Shared Desk in modernen Unternehmen

Flexible Arbeitsmodelle, neue Technologien und der Wunsch nach mehr Selbstbestimmung stellen traditionelle Bürokonzepte auf den Prüfstand. Immer mehr Unternehmen entdecken dabei das Potenzial von Desk Sharing - auch bekannt als Shared Desk. Aber was genau verbirgt sich hinter diesen Schlagworten?

In diesem Artikel nehmen wir das Konzept genau unter die Lupe. Vom Grundprinzip über verschiedene Umsetzungsmöglichkeiten bis hin zu wichtigen Erfolgsfaktoren - hier erfährst du alles, was du für einen gelungenen Start ins flexible Arbeiten brauchst. Lass uns gemeinsam eintauchen!

Was ist Desk Sharing? Die Grundidee auf den Punkt gebracht

Desk Sharing bedeutet, dass sich mehrere Mitarbeitende einen Arbeitsplatz teilen - allerdings nicht gleichzeitig, sondern nacheinander. Statt jeden Tag am selben Schreibtisch zu sitzen, sucht man sich flexibel einen freien Platz im Büro. Der individuell zugewiesene Arbeitsplatz weicht also einer bedarfsorientierten Nutzung der vorhandenen Flächen.

Stellt euch vor, euer Büro ist wie ein Hotelzimmer: Man checkt morgens ein, macht es sich für einen Tag bequem und hinterlässt den Platz abends wieder ordentlich für den nächsten Gast. So ähnlich funktioniert auch das Prinzip des Share Desk.

Desk Sharing Konzept vs. feste Arbeitsplätze - wo liegen die Unterschiede?

In klassischen Büros hat in der Regel jeder seinen "eigenen" Schreibtisch. Egal ob Vollzeit oder Teilzeit, vor Ort oder mobil - die Arbeitsplätze sind fest an Personen gebunden. Das führt in der Praxis jedoch oft zu einer ineffizienten Flächennutzung. Denn studien zeigen: Im Schnitt sind 30-40% der Schreibtische nicht belegt.

Genau hier setzt das Desk Sharing Konzept an. Durch flexible Arbeitsplätze lässt sich der tatsächliche Platzbedarf besser abbilden. Wenn Mitarbeitende im Homeoffice sind, den Tag in Meetings verbringen oder vor Ort Projekte bearbeiten, stehen ihre Tische nicht leer, sondern können von anderen genutzt werden.

Die Ziele von Desk Sharing: Mehr als Flächenoptimierung

Shared Desks versprechen aber nicht nur Einsparungen bei den Bürokosten. Sie prägen auch eine neue Art des Arbeitens. Im Mittelpunkt stehen Flexibilität und Vernetzung. Anstatt jeden Tag neben denselben Kollegen zu sitzen, kommt man mit verschiedenen Ansprechpartnern ins Gespräch. Das fördert den Wissensaustausch, überwindet Abteilungsgrenzen und lässt kreative Ideen entstehen.

Zudem haben Mitarbeitende mehr Freiheit, den Arbeitsplatz und -ort zu wählen, der gerade am besten zum jeweiligen Projekt passt. Wer Ruhe für eine knifflige Aufgabe braucht, findet diese vielleicht eher in einem Stillarbeitsraum statt im quirligen Großraumbüro. Und wer den Austausch mit Kollegen sucht, kann sich gezielt in "Teamzonen" ansiedeln.

Schrittweise zum flexiblen Büro: So gelingt der Einstieg ins Desk Sharing

Klingt spannend? Dann hier noch ein paar Tipps für die Umsetzung:

1. Definiert eure Ziele: Überlegt vorab genau, was ihr mit Desk Sharing erreichen wollt. Mehr Effizienz, Austausch oder Flexibilität - je nach Schwerpunkt ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung.
2. Sprecht mit den Mitarbeitenden: Bezieht euer Team früh in die Planung ein. Erklärt die Hintergründe, hört euch Bedenken an und entwickelt gemeinsam Spielregeln. Eine offene Kommunikation schafft Vertrauen und Akzeptanz.
3. Schafft Stauraum: Überlegt, wo persönliche Gegenstände untergebracht werden können. Abschließbare Schränke oder Spinde sind praktische Lösungen, um Platz zu schaffen und Wertgegenstände zu sichern.
4. Nutzt smarte Tools: Eine Buchungssoftware gibt jederzeit den Überblick über freie Arbeitsplätze. So können sich Mitarbeitende schon von zu Hause oder unterwegs einen Platz reservieren. Auch Kollegen lassen sich leichter finden.
5. Testet und optimiert: Startet am besten mit einem Pilotbereich und sammelt Erfahrungen. Was läuft gut, was muss angepasst werden? Nutzt das Feedback der Mitarbeitenden, um euer Desk-Sharing-Konzept laufend zu verbessern.

Stolpersteine erkennen und vermeiden

Natürlich hat die Medaille auch eine Kehrseite. Denn so verlockend die Vorteile von Desk Sharing sind, so herausfordernd kann die Umstellung sein. Der Verlust des persönlichen Arbeitsplatzes wird anfangs oft als Kontrollverlust erlebt. Auch Fragen des Datenschutzes und der Ergonomie müssen vorab geklärt werden.

Damit die Einführung gelingt, sind eine gute Vorbereitung und Begleitung des Veränderungsprozesses das A und O. Bindet eure Mitarbeitenden aktiv ein, hört ihre Bedenken an und findet gemeinsam Lösungen. Startet am besten zunächst mit einigen Abteilungen oder Standorten und sammelt Erfahrungen. So könnt ihr das Konzept langfristig ausrollen und kontinuierlich weiterentwickeln.

Fazit: Desk Sharing als Chance für modernes Arbeiten

Desk Sharing ist mehr als ein Trend. Es ist ein Umdenken in der Art und Weise, wie wir Büroflächen nutzen und zusammenarbeiten. Richtig umgesetzt, bietet das Konzept viele Chancen - für Mitarbeitende und Unternehmen gleichermaßen. Es fördert Flexibilität, Eigenverantwortung und Vernetzung und schafft Raum für Innovation.

Der Weg zum Share Desk erfordert oft einen Kulturwandel und ein Überdenken gewohnter Strukturen. Mit einer sorgfältigen Planung, der richtigen Ausstattung und einer offenen Kommunikation könnt ihr die Stolpersteine aber gut meistern. Habt also keine Scheu, neue Wege zu gehen und eure Bürowelt neu zu denken. Es lohnt sich!