Desk Sharing Betriebsvereinbarung: So gelingt die Einführung reibungslos

Desk Sharing liegt voll im Trend: Immer mehr Unternehmen setzen auf flexible Arbeitsplatzkonzepte und verabschieden sich von fest zugeordneten Schreibtischen. Doch so verlockend die Vorteile sind - die Einführung von Desk Sharing ist auch mit einigen Herausforderungen verbunden. Insbesondere arbeitsrechtlich gibt es einiges zu beachten. Hier kommt die Desk Sharing Betriebsvereinbarung ins Spiel. Sie schafft den verbindlichen Rahmen für die Umsetzung und sorgt für Klarheit auf allen Seiten. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf es dabei ankommt und wie Sie die Einführung in Ihrem Unternehmen zum Erfolg machen.

Warum überhaupt eine Betriebsvereinbarung?

Desk Sharing bedeutet einen tiefen Einschnitt in die gewohnten Arbeitsabläufe und -bedingungen. Mitarbeitende müssen sich an neue Routinen gewöhnen, ihren Arbeitsplatz täglich neu suchen und einrichten. Das kann für Unsicherheit und Unmut sorgen - vor allem, wenn die Spielregeln unklar sind.

Genau hier setzt die Betriebsvereinbarung an. Sie definiert verbindliche Standards und Prozesse für die Umsetzung von Desk Sharing. Damit schafft sie Transparenz, Planbarkeit und Akzeptanz bei den Beschäftigten. Gleichzeitig sichert sie die Interessen des Arbeitgebers und stellt sicher, dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden.

Wichtig ist: Die Einführung von Desk Sharing ist mitbestimmungspflichtig. Das heißt, der Betriebsrat hat ein Mitspracherecht bei der Ausgestaltung und muss der Betriebsvereinbarung zustimmen. Eine frühzeitige Einbindung und ein konstruktiver Dialog sind daher unerlässlich.

Die Inhalte: Was gehört in eine Desk Sharing Betriebsvereinbarung?

Jedes Unternehmen ist anders - entsprechend individuell muss auch die Betriebsvereinbarung gestaltet sein. Dennoch gibt es einige Kernpunkte, die in der Regel enthalten sein sollten:

1. Geltungsbereich: Hier wird festgelegt, für wen und welche Bereiche die Vereinbarung gilt. Soll Desk Sharing für alle Mitarbeitenden eingeführt werden oder zunächst nur in bestimmten Abteilungen? Gelten die Regeln auch für Außendienstler, Werkstudenten, Freelancer?
2. Arbeitsplatzgestaltung: Dieser Abschnitt definiert Standards für die Ausstattung und Beschaffenheit der Arbeitsplätze. Dazu gehören Aspekte wie ergonomische Möbel, ausreichende Beleuchtung, Lärmschutz etc. Auch die Frage, wie viele Arbeitsplätze pro Mitarbeitendem vorgehalten werden, wird hier geregelt.
3. Buchungssystem und Reservierungsregeln: Die Betriebsvereinbarung legt fest, wie Arbeitsplätze gebucht und zugeteilt werden. Gibt es ein digitales Buchungstool oder erfolgt die Vergabe nach dem Prinzip "first come, first served"? Wie weit im Voraus können Plätze reserviert werden? Gibt es Kontingente für bestimmte Gruppen oder Prioritäten?
4. Clean Desk Policy: Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist die Grundvoraussetzung für Desk Sharing. Die Betriebsvereinbarung definiert verbindliche Regeln für die Sauberkeit und Ordnung der Plätze. Dazu gehören Vorgaben wie das Entfernen persönlicher Gegenstände, die Reinigung von Tastaturen und Bildschirmen oder die korrekte Entsorgung von Müll.
5. Datenschutz und Informationssicherheit: Beim Desk Sharing werden sensible Daten und Unterlagen oft in gemeinsam genutzten Schränken oder Rollcontainern aufbewahrt. Die Betriebsvereinbarung muss sicherstellen, dass die geltenden Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Dazu gehören Vorgaben zur sicheren Aufbewahrung, Verschlüsselung und Entsorgung von Dokumenten.
6. Regelungen für mobiles Arbeiten: Desk Sharing geht oft Hand in Hand mit mobilem Arbeiten und Homeoffice. Die Betriebsvereinbarung sollte daher auch Regelungen für die Arbeit außerhalb des Büros enthalten. Dazu gehören Fragen wie die Arbeitszeiterfassung, die Erreichbarkeit, die Ausstattung mit Arbeitsmitteln oder der Unfallversicherungsschutz.
7. Gesundheitsschutz und Ergonomie: Die Flexibilisierung der Arbeitsplätze darf nicht zu Lasten der Gesundheit gehen. Die Betriebsvereinbarung muss sicherstellen, dass die Arbeitsplätze ergonomisch gestaltet sind und die Anforderungen des Arbeitsschutzes erfüllen. Dazu gehören Vorgaben zu Beleuchtung, Lüftung, Lärm- und Sichtschutz.
8. Konfliktvermeidung und Eskalationsprozesse: Trotz klarer Regeln kann es beim Desk Sharing zu Konflikten kommen - sei es um begehrte Plätze, unterschiedliche Ordnungsvorstellungen oder persönliche Differenzen. Die Betriebsvereinbarung sollte daher auch Mechanismen zur Konfliktlösung und Eskalation vorsehen. Das schafft Sicherheit und entlastet die Beteiligten.

Die Einführung: Schritt für Schritt zum Erfolg

Ist die Betriebsvereinbarung unterschrieben, kann es losgehen mit der Umsetzung von Desk Sharing. Damit der Übergang reibungslos gelingt und die Akzeptanz hoch ist, empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen:

1. Information und Kommunikation: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig und umfassend über die anstehenden Veränderungen. Erklären Sie die Hintergründe und Ziele von Desk Sharing und gehen Sie offen mit Bedenken und Vorbehalten um. Nutzen Sie verschiedene Kanäle wie Betriebsversammlungen, Workshops, FAQs oder das Intranet.
2. Pilotprojekte und Testphasen: Starten Sie zunächst mit einem überschaubaren Pilotbereich, bevor Sie Desk Sharing in der ganzen Organisation ausrollen. So können Sie wertvolle Erfahrungen sammeln, Kinderkrankheiten beseitigen und die Betriebsvereinbarung bei Bedarf nachjustieren. Auch "Trial Days", an denen Mitarbeitende das neue Konzept unverbindlich testen können, erhöhen die Akzeptanz.
3. Schulungen und Trainings: Büroarbeit ohne festen Schreibtisch erfordert neue Kompetenzen und Routinen. Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden Schulungen an, in denen sie fit für das Arbeiten im Shared-Desk-Modus werden. Mögliche Themen sind effizientes Aufräumen, digitales Dokumentenmanagement, mobile Arbeitstechniken oder Regeln der Zusammenarbeit.
4. Technische Ausstattung und Buchungstool: Stellen Sie sicher, dass die IT-Infrastruktur und die Arbeitsmittel auf Desk Sharing ausgelegt sind. Dazu gehören mobile Endgeräte, eine zuverlässige WLAN-Anbindung, VPN-Zugänge für das Homeoffice und natürlich ein nutzerfreundliches Buchungssystem für die Arbeitsplätze. Je reibungsloser die Technik funktioniert, desto schneller finden sich die Mitarbeitenden im neuen Setup zurecht.
5. Erfolgsmessung und Optimierung: Begleiten Sie die Einführung von Desk Sharing mit einer systematischen Erfolgsmessung. Befragen Sie Ihre Mitarbeitenden in regelmäßigen Abständen zu ihren Erfahrungen und holen Sie sich Feedback von Führungskräften und dem Betriebsrat. Nutzen Sie die Erkenntnisse, um Ihre Desk Sharing Policy kontinuierlich zu verbessern und an neue Anforderungen anzupassen.

Ein lohnender Weg mit Zukunftspotenzial

Die Einführung von Desk Sharing ist kein Selbstläufer. Sie erfordert eine sorgfältige Planung, klare Regeln und vor allem ein hohes Maß an Kommunikation und Einbindung der Mitarbeitenden. Die Betriebsvereinbarung ist dabei ein zentraler Baustein - sie schafft Verbindlichkeit, Transparenz und Sicherheit für alle Beteiligten.

Doch der Aufwand lohnt sich. Unternehmen, die Desk Sharing konsequent umsetzen, profitieren von reduzierten Kosten, einer effizienteren Flächennutzung und einer höheren Flexibilität. Gleichzeitig fördert das Konzept die Zusammenarbeit, die Kreativität und die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden. In einer zunehmend mobilen und digitalen Arbeitswelt sind das entscheidende Wettbewerbsfaktoren.

Allerdings ist Desk Sharing kein Allheilmittel und nicht für jedes Unternehmen die richtige Lösung. Es braucht eine Kultur, die offen ist für Veränderungen, und Mitarbeitende, die flexibel und eigenverantwortlich arbeiten können und wollen. Auch die räumlichen Voraussetzungen und die Art der Tätigkeit müssen zum Shared Desk Konzept passen.

Wo diese Grundlagen gegeben sind, kann Desk Sharing jedoch ein wertvoller Schritt auf dem Weg in eine moderne, zukunftsfähige Arbeitswelt sein. Die Vorteile - finanziell, organisatorisch und kulturell - überwiegen meist deutlich die Herausforderungen und Einschränkungen.

Daher das Fazit: Wer in seinem Unternehmen über eine flexiblere Gestaltung der Arbeitsplätze nachdenkt, sollte Desk Sharing ernsthaft in Erwägung ziehen. Mit der richtigen Betriebsvereinbarung als Basis und einem partnerschaftlichen Change-Prozess steht einer erfolgreichen Umsetzung nichts im Weg. Es lohnt sich, mutig zu sein und neue Wege zu gehen. Die Zukunft des Arbeitens ist flexibel, mobil und kollaborativ - Desk Sharing kann ein wichtiger Schritt in diese Richtung sein.