Desk Sharing und Arbeitsrecht: Was Unternehmer wissen müssen

In der modernen Arbeitswelt gewinnen flexible Arbeitsplatzmodelle wie Desk Sharing zunehmend an Bedeutung. Desk Sharing ermöglicht es, Büroflächen optimal zu nutzen, indem Mitarbeitende keine festen Schreibtische mehr haben, sondern Arbeitsplätze je nach Bedarf belegen. Dieses Konzept kann Kosten senken und die Zusammenarbeit fördern. Doch bevor Unternehmer Desk Sharing einführen, ist es wichtig, sich über arbeitsrechtliche Aspekte zu informieren, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden.

Wichtige arbeitsrechtliche Regelungen im Überblick

• Arbeitsvertragliche Regelungen: Überprüfung bestehender Arbeitsverträge auf Klauseln zu festen Arbeitsplätzen; ggf. sollten Änderungen einvernehmlich vorgenommen werden.
• Mitbestimmung des Betriebsrats: Der Betriebsrat hat bei der Einführung von Desk Sharing und technischen Buchungssystemen ein Mitbestimmungsrecht.
• Datenschutz: Sicherstellung des Schutzes personenbezogener Daten, insbesondere bei Buchungssystemen und dem Umgang mit vertraulichen Unterlagen.
• Arbeitsschutz: Jeder Arbeitsplatz muss ergonomischen Standards entsprechen, und regelmäßige Gefährdungsbeurteilungen sind durchzuführen.
• Wahrung der Persönlichkeitsrechte: Der Verlust eines persönlichen Arbeitsplatzes darf nicht zu Stress oder Einschränkungen der Privatsphäre führen.

Detaillierte Ausführungen zu den arbeitsrechtlichen Aspekten

1. Arbeitsvertragliche Regelungen

Die Einführung von Desk Sharing erfordert eine gründliche Prüfung bestehender Arbeitsverträge. Oft enthalten diese explizite oder implizite Regelungen über den Arbeitsort oder feste Arbeitsplätze. 

Hier sind die wichtigsten Punkte zu beachten:

• Feste Arbeitsplatzklauseln: Wenn im Arbeitsvertrag ein bestimmter Arbeitsplatz oder ein fester Raum genannt wird, ist Desk Sharing ohne die Zustimmung des Mitarbeitenden nicht umsetzbar. Eine Änderung kann nur im gegenseitigen Einvernehmen oder, wenn nötig, durch eine Änderungskündigung erfolgen.
• Einvernehmliche Anpassungen: Arbeitgeber sollten frühzeitig mit den Mitarbeitenden in Dialog treten und Anpassungen einvernehmlich vereinbaren. Dies fördert nicht nur die Akzeptanz, sondern reduziert auch rechtliche Konflikte.

• Flexible Arbeitsklauseln: Sind im Vertrag bereits flexible Arbeitsmodelle vorgesehen, wie z. B. "Wechselnde Arbeitsorte", kann dies die Einführung von Desk Sharing erleichtern. 

2. Mitbestimmung des Betriebsrats

Das Betriebsverfassungsgesetz räumt dem Betriebsrat unter bestimmte Umständen ein Mitbestimmungsrecht ein. Die Einführung von Desk Sharing fällt zum Teil darunter, viele Regelungen sind jedoch strittig. 

• § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG: § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG regelt die Mitbestimmung des Betriebsrats bei der Ordnung im Betrieb, jedoch ist strittig, ob Desk Sharing darunter fällt, da das LAG Düsseldorf es als Arbeitsverhalten einstuft.
• § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG betrifft technische Einrichtungen wie Buchungssysteme, wobei strittig ist, ob deren Nutzung im Desk Sharing ohne Überwachungsfunktion ein Mitbestimmungsrecht auslöst.
• § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG: Dieser Paragraph regelt den Gesundheitsschutz, jedoch lehnte das LAG Baden-Württemberg ein Mitbestimmungsrecht bei Desk Sharing ab, da keine konkrete Gefährdung der Mitarbeitenden vorliege.

3. Datenschutz

Beim Desk Sharing entstehen neue Herausforderungen im Bereich des Datenschutzes, da persönliche Daten der Mitarbeitenden durch technische Systeme oder organisatorische Maßnahmen verarbeitet werden. Die Einhaltung der DSGVO ist dabei unerlässlich:

• Verarbeitung personenbezogener Daten: Systeme zur Arbeitsplatzbuchung dürfen nur die minimal notwendigen Daten speichern (z. B. Name, Buchungszeitraum). 
• Vertraulichkeit von Unterlagen: Mitarbeitende müssen sensible Unterlagen wie Verträge, Kundendaten oder persönliche Gegenstände sicher aufbewahren können. Dies erfordert abschließbare Schränke oder Fächer für jeden Mitarbeitenden.
• Einsichtnahme: Mitarbeitende haben ein Recht auf Transparenz, welche Daten gespeichert werden und wie diese genutzt werden. 
• Schulungen: Mitarbeitende und Führungskräfte sollten über den datenschutzkonformen Umgang mit Buchungssystemen und Arbeitsmaterialien geschult werden.

4. Arbeitsschutz

Das Arbeitsschutzgesetz (§ 5 ArbSchG) verpflichtet den Arbeitgeber, die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Auch beim Desk Sharing gelten diese Pflichten uneingeschränkt. Wichtig sind hier:

• Ergonomie: Jeder Arbeitsplatz muss ergonomisch eingerichtet sein. Dies bedeutet: Höhenverstellbare Schreibtische und Stühle, Monitore, die individuell angepasst werden können, Beleuchtung, die den Anforderungen der Bildschirmarbeit entspricht.
• Individuelle Anpassung: Da die Arbeitsplätze täglich von anderen Mitarbeitenden genutzt werden, sollte die ergonomische Anpassung leicht durchzuführen sein, z. B. durch voreingestellte Profile oder standardisierte Arbeitsmaterialien.
• Gefährdungsbeurteilung: Regelmäßige Analysen der Arbeitsbedingungen sind Pflicht.
• Hygiene: Die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen erfordert besondere Maßnahmen zur Hygiene, insbesondere in Zeiten von erhöhten Infektionsrisiken (z. B. pandemiebedingte Regelungen).

5. Wahrung der Persönlichkeitsrechte

Desk Sharing kann das persönliche Wohlbefinden der Mitarbeitenden beeinflussen. Der Verlust eines festen Arbeitsplatzes kann zu einem Gefühl von Unsicherheit oder Stress führen. Arbeitgeber müssen Maßnahmen ergreifen, um diese Risiken zu minimieren:

• Gestaltungsspielraum: Mitarbeitende sollten weiterhin die Möglichkeit haben, persönliche Gegenstände wie Fotos oder Arbeitsmaterialien in einer dafür vorgesehenen Zone (z. B. in Schließfächern oder Schubladen) unterzubringen.
• Rückzugsmöglichkeiten: Desk Sharing kann zu einem Gefühl von Überwachung oder fehlender Privatsphäre führen. Arbeitgeber sollten Rückzugsräume oder „stille Zonen“ bereitstellen, in denen konzentriertes Arbeiten möglich ist.
• Psychologische Unterstützung: Der Wechsel zu einem flexiblen Arbeitsplatzmodell kann psychologische Belastungen mit sich bringen. Angebote wie anonyme Beratungsstellen oder regelmäßige Feedbackgespräche können helfen, diese zu bewältigen.
• Partizipation: Die Einbindung der Belegschaft in den Planungsprozess und die Möglichkeit, Sorgen oder Wünsche zu äußern, tragen dazu bei, dass das Desk-Sharing-Modell als positiv wahrgenommen wird.

Fazit: Desk Sharing sicher und rechtlich einwandfrei umsetzen

Desk Sharing bietet Unternehmen die Möglichkeit, flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren und Ressourcen effizient zu nutzen. Doch ohne eine sorgfältige Planung und die Berücksichtigung arbeitsrechtlicher Aspekte kann es zu rechtlichen und organisatorischen Problemen kommen. Unternehmer sollten daher nicht nur die rechtlichen Vorgaben beachten, sondern auch Maßnahmen ergreifen, die die Interessen und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden schützen. Mit einer gut durchdachten Strategie und transparenter Kommunikation wird Desk Sharing zu einem Modell, das allen Beteiligten Vorteile bringt.

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