12 Schritte zum Konzept für hybrides Arbeit

Hybrides Arbeiten beschreibt ein flexibles Arbeitsmodell, das das Arbeiten von zu Hause aus mit einer Büropräsenz kombiniert. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren von diesem neuen Arbeitsmodell, da erstere die Größe des Büros und die Anzahl der Mitarbeiter reduzieren können und letztere ihre persönliche Work-Life-Balance verbessern und idealerweise produktiver arbeiten können.

Doch wie lässt sich hybrides Arbeiten erfolgreich in ein Unternehmen integrieren und gleichzeitig sicherstellen, dass die Mitarbeiter trotzdem gerne ins Büro kommen?

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1. klare Richtlinien für hybrides Arbeiten‍

Arbeitgeber sollten Richtlinien und Verfahren entwickeln, die den Arbeitnehmern die Anpassung an das neue Arbeitsmodell erleichtern. Eine Sache, die es zu berücksichtigen gilt, ist zu klären, für welche Art von hybrider Arbeit sich das Unternehmen entscheidet. Dabei kann es sich entweder um eine pauschale Richtlinie oder um eine Anleitung handeln, wie Mitarbeiter hybrides Arbeiten beantragen können und wer in ihrer Position dazu berechtigt ist. Die Mitarbeiter sollten sich auch ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten bewusst sein.

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2. Rechtliche Auswirkungen auf ein hybrides Arbeitsmodell

Unternehmen müssen sich mit den rechtlichen Auswirkungen des hybriden Arbeitens auseinandersetzen. Dies bedeutet eine formale Änderung der Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen im Unternehmen.

In der Praxis sieht das so aus: Arbeitsverträge müssen den Ort der Vereinbarung enthalten, und Telearbeiter sollten ihre Privatadresse als Arbeitsort angeben. Die Mitarbeiter sollten darüber informiert werden, dass ein Umzug die Struktur des Vertrags beeinflussen kann, und jeder Standortwechsel sollte mit dem Vermieter, Hypothekengeber oder Hausversicherer besprochen werden.

Ihre Mitarbeiter müssen sich aller Formalitäten bewusst sein, einschließlich der Steuervorteile, die Telearbeit mit sich bringen kann.

3. einfache Kommunikation für alle Teams

Die erfolgreiche Umsetzung des hybriden Arbeitsmodells bedeutet, eine einfache Kommunikation zwischen Teams und Mitarbeitern sicherzustellen. Asynchrone Kommunikation ist hier von entscheidender Bedeutung, da die Mitarbeiter in der Lage sein sollten, zu kommunizieren und zu reagieren, wann es für sie am bequemsten ist. Stellen Sie den Mitarbeitern alle Informationen zur Verfügung, die sie benötigen, um ihre Arbeit in der vorgegebenen Zeit selbstständig zu erledigen. Wenn es Fragen oder Kommentare gibt, sollten die Mitarbeiter in der Lage sein, Fragen zu stellen und über ein Tool zur Statusaktualisierung zu verfügen. Auf diese Weise muss der Arbeitgeber nicht den ganzen Tag verfügbar sein. Zu den beliebten Tools, die sich dafür eignen, gehören Instant-Messaging-Tools wie Slack, Microsoft Teams Chat und Click-Up.

4. Schulung und Entwicklung‍

Jede Implementierung eines neuen Modells bringt Herausforderungen mit sich, mit denen zuvor niemand gerechnet hatte. Arbeitgeber sollten daher bereit sein, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu lernen. Nur so kann die Produktivität der Mitarbeiter gewährleistet und Frustration minimiert werden. Verwenden Sie Tools, um effektive Kommunikation, Leistungsmanagement und Teambildung sicherzustellen. Ein Beispiel hierfür wäre LinkedIn-Lernen, das Unternehmen bei der Entwicklung und Verwaltung von Lern- und Entwicklungsprogrammen für Mitarbeiter unterstützt.

5. Desk Sharing Software und andere Technologie für hybride Arbeit

Den Mitarbeitern muss ein reibungsloses Arbeitserlebnis zwischen zu Hause und im Büro garantiert werden. Dies bedeutet vor allem, eine angemessene Ausrüstung für Mitarbeiter sicherzustellen, die von zu Hause aus arbeiten. Der Übergang ins Büro muss so einfach wie möglich sein. Das bedeutet, die Struktur der Büroräume genauer unter die Lupe zu nehmen und beispielsweise Umwandlung statischer und zugewiesener Räume in Hotdesks, unterstützt durch ein Online-Buchungssystem für den Zugang zum Büro.

Reibungsloses Arbeiten ist auch ein Synonym für Unterstützung und Schulung, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern eine Liste mit empfohlenen Tools und Schulungen zur Verfügung und ergreifen Sie Sicherheitsmaßnahmen, um die Sicherheit ihrer Daten zu gewährleisten. Darüber hinaus sollten Unternehmen die den Mitarbeitern zur Verfügung stehenden Geräte auf Kompatibilität mit hybridem Arbeiten testen — sowohl im Büro als auch zu Hause.

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6. Flexibilität und Transparenz

Das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollte einer Partnerschaft auf Augenhöhe ähneln. So kann beispielsweise beschlossen werden, flexible bezahlte Urlaubstage zu integrieren, sodass die Mitarbeiter ihre Zeitpläne frei gestalten können. Oder der Gehaltsplan kann mit einem Element der Gewinnbeteiligung transparent gestaltet werden, sodass das gesamte Unternehmen auf einmal in die gleiche Richtung geht. Ein Unternehmen ist nur so gut wie die Menschen, die es beschäftigt. Deshalb sollte es seinen Teams die angenehmste und damit flexibelste Arbeitsweise bieten, was wiederum letztere dazu motiviert, an manchen Tagen gerne wieder ins Büro zu kommen.

7. Verantwortung abgeben an Teammitglieder

Die erste naheliegende Überlegung könnte durchaus die Frage sein: Wie verwalte ich meine Mitarbeiter aus der Ferne? Hier ist der Fokus jedoch etwas fehl am Platz. Vielmehr sollten Unternehmen den Fokus auf die Rekrutierung von Teammitgliedern verlagern, die Verantwortung für ihre Arbeit übernehmen. Wenn ein Unternehmen Vertrauen in seine Teams zeigt, werden sie gestärkt und können sowohl außerhalb des Büros als auch vor Ort gute Arbeit leisten.

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8. Das Chamäleon im Unternehmen

Arbeitgeber, die erfolgreich ein hybrides Arbeitsmodell einführen wollen, sollten anpassungsfähig sein. Dies bedeutet auch, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, neue Prozesse zu entwickeln, um ihre Arbeit gut zu erledigen. Mitarbeiter sollten für Experimente und neue Denkweisen belohnt werden. Dadurch bleiben auch die Kommunikationswege nach oben offen und es entsteht ein flexibles und vertrauensvolles Umfeld, das die Mitarbeiter motiviert.

9. Face-To-Face Abstimmung im Flex Office

Ein hybrides Arbeitsmodell ist nur dann effektiv, wenn die physische Zusammenkunft von Menschen einem Zweck dient. Mitarbeiter, die von überall aus arbeiten dürfen, sitzen im Allgemeinen eher auf ihrer eigenen Terrasse als im Büro. Das physische Treffen im Büro ist jedoch von großer Bedeutung, insbesondere im Hinblick auf Ideengenerierung und Innovation. Büroräume sollten durch ihr Design und ihre Technologie physische Besprechungen so weit wie möglich unterstützen.

10. Menschlichkeit beweisen - wie man die Empathie für Kolleg*innen nicht verliert

Wenn wir über hybrides Arbeiten sprechen, sprechen wir gleichzeitig über Technologien und Prozesse einer virtuellen Welt. Wie kann sich der Arbeitsplatz trotz alledem immer noch menschlich anfühlen? Ein erster Schritt können Aufforderungen sein, z. B. die Kamera bei Online-Besprechungen eingeschaltet zu lassen oder Plattformen wie Fringe als Anreizprogramm für Mitarbeiter zu integrieren. Mitarbeiter sind Menschen, und sie sehnen sich von Natur aus nach zwischenmenschlichem Kontakt und sozialer Interaktion. Wenn Ihr Unternehmen einen Nährboden für diese Bedürfnisse bietet, können die Mitarbeiter nicht anders, als sich von Zeit zu Zeit nach Büropräsenz zu sehnen.

11. Zusammenarbeit ermöglichen im hybriden Arbeitsplatz‍

Eine Unternehmenskultur, die auf echte Zusammenarbeit setzt, motiviert Mitarbeiter ganz von selbst. Menschen und Ideen verbinden sich, wenn sie zusammenkommen und Dinge mitgestalten dürfen. Sobald Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie gehört und ernst genommen werden, sind sie organisch motiviert. Und was könnte sich ein Unternehmen mehr wünschen als leidenschaftliche Mitarbeiter?
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12. Team-First-Mentalität in remote teams

Damit sich ein Team wie ein Team fühlt und als ein Team arbeitet, müssen Unternehmen eine Team-First-Mentalität einführen. Das Gefühl der Kameradschaft motiviert alle Beteiligten. Arbeitgeber sollten eine Atmosphäre schaffen, die ihren Mitarbeitern einen persönlichen Mehrwert bietet, z. B. durch persönliche und berufliche Interaktion, Anerkennung und Wachstumschancen. Die Mitarbeiter müssen eine Stimme haben und Spaß haben dürfen. Nur auf einer solchen Basis können gute Arbeit und damit hervorragende Ergebnisse gedeihen.

Diese 12 Strategien können euch helfen, das hybride Arbeitsmodell in euer Unternehmen zu integrieren und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter zu motivieren. Höhen und Tiefen sind in jedem Team normal, aber es liegt an den Managern, Wege zu finden, um die Mitarbeiter mit Energie und Motivation zu versorgen.