Desk Sharing organisieren: 14 Tipps & Regeln für eine maximal effiziente Umsetzung

Die moderne Arbeitswelt befindet sich im Wandel, und mit dem Aufkommen flexibler Arbeitsmodelle gewinnen innovative Bürokonzepte wie das Desk Sharing zunehmend an Bedeutung. Unternehmen, die auf hybride Arbeitsstrukturen setzen, stehen vor der Herausforderung, ihre Büroflächen effizient zu nutzen und gleichzeitig die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. In diesem Artikel werden die wichtigsten Tipps und Regeln vorgestellt, um Desk Sharing erfolgreich zu organisieren – von der optimalen Ausstattung über klare Richtlinien bis hin zur Einhaltung von Ordnung im Büro.

Was ist Desk Sharing?

Beim Desk Sharing, auch bekannt als Shared Desk oder Arbeitsplatzbuchung, handelt es sich um ein modernes Arbeitsplatzmodell, welches zunehmend an Beliebtheit gewinnt. Dabei zeichnet sich das Konzept allen voran durch diese Merkmale aus:

• Flexible Nutzung der Arbeitsplätze: Beschäftigte haben keinen festen Schreibtisch und können jeden verfügbaren Platz nutzen.
• Effiziente Raumnutzung: Büroflächen werden optimal genutzt, da nicht für jeden Arbeitnehmer ein eigener Platz bereitgestellt werden muss.
• Förderung von Zusammenarbeit: Durch den Wechsel der Arbeitsplätze wird der Austausch zwischen Mitarbeitenden und Abteilungen gefördert.
• Reduzierung des Platzbedarfs: Besonders bei hybriden Arbeitsmodellen, wo nicht alle gleichzeitig im Büro sind, wird der Raum effizienter genutzt.

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Damit die freie Platzwahl reibungslos funktioniert, sind jedoch klare Regeln und eine gute Organisation des Desk Sharings notwendig, um Konflikte zu vermeiden und jedem Angestellten den optimalen Arbeitsplatz zu bieten.

In welchen Fällen stellt das Arbeitsmodell eine sinnvolle Lösung dar?

Nicht jedes Unternehmen profitiert automatisch von einem solch flexiblen Konzept, weshalb die Einführung gut überlegt sein sollte. Um herauszufinden, ob diese Arbeitsweise für das eigene Unternehmen geeignet ist, empfiehlt es sich, es über einen definierten Zeitraum auszuprobieren. Dabei sind regelmäßige Gespräche mit den Beschäftigten wichtig, um deren Feedback einzuholen und herauszufinden, ob das Modell zur Unternehmenskultur passt. Besonders vorteilhaft kann Desk Sharing sein, wenn die Mitarbeitenden überwiegend flexibel arbeiten, das Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell mit Homeoffice-Möglichkeiten anbietet oder ein großer Teil der Belegschaft häufig Außentermine wahrnimmt. Eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung des Modells stellt folglich sicher, dass es den Bedürfnissen des Unternehmens optimal entspricht.

14 Tipps und Regeln, für die Umsetzung und Organisation von Desk Sharing

Damit das moderne Arbeitskonzept reibungslos funktioniert, sind klare Strukturen und durchdachte Prozesse notwendig. Hier sind 14 bewährte Tipps, die helfen, das Modell optimal in einem Unternehmen zu implementieren.

Tipp #1: Platz für persönliche Gegenstände schaffen

Auch wenn keine festen Arbeitsplätze vorhanden sind, sollten Arbeitnehmer die Möglichkeit haben, persönliche Dinge sicher zu verstauen. Besonders abschließbare Schränke oder persönliche Boxen bieten einen guten Stauraum und sorgen zugleich dafür, dass Arbeitsplätze frei und ordentlich bleiben.

Tipp #2: Ergonomie und Arbeitsschutz sicherstellen

Ergonomische Arbeitsplätze sind nicht nur für den Komfort, sondern auch für die Gesundheit der Angestellten wichtig. Dazu gehört unter anderem:

• Höhenverstellbare Tische
• Ergonomische Stühle
• Gut ausgeleuchtete Arbeitsplätze 

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Diese Maßnahmen reduzieren zum einen körperliche Belastungen und sorgen zum anderen für eine produktive Arbeitsumgebung.

Tipp #3: Arbeitsplätze einheitlich gestalten

Um den Wechsel zwischen Schreibtischen zu erleichtern, sollten alle Arbeitsplätze gleichwertig ausgestattet sein. Damit sind zum Beispiel identische Monitore oder Dockingstationen gemeint, die dafür sorgen, dass alle Mitarbeitenden unabhängig vom Arbeitsplatz unter den gleichen Bedingungen arbeiten können. Ein einheitlicher Arbeitsplatz erleichtert somit den täglichen Ablauf und minimiert Anpassungsschwierigkeiten bei der Nutzung unterschiedlicher Schreibtische.

Tipp #4: Büromaterial zentral bereitstellen

Das Bereitstellen von zentralen oder an jedem Schreibtisch verfügbaren Büromaterialien wie Stiften und Notizblöcken spart Zeit und erhöht die Effizienz.

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Hinweis: Da sich bei flexiblen Arbeitsplätzen jedoch oft niemand für das Nachfüllen der Materialien verantwortlich fühlt, kann hier ein Kanban-System Abhilfe schaffen. Dabei wird für alle Materialien eine Kanban-Karte erstellt, die den Mindestbestand signalisiert. Sobald dieser erreicht wird, leitet die Karte die Information an die Materialbeschaffung oder den zuständigen Kollegen weiter, um sicherzustellen, dass die Bestände immer gefüllt bleiben.

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Dadurch wird dafür gesorgt, dass stets ausreichend Büromaterial zur Verfügung steht und zugleich die Beschäftigten alles Nötige schnell finden, ohne lange suchen zu müssen.

Tipp #5: Clean Desk Policy einführen

Um eine ordentliche und angenehme Arbeitsumgebung zu gewährleisten, sollten alle Angestellten ihren Arbeitsplatz am Ende des Tages sauber hinterlassen. Um dies zu gewährleisten, ist es notwendig, innerhalb eines Unternehmens eine sogenannte Clean Desk Policy einzuführen, welche dabei hilft, die gesetzten Standards zu einem sauberen Arbeitsplatz klar zu kommunizieren und umzusetzen.

Tipp #6: Aussortieren und digital arbeiten

Zu einer aufgeräumten Arbeitsumgebung gehört auch das Aussortieren von überflüssigem Material und Dokumenten. Dabei kann es besonders förderlich sein, auf digitale Ablage- und Kollaborationssysteme wie 

• OneNote, 
• SharePoint oder 
• OneDrive 

zu setzen, die das Desk Sharing enorm erleichtern. Mitarbeitende haben dadurch jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Dokumente, was den Übergang von einem Arbeitsplatz zum nächsten nahtlos macht.

Tipp #7: Ruhige Bereiche für Telefonate einrichten

Offene Büros können laut werden, insbesondere bei Telefonaten oder virtuellen Meetings. Das Einrichten von speziellen Telefonkabinen oder ruhigen Räumen schafft Rückzugsorte, an denen ungestört kommuniziert werden kann, ohne andere zu stören. So wird die Produktivität in offenen Räumlichkeiten gesteigert und die Lärmbelastung im restlichen Büro reduziert.

Tipp #8: Desk Sharing Software einführen

Digitale Tools sind entscheidend, um Desk Sharing effizient zu organisieren. Dabei ist insbesondere ein Buchungssystem vonnöten, das es ermöglicht, Arbeitsplätze im Voraus zu reservieren und Transparenz über verfügbare Schreibtische zu schaffen, wodurch sich Missverständnisse und unnötiges Suchen nach freien Arbeitsplätzen vermeiden lassen. Außerdem erhält man durch genutzte digitale Tools oft wertvolle Insights, wie beispielsweise zur Desk Sharing Quote oder der durchschnittlichen Auslastung der Besetzung.

Tipp #9: Datenschutz gewährleisten

Ebenso ist hier der Schutz sensibler Daten von größter Bedeutung. Arbeitnehmer sollten demnach keine vertraulichen Unterlagen auf den Schreibtischen liegen lassen. Stattdessen sollten diese in abschließbaren Schränken aufbewahrt und Bildschirme bei Abwesenheit gesperrt werden, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Tipp #10: Klare Richtlinien kommunizieren

Damit das Arbeitsmodell erfolgreich funktioniert, sollten klare Richtlinien zur Nutzung der Arbeitsplätze und der Buchungssysteme aufgestellt und transparent kommuniziert werden. Dabei können

1. regelmäßige Meetings,
2. schriftliche FAQ-Dokumente oder
3. entsprechende Ansprechpersonen 

helfen, Unsicherheiten bei den Beschäftigten zu beseitigen!

Tipp #11: Mitarbeitende schulen und sensibilisieren

Zudem sind Schulungen und Sensibilisierungen für eine reibungslose Einführung des Konzepts unerlässlich! Sie müssen nämlich sowohl die Funktionsweise des Systems sowie die dazugehörigen Regeln und Prozesse verstehen. Zudem sollten Schulungen auch den Umgang mit technischen Herausforderungen und die Einhaltung von Richtlinien vermitteln, um sicherzustellen, dass Desk Sharing effizient genutzt wird.

Tipp #12: Integration in ein modernes Bürokonzept

Mittels Desk Sharing wird es ermöglicht, Bürofläche freizusetzen, die für andere innovative Arbeitsbereiche genutzt werden kann. Dieser gewonnene Bereich kann in moderne Arbeitszonen umgewandelt werden, wie 

• Working Cafés, 
• Meditationsräume oder 
• agile Workshopzonen. 

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Dadurch wird das Büro zu einem anziehenden Ort, der flexible und kreative Arbeitsweisen unterstützt.

Tipp #13: Feedback-Runden einführen

Regelmäßige Feedback-Gespräche ermöglichen es, kontinuierlich auf die Bedürfnisse der Angestellten einzugehen und das Desk Sharing Konzept weiter zu verbessern. Das Sammeln von Rückmeldungen in weiterer Folge stellt sicher, dass das System flexibel bleibt und sich an neue Anforderungen anpasst!

Tipp #14: Kontinuierliche Überwachung und Optimierung

Des Weiteren sind bei dem Arbeitskonzept eine ständige Überwachung und Anpassung erforderlich, da es ausschlaggebend ist, regelmäßig zu analysieren, wie die Arbeitsplätze genutzt werden und welche Verbesserungen nötig sind. Dies stellt sicher, dass das System effizient bleibt und die Büroflächen optimal genutzt werden. Eine kontinuierliche Optimierung hilft, das moderne Arbeitsmodell langfristig erfolgreich zu gestalten.

Eine gut durchdachte Desk Sharing Organisation trägt somit nicht nur zur Effizienz bei, sondern fördert auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden. Regelmäßige Rückmeldungen und Anpassungen des Systems sorgen zudem dafür, dass es langfristig erfolgreich bleibt und den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird.

Wichtige Aspekte bei der Organisation des flexiblen Arbeitsmodells

Neben den grundlegenden Tipps gibt es weitere wichtige Punkte, die vor der Einführung des modernen Konzepts berücksichtigt werden sollten. Dazu gehören insbesondere die folgenden beiden:

1. Desk Sharing als Teil eines ganzheitlichen Bürokonzepts: Desk Sharing entfaltet sein volles Potenzial, wenn es in ein modernes und flexibles Bürokonzept integriert wird. Dazu gehören nicht nur flexible Arbeitszeiten und mobile Arbeitsmöglichkeiten, sondern auch eine durchdachte Bürogestaltung. Unterschiedliche Zonen für verschiedene Arbeitsstile sind entscheidend: Bereiche für konzentriertes Arbeiten, offene Flächen für Teamarbeit und Besprechungsräume für Meetings. So können Arbeitnehmer je nach Aufgabe den idealen Arbeitsplatz wählen, um ihre Produktivität zu maximieren.
2. Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats berücksichtigen: Ein weiterer zentraler Aspekt ist die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats. Dabei sind die Mitbestimmungsrechte und Informationspflichten des Betriebsrats bei der Einführung von Desk Sharing zu beachten. Denn dies stellt sicher, dass alle Regelungen transparent und mit Zustimmung der Belegschaft eingeführt werden.

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Eine erfolgreiche Umsetzung des Arbeitsmodells erfordert also nicht nur eine durchdachte Planung und die richtige Ausstattung, sondern auch die Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen und die Schaffung einer flexiblen, ansprechenden Arbeitsumgebung, in der sich alle Beschäftigten wohlfühlen.

Erfolgreiche Desk Sharing Organisation: Effizienz und Flexibilität in Einklang bringen

Desk Sharing ist mehr als nur ein modernes Arbeitsplatzkonzept – es bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Büroflächen effizient zu nutzen und gleichzeitig flexible Arbeitsweisen zu unterstützen. Mit der richtigen Organisation von Desk Sharing, wie etwa einer einheitlichen Arbeitsplatzgestaltung, der Einführung einer Clean Desk Policy und dem Einsatz digitaler Tools, kann das neue Konzept eine produktive und angenehme Arbeitsumgebung schaffen. Wichtig ist es allerdings, das Arbeitsmodell regelmäßig zu evaluieren und Feedback der Angestellten einzuholen, um kontinuierlich Anpassungen vorzunehmen und das Modell zu optimieren. Wenn all diese Aspekte berücksichtigt werden, fördert Desk Sharing nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Belegschaft.

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