Arbeitszeiterfassungsrecht und hybrides Arbeiten
Erfahrt, wie sich das Arbeitszeiterfassungsgesetz in Deutschland auf hybrides Arbeiten auswirkt. Eine genaue Zeiterfassung fördert Transparenz und Einhaltung der Vorschriften.
Das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung
Definition und ihre Auswirkungen auf Arbeitnehmer und Arbeitgeber, insbesondere im Zusammenhang mit hybrider Arbeit.
Im September 2022 wurde in Deutschland eine neue Pflicht zur Zeiterfassung eingeführt, und zwar erheblich beeinflusst die Art und Weise, wie hybrides Arbeiten durchgeführt wird. Zur Erinnerung: Hybridarbeit bezieht sich auf eine Kombination aus Telearbeit und Büroarbeit. Die neue Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung zwingt Unternehmen dazu, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, die hybride Arbeit verrichten, präzise zu erfassen. Im Folgenden erläutern wir, was die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bedeutet und welche Auswirkungen sie auf Arbeitnehmer und Arbeitgeber hat.
Was genau bedeutet Zeiterfassung für hybrides Arbeiten?
Im Jahr 2019 hatte der Europäische Gerichtshof bereits entschieden, dass jeder EU-Mitgliedstaat gesetzlich eine verpflichtende Zeiterfassungspflicht festlegen muss. Im September 2022 entschied das Bundesarbeitsgericht, dass alle deutschen Arbeitgeber nun verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen. Die Arbeitszeiterfassung kann elektronisch oder analog erfolgen. Unabhängig davon, wie die Mitarbeiter diese Aufgabe individuell ausführen, müssen sie sicherstellen, dass die Zeiten in einem System genau und vollständig dokumentiert werden, sodass sie überprüfbar sind. Um Papierkram und Desorganisation zu vermeiden, empfiehlt sich eine digitale Lösung, also die Zeiterfassung per App, Laptop, Tablet, Smartphone oder mobilem Zeiterfassungsterminal.
Wie genau müssen abrechnungsfähige Arbeitsstunden ab sofort erfasst werden?
Die Erfassung der Arbeitszeiten beinhaltet eine vollständige Dokumentation der Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Es empfiehlt sich, nicht nur die Anwesenheits-, sondern auch die Abwesenheitszeiten aufzuzeichnen. Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs kann jedes System verwendet werden, das die Zeiten präzise speichern und dokumentieren kann.
Ändert das neue Gesetz den Umgang mit Überstunden?
Im Allgemeinen bedeutet eine genaue Erfassung von Überstunden nicht automatisch, dass sie bezahlt werden müssen. Es bleibt dem Arbeitnehmer überlassen, zu entscheiden, ob Überstunden vergütet oder in Form von Gleitzeit vergütet werden sollen.
Was passiert, wenn Arbeitgeber trotz des Urteils die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nicht aufzeichnen?
Derzeit gibt es keine gesetzliche Regelung darüber, was passiert, wenn Arbeitnehmer gegen das Urteil des Europäischen Gerichtshofs Einspruch erheben. Es ist jedoch mit Abmahnungen und Bußgeldern von bis zu 500.000 Euro zu rechnen.
Wie lässt sich das Arbeitszeiterfassungsgesetz mit dem Datenschutz vereinbaren?
Der Missbrauch personenbezogener Daten, wie z. B. Arbeitszeiten, sollte natürlich verhindert werden. Der Zugang zu Datenverarbeitungssystemen muss begrenzt werden, und Unbefugte sollten die Systeme nicht nutzen können. Es sollte auch geprüft werden, wie genau und zu welchem Zweck die aufgezeichneten Arbeitszeitdaten verarbeitet werden dürfen. Der Zweck der aufgezeichneten Arbeitszeitdaten ist klar: die Bestimmung der Arbeitszeiten. Folglich dürfen diese Daten nur zu diesem Zweck verarbeitet werden, und die Rechte der Arbeitnehmer werden somit geschützt.
Welche Anforderungen muss ein digitales Zeiterfassungssystem erfüllen?
Bisher gibt es keine gesetzlichen Regelungen zu den spezifischen Anforderungen, die ein digitales Zeiterfassungssystem erfüllen muss. Der Europäische Gerichtshof hat jedoch festgelegt, welche Kriterien das digitale Zeiterfassungssystem erfüllen muss.
1. Objektivität
Die digitale Zeiterfassung muss objektiv nachvollziehbar sein, das heißt, die Arbeitszeiten müssen exakt erfasst werden und auch später abrufbar bleiben. Überstunden müssen sichtbar von den regulären Arbeitszeiten getrennt sein.
2. Zuverlässigkeit
Das Kriterium der Zuverlässigkeit bedeutet nicht mehr und nicht weniger, als dass das digitale Zeiterfassungssystem immer verfügbar sein muss, um Erfassungslücken zu vermeiden. In einem digitalen System bedeutet das, dass die verwendeten Server kontinuierlich verfügbar sein müssen und Systemausfälle nahezu ausgeschlossen werden können.
3. Barrierefreiheit
Das digitale Zeiterfassungssystem muss für alle Mitarbeiter einfach und jederzeit zugänglich sein. Es sollte eine Software gewählt werden, mit der jeder leicht umgehen kann, oder eine entsprechende Schulung anbieten, um die Handhabung so einfach wie möglich zu gestalten.
Was sind die Best Practices für die Zeiterfassung bei hybrider Arbeit?
a) Zeiterfassungssoftware
Arbeitgeber, die digitale Zeiterfassung nutzen, können die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter einfach und sicher erfassen. Mit Hilfe von Software können Start- und Endzeiten sowie Pausenzeiten genau dokumentiert werden.
b) Transparente Fernarbeit
Mitarbeiter an entfernten Standorten müssen auch ihre Arbeitszeiten angeben und eine angemessene Vergütung für ihre tatsächlich geleistete Arbeit erhalten.
c) Schulung
Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter durch Schulungen zur genauen Erfassung ihrer Arbeitszeiten unterstützen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, die Vorteile einer ordnungsgemäßen Erfassung ihrer Arbeitszeiten zu verstehen und die Aufzeichnung korrekt durchzuführen.
d) Überprüfung
Arbeitgeber sollten die aufgezeichneten Daten regelmäßig auf Richtigkeit überprüfen. Dies hilft, Streitigkeiten zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern zu vermeiden, und stellt sicher, dass die Arbeitnehmer für ihre Arbeit angemessen entlohnt werden.
Was sind die Vorteile des Zeiterfassungsgesetzes für Arbeitgeber?
Das Zeiterfassungsgesetz soll Klarheit über die Arbeitszeiten hybrider Arbeitnehmer schaffen und sicherstellen, dass sie entsprechend ihrer Arbeitszeit angemessen entlohnt werden.
Das Zeiterfassungsgesetz hat mehrere Vorteile für Arbeitgeber. Einer der Hauptvorteile besteht darin, dass Arbeitgeber gezwungen sind, die arbeitsrechtlichen Vorschriften einzuhalten. Eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten gewährleistet die korrekte Bezahlung der Arbeitnehmer für ihre geleisteten Arbeitsstunden. Dies wiederum schützt Arbeitgeber vor möglichen rechtlichen Konsequenzen und Bußgeldern, die sich aus der Nichteinhaltung der Arbeitsgesetze ergeben.
Darüber hinaus führt das Urteilsvermögen der Zeiterfassung zu einer besseren Arbeitsmoral und einem besseren Engagement der Mitarbeiter. Die Erfassung der Arbeitszeiten zeigt die Wertschätzung der Arbeit der Arbeitnehmer und das Engagement der Arbeitgeber für die Einhaltung von Regeln und Vorschriften. Dies führt zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit und ein allgemein positiveres Arbeitsumfeld.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung fördert auch die Transparenz am Arbeitsplatz. Arbeitgeber können jetzt die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter einfach und genau verfolgen und eine angemessene Bezahlung sicherstellen. Dies verhindert Missverständnisse und fördert ein faires und transparentes Arbeitsumfeld.
Das Verhältnis zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern muss ebenfalls überdacht werden, da die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung die Zahl der Streitigkeiten drastisch reduziert. Im Falle eines Rechtsstreits können Zeitaufzeichnungen als Beweismittel verwendet werden, um die Position des Arbeitgebers zu untermauern. Folglich können Streitigkeiten schnell und effizient gelöst werden, wodurch eine weitere Eskalation vermieden wird.
Die Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeiten kann auch die Produktivität am Arbeitsplatz verbessern. Arbeitgeber können Muster und Trends in den Arbeitsgewohnheiten ihrer Mitarbeiter erkennen und diese Informationen nutzen, um fundierte Entscheidungen über Zeitplanung und Arbeitsbelastung zu treffen. Dies kann zu einer erhöhten Produktivität und Effizienz führen.
Schließlich vereinfacht die Zeiterfassungspflicht den Arbeitgebern den Verwaltungsaufwand. Durch den Einsatz von Zeiterfassungssoftware kann der Prozess der Arbeitszeiterfassung automatisiert werden, wodurch der Bedarf an manueller Zeitmessung und das Fehlerrisiko reduziert werden. Das spart Arbeitgebern Zeit und Ressourcen.
Was sind die Vorteile des Zeiterfassungsgesetzes für Arbeitnehmer?
Das Zeiterfassungsgesetz hat auch Vorteile für Arbeitnehmer, auch für diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten.
Einer der Hauptvorteile der Zeiterfassungspflicht für Arbeitnehmer ist eine bessere Work-Life-Balance, da Berufs- und Privatleben besser in Einklang gebracht werden können. Die genaue Erfassung der Arbeitszeiten über eine Zeiterfassungs-App ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Zeit besser zu verwalten und genau zu wissen, wie viele Stunden sie gearbeitet haben und wie viel Zeit für persönliche Aktivitäten noch übrig ist. Das führt zu einem ausgeglicheneren Leben.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung kann auch die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen. Dies liegt daran, dass eine faire Vergütung für die geleistete Arbeit garantiert wird. Dies führt zu einem positiveren und produktiveren Arbeitsumfeld mit höherer Arbeitszufriedenheit.
Darüber hinaus verhindert eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten eine Überlastung der Mitarbeiter. Die Arbeitszeiten werden genau überwacht, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter nicht zu viel arbeiten und ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden gefährden.
Ein weiterer Vorteil für die Mitarbeiter ist die Reduzierung von Stress und Müdigkeit. Durch die genaue Erfassung der Arbeitszeiten können Stress und Frustration vermieden werden, wenn man nicht weiß, wie viel Zeit gearbeitet wurde und wofür man bezahlt wird, wodurch ein entspannteres Arbeitsumfeld geschaffen wird.
Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten kann sich auch positiv auf die Gesundheit der Mitarbeiter auswirken, da mit Überlastung verbundene Gesundheitsprobleme wie Burnout, Stress und Müdigkeit vermieden werden.
