Ein modernes Büro ist die neue Art zu arbeiten. Hier erfährst du, wie du einen Arbeitsplatz einrichtest, der sowohl die Zufriedenheit der Mitarbeiter als auch die Produktivität steigert!
Geschlossene, dunkle und kleinteilige Büroräume sind Schnee von gestern. Heute ist der Arbeitsplatz offen gestaltet und wir finden uns in weitläufigen Räumen wieder, die die Natur mit natürlichen Farben, Licht und Materialien nachahmen. Das wirkt sich sowohl auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter als auch auf ihre Produktivität und Kreativität aus.
Bei der Umgestaltung zu einem modernen und damit hybriden Büro solltest du ein paar Punkte beachten, die für den Erfolg der Umstrukturierung unumgänglich sind:
Kreativität, Zusammenarbeit, Kommunikation - die drei Ks sind das, was sich alle Führungskräfte von ihren Teammitgliedern wünschen, aber sie sollten sie auch anregen und fördern. Der wahrscheinlich effektivste Weg, die Kreativität, Zusammenarbeit und Kommunikation der Mitarbeiter/innen zu steigern und sie so besser arbeiten zu lassen, ist die Gestaltung des Arbeitsumfelds.
Neben der Einbeziehung von Designelementen wie hellen und natürlichen Farbtönen kann die Zusammenarbeit und Kommunikation vor allem durch die Raumgestaltung verbessert werden. Die Anordnung von Schreibtischen und Möbeln sowie die Implementierung der richtigen Technologie für dein Büro beschreiben den neuen Weg, den Unternehmen einschlagen sollten, um von beengten Zellen und Einzelbüros wegzukommen.
Das Büro sollte nicht nur Kreativität und Kommunikation fördern, sondern auch den Stressabbau unterstützen. Industriell gestaltete Büros liegen voll im Trend. Doch zu viel freiliegendes Metall und unbearbeiteter Stein können dem Team das Gefühl geben, nur Teil einer großen Maschine zu sein, was zu Unruhe und Stress führt. Versuche deshalb, solche Designelemente bewusst einzusetzen und sie durch einladende Elemente wie große, gemütliche Sitzsäcke abzumildern. Gestalte dein Büro offen und einladend, mit wenig abgetrennten Räumen und Arbeitsplätzen, damit sich die Mitarbeiter/innen am Arbeitsplatz willkommen und wohl fühlen.
Moderne Büros wollen Zusammenarbeit und Kommunikation fördern. Allerdings muss der schmale Grat zwischen Effizienz und Überstimulation durch andere Kollegen gemeistert werden. Den Teammitgliedern muss auch die Möglichkeit gegeben werden, einzeln oder in privateren Runden konzentriert zu arbeiten. Das steht jedoch nicht im Widerspruch zu der Idee, die Zusammenarbeit zu fördern. Schließlich kann das Gesamtbild einer Idee durch Zusammenarbeit und Kommunikation entstehen. Aber wenn es darum geht, die Details des Konzepts auszuarbeiten und zu verfeinern, sollten die Beschäftigten konzentriert arbeiten können. Der Arbeitsplatz sollte so gestaltet sein, dass sowohl Einzelarbeit und ruhige Arbeit als auch Brainstorming und Zusammenarbeit in großen Gruppen gleichzeitig stattfinden können. Auf diese Weise kann jeder den Ort und die Arbeitsweise wählen, die ihm oder ihr am besten passen.
Ein hippes Unternehmen mit coolen Mitarbeitern hat keinen Ordnungsfimmel mehr. Trotzdem sollten Unternehmen ihr Image nicht vergessen, das bei Kundenbesuchen in Misskredit geraten könnte. Bereiche, die sozusagen an der Front des Büros liegen, sollten übersichtlich und professionell gestaltet sein. Es ist sinnvoll, den Arbeitsplatz in einen kundenorientierten Bereich und einen mitarbeiterorientierten Bereich zu unterteilen. Auf diese Weise kann das Büro sowohl funktional und benutzerfreundlich als auch professionell gestaltet sein.
Wo sich die Menschen wohlfühlen, bleiben sie gerne, und folglich arbeiten sie gerne und sind produktiver. Ein Arbeitsplatz, der sich wie ein Zuhause anfühlt und sowohl geistig als auch körperlich angenehm ist, ist eine Quelle der Inspiration für das Team. Versuche, Elemente in dein Büro einzubauen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Pausen zu machen und sich zu erholen, damit sie den ganzen Tag über produktiv sein können. Gleichzeitig können diese Orte auch genutzt werden, um mit Kollegen über arbeitsbezogene Themen zu sprechen. Ein Ort, der ein entspannendes Gefühl vermittelt und dich dadurch kreativer und offener für neue Ideen macht.
Bei der Gestaltung des Raums sollte ein Unternehmen Vielfalt und Flexibilität fördern und es den Teammitgliedern ermöglichen, z. B. modulare Möbel zu verwenden, um einen Bereich so umzugestalten, dass er ihren aktuellen Arbeitsanforderungen entspricht.
Die Flexibilität des Arbeitsplatzes hängt von den einzelnen Möbelstücken ab, die verwendet werden. Baue aktive Möbel ein, anstatt dich auf die Standard-Schreibtischanordnung zu beschränken. Die Sitzgelegenheiten und Arbeitsbereiche sollten es den Teammitgliedern ermöglichen, häufig die Position und den Standort zu wechseln, um körperliche und geistige Belastungen zu vermeiden.
In modernen Büros geht es darum, dass die Beschäftigten von überall aus arbeiten können. Das bedeutet, dass sie von überall im Büro auf ihre Arbeit zugreifen können. Gleichzeitig umfasst das kabellose Konzept mehr als nur das Arbeiten mit Wi-Fi. Dein Büro sollte über kabellose Ladelösungen verfügen, Steckdosen in Schreibtischen und Tischen eingebaut haben und Bluetooth-Headsets verwenden. Ein Großraumbüro kann zu Unordnung führen, aber ein kabelloses Konzept kann Struktur schaffen und den Teammitgliedern Flexibilität bieten.
Zusammenarbeit ist ein weiterer wichtiger Aspekt des modernen Büros, der durch Technologie unterstützt werden kann und sollte. Die Bereitstellung von Tools, die die Zusammenarbeit erleichtern, beeinflusst automatisch die Produktivität und Effizienz des Teams. Die Integration von Büro-Management-Tools ist hier unerlässlich. Darüber hinaus erstreckt sich die Zusammenarbeit auch auf die Cloud, da cloudbasierte Gruppen-Apps es allen Teammitgliedern ermöglichen, von jedem Ort und mit jedem Gerät gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten.
Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass die gewählte Technologie eine breite Palette von Geräten unterstützt. Ein moderner Arbeitsplatz sollte seine Beschäftigten nicht mehr an einen Computer binden, sondern es ihnen ermöglichen, von jedem Gerät aus zu arbeiten, sei es ein Laptop, ein Tablet oder ein Mobiltelefon. Der Übergang von einem Gerät zum anderen muss nahtlos sein, sonst leidet die Produktivität.
Deine Mitarbeiter sollten sich frei fühlen, ihren bevorzugten Arbeitsort zu wählen. Sie sollten vom ersten Tag an, an dem sie das neue, modern gestaltete Büro betreten, wissen, dass sie dort arbeiten können, wo sie wollen. Das kann an einem Tag in der Lounge sein, an einem anderen an ihrem individuell gebuchten Schreibtisch oder sogar auf dem Balkon. Solange die Mitarbeiter:innen produktiv arbeiten, spielt es keine Rolle, wo sie das tun.
Wie bereits kurz erwähnt, sind gesunde und glückliche Teammitglieder produktivere Arbeitnehmer. Daher sollte ein Unternehmen auch einen Beitrag zur Gesundheit und zum Wohlbefinden seiner Mitarbeiter/innen leisten. Das kann viele Formen annehmen: ein Kühlschrank mit gesunden Lebensmitteln, eine Yoga-Ecke oder eine Laufgruppe in der Mittagspause. Diese Wellness-Komponenten können dazu beitragen, die Beschäftigten für eine kurze Zeit abzulenken und zu entspannen, damit sie sich anschließend voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren können.
Wenn es um den Arbeitsort der einzelnen Beschäftigten geht, ist dieser in einer modernen Arbeitsumgebung flexibler als je zuvor. Hier werden die Beschäftigten ermutigt, den Arbeitsort zu wählen, der ihren aktuellen Bedürfnissen entspricht. Morgens kann es zum Beispiel ein Schreibtisch sein, der so gelegen ist, dass er die Zusammenarbeit fördert, und nachmittags ein Arbeitsplatz am anderen Ende des Büros, der mehr abgeschirmt ist und Konzentration und Fokussierung ermöglicht. Desksharing in einem flexiblen Büro bedeutet nicht nur mehr Flexibilität, sondern auch Kosteneinsparungen für das Unternehmen, weil die Arbeitsplätze sofort optimal besetzt sind und es kaum ungenutzten Raum gibt.
Weitere Vorteile, die Desksharing bietet, sind folgende:
Da die Beschäftigten vielleicht noch nicht an Desksharing und flexibles Arbeiten gewöhnt sind, ist es wichtig, sie zu motivieren und ihnen zu zeigen, dass es möglich ist, jeden Bereich des Büros nach Bedarf zu nutzen und dabei produktiver zu werden.
Ein modernes Büro bedeutet jedoch nicht, dass nicht auch Elemente eines traditionellen Büros erhalten bleiben können. Bestimmte Berufe erfordern eine traditionellere Arbeitsumgebung, damit das gesamte Team konzentriert arbeiten kann. Wenn zum Beispiel das Verkaufsteam den ganzen Tag am Telefon sitzt, würde das die Kreativität und Konzentration der übrigen Mitarbeiter nur unnötig stören. Deshalb sind getrennte Räume für bestimmte Positionen in modernen Büros immer noch sinnvoll.
Moderne Bürogestaltung bedeutet, die Bedürfnisse und Wünsche deiner Mitarbeiter/innen zu kennen und ernst zu nehmen. Arbeitnehmer/innen wollen keine Kabinen mehr, sondern Räume, die sich nah und menschlich anfühlen. Die Möglichkeit zur Flexibilität und Mobilität trägt dazu bei, dass die Arbeit Tag für Tag produktiv und kreativ ist.
