Die ideale Ausstattung von Desk Sharing Arbeitsplätzen | PULT

So sieht die richtige Ausstattung für Desk Sharing Arbeitsplätze aus

In den letzten Jahrzehnten war ein eigenes Büro mit Schreibtisch, persönlichen Gegenständen und einer gemütlichen Atmosphäre das Ideal vieler Arbeitnehmer. Doch die Ansprüche an den Arbeitsplatz haben sich gewandelt. Die Coronapandemie, der demografische Wandel und die Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt haben zu einer neuen Flexibilität geführt, die auch in der Arbeitsplatzgestaltung ihren Ausdruck findet. Desk-Sharing, also geteilte Arbeitsplätze, gewinnen zunehmend an Bedeutung. Doch für eine erfolgreiche Einführung dieses Konzepts muss allen voran auf eine entsprechende Ausstattung am Arbeitsplatz geachtet werden. Was genau es dafür bedarf und welche weiteren Voraussetzungen erfüllt werden müssen, erfährt man in diesem Artikel.

Die optimale Ausstattung für einen Desk-Sharing-Arbeitsplatz: Das sind die 5 notwendigsten Utensilien

Um im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte erfolgreich zu sein, ist die richtige technische Ausstattung am Arbeitsplatz für Desk Sharing unerlässlich. Besonders diese fünf Komponenten dürfen dabei nicht fehlen!

1. Laptop / Notebook

Ein mobiler Arbeitsplatz erfordert, dass alle Angestellten ein persönliches Arbeitsgerät besitzen, das auf die speziellen Anforderungen der Remote- und Büroarbeit zugeschnitten ist. Moderne Laptops zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass sie leicht als auch langlebig sind und eine hohe Akkulaufzeit bieten, damit der Wechsel zwischen Homeoffice, Konferenzen und verschiedenen Büroplätzen reibungslos funktioniert. Zudem muss das Gerät eine schnelle Synchronisation mit Cloud-Diensten ermöglichen, die für Desk-Sharing unerlässlich sind.

2. Monitor

Ein hochwertiger Monitor ist ein zentrales Element des flexiblen Arbeitskonzepts, da er den Komfort und die Effizienz steigern kann. Große, gebogene Monitore werden dabei zunehmend bevorzugt, weil sie eine erweiterte Sicht und weniger Belastung für die Augen bieten. Diese Bildschirme sind oft bereits mit Kamera, Mikrofon und Lautsprecher ausgestattet, was sie für Video- und Telefonkonferenzen ideal macht. Die Integration dieser Komponenten erleichtert es den Nutzern, schnell und unkompliziert virtuelle Meetings abzuhalten, ohne dass zusätzliches Zubehör erforderlich ist. Ein guter Shared-Desk-Monitor sollte auch höhenverstellbar sein, um eine ergonomische Anpassung zu ermöglichen und den Bedürfnissen verschiedener Nutzer gerecht zu werden.

3. Schnittstellen

Ebenso ist eine universelle Anschlussmöglichkeit für das Desk-Sharing-Modell entscheidend, da sie die Vielseitigkeit und Einfachheit der Arbeitsplatznutzung erheblich verbessert. Die USB-C-Schnittstelle ist dabei eine der am häufigsten genutzten Möglichkeiten, da sie nicht nur Daten und Videosignale überträgt, sondern auch das angeschlossene Gerät auflädt. Dies spart Platz und verhindert Kabelsalat, da nur ein einziges Kabel für alle Verbindungen erforderlich ist.

4. Dockingstation

Obwohl USB-C-Schnittstellen schön und gut sind, setzen viele Unternehmen dennoch auf separate Dockingstationen, um Flexibilität und Funktionalität zu erweitern. Eine Dockingstation ermöglicht den Usern, eine Vielzahl an Geräten schnell und unkompliziert anzuschließen, ohne dass Kabel ständig ein- und ausgesteckt werden müssen. Sie bieten oft zusätzliche Anschlüsse für USB-A, HDMI, Ethernet und andere Schnittstellen, was die Vielseitigkeit erhöht und den Anschluss von Monitoren, Tastaturen, Mäusen und anderen Geräten schnell und unkompliziert erleichtert.

5. Tastatur, Maus und Headset

Während das Unternehmen zentrale Hardware bereitstellt, bringen die meisten Mitarbeiter Tastatur, Maus und Headset selbst mit. Dieser Ansatz dient nicht nur hygienischen Gründen, sondern erlaubt es den Nutzern auch, mit gewohnten Geräten zu arbeiten, die ihrem persönlichen Stil und Komfort entsprechen. Ergonomische Tastaturen und Mäuse, die häufig von den Arbeitnehmern gewählt werden, können zur Steigerung des Arbeitskomforts beitragen und das Risiko von gesundheitlichen Problemen, wie dem RSI-Syndrom (Repetitive Strain Injury), verringern. Genauso sind aber auch Headsets besonders wichtig für virtuelle Meetings und zur Reduzierung von Hintergrundgeräuschen, was die Konzentration und Produktivität in einem Shared Desk-Umfeld steigert.

Hinweis: Insgesamt sollte die Ausstattung eines Shared Desks auf Effizienz, Flexibilität und Benutzerkomfort ausgerichtet sein. Mit diesen Tools können Unternehmen nicht nur die Bedürfnisse der Beschäftigten erfüllen, sondern auch ihre Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen.

Weitere Voraussetzungen für erfolgreiches Desk Sharing

Damit Desk-Sharing reibungslos funktioniert, sind neben der entsprechenden Arbeitsplatz-Ausstattung auch bestimmte organisatorische und technische Rahmenbedingungen erforderlich.

Organisatorische Voraussetzungen

Um Desk Sharing erfolgreich umzusetzen, müssen bestimmte organisatorische Voraussetzungen geschaffen werden. Diese gewährleisten, dass der Arbeitsplatz flexibel genutzt werden kann und die Hygiene- sowie Datenschutzstandards eingehalten werden.

• Passende Unternehmenskultur: Unternehmen sollten zunächst klären, ob diese flexible Arbeitsform zu ihrer Kultur passt. Beispielsweise benötigen insbesondere Angestellte mit regelmäßigem Kundenkontakt möglicherweise feste Arbeitsplätze.
• Clean Desk Policy: Nach Arbeitsende dürfen keine persönlichen Gegenstände am Arbeitsplatz verbleiben und jeder Arbeitsplatz sollte mit den notwendigen Büromaterialien ausgestattet sein. All dies und weitere Vorgaben, wie das Desinfizieren der Arbeitsfläche nach jedem Gebrauch, werden mittels der Clean Desk Policy definiert.
• DSGVO: Es ist zudem notwendig, Arbeitnehmer zu schulen, wie sie Daten gemäß DSGVO schützen können. Bildschirme sollten beim Verlassen des Arbeitsplatzes gesperrt und Dokumente nicht unbeaufsichtigt gelassen werden, speziell in Co-Working-Spaces!

Eine sorgfältige Beachtung dieser organisatorischen Voraussetzungen erleichtert die Einführung von Desk Sharing und fördert eine reibungslose und sichere Nutzung der Arbeitsplätze.

Technische Voraussetzungen

Des Weiteren bedarf es einiger technischer Grundlagen, die den Mitarbeitenden eine nahtlose und effiziente Nutzung der Arbeitsplätze ermöglichen. Hier sind die wichtigsten technischen Voraussetzungen im Überblick:

• Cloudbasierte Unternehmensplattform: Eine cloudbasierte Plattform ist das Rückgrat des Desk Sharings. Sie ermöglicht Arbeitnehmern den einfachen und sicheren Zugriff auf alle benötigten Firmendaten und -informationen, egal von welchem Standort aus. Dies ist besonders wichtig, um nahtlos zwischen Homeoffice, verschiedenen Büros oder Co-Working-Spaces wechseln zu können. Cloudlösungen sorgen außerdem dafür, dass alle Daten stets synchronisiert sind und in Echtzeit verfügbar bleiben.
• Benutzerfreundliche Buchungsplattform: Um Chaos zu vermeiden und sicherzustellen, dass Arbeitsplätze effizient genutzt werden, ist ein einfach bedienbares Arbeitsplatz-Buchungssystem notwendig. Diese sollte es den Angestellten ermöglichen, verfügbare Schreibtische schnell zu finden und ihre Buchung mit klaren Angaben zur Nutzungsdauer durchzuführen. Idealerweise zeigt die Plattform auch Details wie die Ausstattung des Arbeitsplatzes, zum Beispiel Monitore oder Dockingstationen, und gibt Informationen über verfügbare Meetingräume oder andere Arbeitsbereiche, um das flexible Arbeiten weiter zu unterstützen.
• Automatisierte Arbeitsabläufe: Die Automatisierung sich wiederholender Prozesse erhöht die Effizienz und erleichtert die tägliche Arbeit im Shared-Desk-Umfeld. Beispiele dafür sind automatisierte Buchungsvorgänge, Reservierungsbestätigungen oder Updates über Änderungen im Zeitplan und verfügbare Arbeitsplätze. Automatisierung kann auch in der Verwaltung von IT- und Sicherheitsrichtlinien helfen, indem sie Mitarbeitende zügig auf Probleme hinweist und Ressourcen so zuteilt, dass es zu keinen Verzögerungen kommt.

Hinweis: Insgesamt erfordert die Anpassung an das Desk-Sharing-Konzept eine strategische Planung und die Berücksichtigung sowohl technischer als auch organisatorischer Aspekte. So wird das flexible Arbeiten nicht nur zur Notwendigkeit, sondern zu einem echten Vorteil für Unternehmen und Angestellte.

Die richtige Ausstattung & Vorbereitung als Schlüssel zum erfolgreichen Desk-Sharing

Die Einführung von Desk Sharing ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf die sich wandelnden Bedürfnisse der Arbeitswelt zu reagieren. Mit einer modernen Ausstattung – von ergonomischen Monitoren bis hin zu intuitiven Arbeitsplatz-Buchungsplattformen – lassen sich Effizienz und Zufriedenheit der Beschäftigten steigern. Organisatorische Faktoren wie eine passende Unternehmenskultur und eine klare Clean-Desk-Policy tragen zusätzlich zu einem produktiven und harmonischen Arbeitsumfeld bei. Desk Sharing bietet somit nicht nur eine Antwort auf aktuelle Trends, sondern erweist sich als strategischer Vorteil, der die Attraktivität als Arbeitgeber erhöht und die Teamproduktivität fördert.

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