenheit, ohne dass jemand aktiv mitwirken muss. Sobald sich ein Gerät ins Unternehmens-WLAN einloggt, erkennt das System die Anwesenheit – automatisch, im Hintergrund, ohne App oder zusätzliches Tool.

Für das Team ändert sich: nichts. Kein zusätzlicher Schritt, kein neues System, das man verstehen oder pflegen muss. Für Enpal war das der entscheidende Punkt: Das System funktioniert ohne Reibung im Alltag.

Nutzen des Wifi Desk Booking – auch ohne Schreibtischpläne oder feste Plätze

Enpal nutzt keine statischen Schreibtischpläne oder Buchungskarten. Trotzdem liefert PULT Wifi alle Daten, die für den operativen Betrieb wichtig sind:

• Wie stark wird das Büro tatsächlich genutzt – und an welchen Tagen?
• Wer ist im Haus? – etwa im Fall einer Evakuierung oder aus Gründen der Arbeitssicherheit.
• Welche Teams sind vor Ort – für Abstimmungen, Planung oder gemeinsame Arbeitstage?

Die Integration in bestehende Tools wie Slack, MS Teams oder den Kalender sorgt dafür, dass die Übersicht nicht irgendwo isoliert liegt – sondern da, wo sie leicht aufzufinden ist. Ein weiterer Vorteil: Die Einführung war unkompliziert. Keine Schulung, kein Umdenken – das System läuft einfach mit.

Technischer Hintergrund von PULT Wifi Desk Booking

In 10 Minuten ist das PULT Wifi Desk Booking eingerichtet – auch in Unternehmen mit gewachsenen IT-Strukturen. Die technischen Voraussetzungen sind in den meisten Fällen bereits vorhanden. PULT nutzt bestehende WLAN-Netzwerke, um Anwesenheiten automatisch zu erkennen. Es ist keine zusätzliche Hardware nötig.

Die Einrichtung erfolgt über standardisierte Schnittstellen. Auch das Onboarding neuer Geräte läuft unkompliziert über die zentrale Geräteverwaltung.

Unterstützt werden unter anderem:

• WiFi-Systeme: Cisco Meraki, HPE Aruba, Ubiquiti
• MDM-Lösungen (Mobile Device Management): Microsoft Intune, Kandji, Jamf
• Plattformen: macOS und Windows

Damit eignet sich PULT Wifi auch für IT-Teams, die keine zusätzlichen Systeme pflegen oder neue Prozesse einführen wollen.

Die Integration erfolgt einmalig – danach läuft das System im Hintergrund mit. Stabil, wartungsarm und unabhängig von Nutzerinteraktion.

Die Integration erfolgt einmalig – danach läuft das System im Hintergrund mit. Stabil, wartungsarm und unabhängig von Nutzerinteraktion.

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WiFi Desk Booking – Häufige Fragen und Antworten