Desk Sharing Quote: Der Schlüssel zur optimalen Arbeitsplatznutzung

Die moderne Arbeitswelt wird zunehmend flexibler, und Modelle wie das Desk Sharing gewinnen an Bedeutung. Mit dem steigenden Anteil an Homeoffice und hybrider Arbeit rückt folglich die effiziente Nutzung von Büroflächen immer mehr in den Fokus. Um daher sicherzustellen, dass ausreichend Arbeitsplätze zur Verfügung stehen und die vorhandenen Flächen optimal eingesetzt werden, bietet es sich an, eine passende Desk Sharing Quote zu berechnen. Diese Kennziffer unterstützt Unternehmen nämlich dabei, die Anzahl an Schreibtischen effizient zu planen und gleichzeitig unnötige Ressourcen zu vermeiden. Der folgende Artikel beleuchtet, was hinter der Desk-Sharing-Quote steckt, wie sie berechnet wird und weshalb sie heutzutage so wichtig ist.

Definition der Desk Sharing Ratio

Die Desk Sharing Quote, auch als Desk Sharing Ratio oder Desk-to-Person-Ratio bekannt, bezeichnet das Verhältnis zwischen der Anzahl der verfügbaren Arbeitsplätze und der Anzahl der Mitarbeitenden an einem Unternehmensstandort. Typischerweise ist die Anzahl der Arbeitsplätze hierbei geringer als die der Beschäftigten, da davon ausgegangen wird, dass ein Teil der Angestellten im Homeoffice oder mobil arbeitet. Durch die Anwendung einer geeigneten Desk-Sharing-Quote kann die Bürofläche effizienter genutzt werden, was wiederum zu Kostenersparnissen führt, wie unter anderem bei:

• Miete
• Energie
• Weiteren Betriebskosten

Das Konzept zielt somit darauf ab, die Raumauslastung zu optimieren und gleichzeitig die Flexibilität sowie die Zusammenarbeit im Unternehmen zu fördern.

So wird das optimale Verhältnis berechnet

Die Erhebung der Desk-Sharing-Quote ist ein entscheidender Schritt, um zu ermitteln, wie viele Arbeitsplätze im Verhältnis zur Anzahl der Angestellten in einem Unternehmen benötigt werden. Dabei muss man allerdings in Anbetracht ziehen, dass die Nutzung der Büroflächen von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren kann. In einigen Büros arbeiten viele Beschäftigte vorwiegend im Homeoffice, während in anderen die Präsenzzeiten höher sind. Um daher die passende Desk Sharing Quote zu berechnen, müssen die Anwesenheitsmuster der Mitarbeitenden zuerst analysiert werden, zum Beispiel anhand von HR-Daten oder Anwesenheitsstatistiken.

Grundsätzlich bezieht man sich bei der Berechnung der Desk Sharing Quote auf die folgende Formel: 

Desk Sharing Quote = Anzahl Mitarbeitende / Anzahl verfügbare Arbeitsplätze

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Im Fall einer Organisation mit 100 Beschäftigten und 70 verfügbaren Arbeitsplätzen, würde sich daraus eine Desk-Sharing-Quote von 1,43 ergeben. Das bedeutet, dass im Durchschnitt 1,43 Mitarbeitende pro Arbeitsplatz eingeplant werden müssen. Eine Quote größer als 1 zeigt somit an, dass es mehr Arbeitnehmer als Arbeitsplätze gibt, was beim Desk Sharing Konzept üblich ist.

5 Tipps zur Berechnung der Desk Sharing Quote

Bei der Berechnung der Quote können vor allem diese fünf Tipps äußerst hilfreich sein:

1. Analyse des Bedarfs: Die Arbeitsmuster und Vorlieben der Mitarbeitenden sollten erfasst werden. Dabei ist es wichtig, mögliche Änderungen in der Arbeitsstruktur, wie den Übergang zu flexiblen oder hybriden Arbeitsmodellen, zu berücksichtigen.
2. Bewertung der Bürofläche: Ebenso relevant ist die Untersuchung der verfügbaren Bürofläche und deren Flexibilität. Dabei sind auch Gemeinschaftsräume, Besprechungszimmer und technische Ausstattung, die für die Arbeit erforderlich sind, in die Planung einzubeziehen.
3. Technologische Hilfsmittel nutzen: Digitale Softwaretools, von PULT und weiteren Anbietern, dienen unterstützend, um die tatsächliche Nutzung der Arbeitsplätze zu überwachen. Anhand dieser Daten lässt sich die optimale Auslastung ermitteln und zukünftige Anforderungen können besser geplant werden. 
4. Flexibilität gewährleisten: Die Desk-Sharing-Ratio sollte so gestaltet sein, dass sie auf Veränderungen wie Schwankungen bei der Mitarbeiterzahl oder saisonale Anforderungen schnell reagieren kann. Flexibilität ist dabei entscheidend, um unvorhersehbare Entwicklungen abzufedern.
5. Rückmeldung von Mitarbeitenden einholen: Es ist sinnvoll, die Angestellten aktiv in den Planungsprozess einzubeziehen, um deren Bedürfnisse und Vorlieben zu verstehen. Das Feedback unterstützt die Entwicklung einer Quote, die den realen Anforderungen des Teams gerecht wird.

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Durch eine sorgfältige Planung und die Einbeziehung aller relevanten Faktoren kann die Quote den Weg für eine flexible, effiziente und gut organisierte Arbeitsplatznutzung ebnen.

Einflussfaktoren auf die Desk Sharing Ratio

Die optimale Nutzung von Desk Sharing Arbeitsplätzen hängt zudem von verschiedenen Faktoren ab, wobei sich speziell die folgenden drei auf die Quote auswirken können:

• Arbeitszeitmodelle und Schichten: Unterschiedliche Arbeitszeiten und Schichtsysteme beeinflussen, wie viele Angestellte gleichzeitig vor Ort sind. Eine gut durchdachte Desk Sharing Quote muss diese Faktoren daher berücksichtigen, um eine effiziente Auslastung der Arbeitsplätze zu gewährleisten.
• Projektbedingte Kapazitäten: In projektorientierten Unternehmen kann es Phasen geben, in denen kurzfristig mehr Arbeitsplätze benötigt werden. Diese temporären Anforderungen müssen sich genauso in der Kennziffer widerspiegeln und ausreichend Flexibilität bieten.
• Mitarbeiterfluktuation: Eine hohe Fluktuation im Unternehmen verlangt nach einer flexiblen Quote, die sich an die häufig schwankende Anzahl der Arbeitnehmer anpassen lässt.

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Ein sorgfältiges Abwägen dieser Faktoren ist entscheidend, um die Desk-Sharing-Ratio effektiv zu gestalten und den Arbeitsplatz optimal an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.

Die Bedeutung der Mitarbeitervorlieben für die Quote

Des Weiteren spielen auch die Präferenzen der Mitarbeitenden einen wichtigen Faktor bei der Ermittlung des idealen Verhältnis. Dabei sollten mehrere Aspekte beachtet werden:

• Arbeitsplatzpräferenzen: Während einige Beschäftigte oder ganze Abteilungen aufgrund ihrer Aufgaben feste Arbeitsplätze bevorzugen, legen andere Wert auf Flexibilität. Diese unterschiedlichen Vorlieben sollten in die Berechnung der Quote einfließen, um eine hohe Akzeptanz zu gewährleisten.
• Kommunikationsanforderungen: Arbeitnehmer mit hohem Kommunikationsbedarf schätzen häufig offene Büroumgebungen. Daher ist es wichtig, auch räumliche Anforderungen für effektive Kommunikation zu berücksichtigen.
• Homeoffice-Präferenzen: Da immer mehr Mitarbeitende von zu Hause aus arbeiten, ist es ausschlaggebend, deren Vorlieben bezüglich der Häufigkeit von Büroanwesenheit zu beachten. Dies hat einen direkten Einfluss auf die benötigte Anzahl an Arbeitsplätzen.
• Teamdynamiken: Teams haben unterschiedliche Anforderungen an die Arbeitsplatzgestaltung, insbesondere was die Notwendigkeit der räumlichen Nähe betrifft. Diese strukturellen Unterschiede sollten bei der Berechnung der Desk-Sharing-Quote mit einbezogen werden.

Durch die Berücksichtigung dieser Vorlieben kann eine Arbeitsumgebung geschaffen werden, die sowohl den individuellen Bedürfnissen als auch den betrieblichen Anforderungen gerecht wird, was zu einer höheren Zufriedenheit und Effizienz führt!

Deshalb ist eine richtige Berechnung entscheidend

Die optimale Desk Sharing Ratio zu ermitteln, ist ein zentraler Schritt, wenn ein Unternehmen auf moderne Arbeitsplatzmodelle umstellen möchte, da sie einen bedeutenden Einfluss auf verschiedene Aspekte einer Organisation hat.

Kosteneinsparungen durch optimierte Flächennutzung

Eine genau abgestimmte Desk Sharing Quote führt dazu, dass Unternehmen teure Büroflächen effizienter nutzen können. Durch die Vermeidung von überflüssigen Schreibtischen lassen sich so nicht nur Mietkosten senken, sondern auch Ausgaben für 

• Energie, 
• Reinigung und 
• andere infrastrukturelle Posten. 

Die freigesetzten Mittel können in weiterer Folge sinnvoller in innovative Technologien oder Maßnahmen investiert werden, die die Arbeitsumgebung weiter verbessern und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden fördern. Langfristig steigert dies nicht nur die Kosteneffizienz, sondern auch die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber.

Flexibilität und effiziente Ressourcennutzung

Eine gut gewählte Desk-Sharing-Ratio schafft zudem die notwendige Flexibilität, um den Arbeitsplatz dynamisch an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Sie berücksichtigt dabei nicht nur wechselnde Mitarbeiterzahlen, sondern auch projektbasierte Anforderungen und unterschiedliche Homeoffice-Modelle. Dies ermöglicht eine effiziente Nutzung der vorhandenen Bürofläche, indem Leerstände minimiert und gleichzeitig ausreichend Arbeitsplätze für Spitzenzeiten bereitgestellt werden. Ein flexibles Modell steigert zudem die Agilität des Unternehmens, da es schnell auf Veränderungen reagieren kann.

Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität

Die richtige Quote spielt ebenso eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung, dass den Angestellten immer genügend Arbeitsplätze zur Verfügung stehen, ohne dass es zu Überkapazitäten kommt. Mitarbeitende schätzen es, wenn sie flexibel entscheiden können, ob sie im Büro oder remote arbeiten möchten, ohne dabei einen Platzmangel befürchten zu müssen. Ein ausgewogenes Verhältnis von Arbeitsplatzangebot und -nachfrage schafft dadurch eine positive Arbeitsumgebung, die sich direkt auf die Zufriedenheit auswirkt. 

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Durch eine sorgfältige Berechnung können Organisationen eine flexible, kosteneffiziente und mitarbeiterfreundliche Arbeitsumgebung schaffen, die sowohl den betrieblichen Anforderungen als auch den individuellen Bedürfnissen gerecht wird.

Gefahren und Risiken einer fehlerhaften Desk Sharing Ratio

Wird die Quote nicht präzise berechnet oder vernachlässigt, können sich daraus ebenso Probleme ergeben, die sowohl die Effizienz als auch die Arbeitsatmosphäre im Unternehmen beeinträchtigen:

• Mangel an Arbeitsplätzen und unzufriedene Mitarbeitende: Eine zu niedrig angesetzte Desk Sharing Ratio kann dazu führen, dass es nicht ausreichend Arbeitsplätze gibt. Arbeitnehmer haben Schwierigkeiten, einen freien Schreibtisch zu finden, was schnell zu Frustration und Stress führt. Dieser Platzmangel kann die Arbeitszufriedenheit und die allgemeine Produktivität erheblich senken.
• Überhöhte Kosten durch ungenutzte Flächen: Eine zu großzügige Berechnung führt hingegen dazu, dass zu viele Arbeitsplätze leer bleiben. Diese Unterauslastung verursacht unnötige Kosten, da Ressourcen wie Büroflächen, Energie und Infrastruktur ineffizient genutzt werden. Statt Einsparungen zu erzielen, entsteht so eine finanzielle Belastung!
• Fehlende Flexibilität bei Veränderungen: Eine starre oder ungenaue Ratio kann die Flexibilität des Unternehmens erheblich einschränken. Schwankende Mitarbeiterzahlen, neue Arbeitsmodelle oder wechselnde Projektanforderungen lassen sich nur schwer bewältigen, wenn die Arbeitsplatzverteilung nicht flexibel genug gestaltet ist.
• Teamkonflikte und gestörte Arbeitsbeziehungen: Wenn Arbeitsplätze knapp sind, entsteht eine leichte Konkurrenz unter den Beschäftigten, was die Zusammenarbeit im Team beeinträchtigen kann. Konflikte um begrenzte Ressourcen schaden dem Teamgeist und sorgen für Unruhe, was letztlich die Produktivität des gesamten Teams negativ beeinflusst.

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Um diese negativen Auswirkungen zu vermeiden, ist es essenziell, die Desk Sharing Ratio sorgfältig und unter Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu berechnen. Eine gut durchdachte und flexible Planung fördert nicht nur die Effizienz, sondern auch das Arbeitsklima und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Desk-Sharing-Quote – Effizienzsteigerung durch flexible Arbeitsplatznutzung

Die Berechnung der richtigen Desk Sharing Quote ist ein zentraler Aspekt moderner Arbeitsplatzmodelle. Sie hilft Unternehmen, Büroflächen effizient zu nutzen, Kosten zu senken und gleichzeitig die Zufriedenheit der Angestellten zu steigern. Durch eine flexible und bedarfsgerechte Planung kann eine Desk Sharing Quote geschaffen werden, die sowohl den Anforderungen des Unternehmens als auch den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht wird. Indem Faktoren wie Homeoffice, Teamstrukturen und Arbeitsplatzpräferenzen berücksichtigt werden, lässt sich eine Arbeitsumgebung gestalten, die Flexibilität, Produktivität und Kosteneffizienz optimal vereint. So wird das Desk-Sharing Modell zu einer zukunftsweisenden Lösung, die Unternehmen nicht nur effizienter, sondern auch attraktiver für ihre Mitarbeitenden macht.

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