8 Schritte zur Umsetzung von Desk Sharing im Unternehmen

Desk Sharing erfolgreich umsetzen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Unternehmen

In einer immer flexibler werdenden Arbeitswelt gewinnt das Desk-Sharing-Modell, also das Teilen von Arbeitsplätzen, zunehmend an Bedeutung. Dieses Konzept bietet viele Vorteile, da es unter anderem eine effiziente Nutzung der Büroräume, Kosteneinsparungen und die Unterstützung von Kollaboration ermöglicht. Die Umsetzung ist jedoch komplex und erfordert sorgfältige Planung und Kommunikation, damit die Einführung so reibungslos wie möglich gelingt. Dieser Leitfaden bietet folglich eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur erfolgreichen Implementierung von Desk Sharing!

Schritt 1: Bedarfsanalyse als Grundlage des Desk-Sharings

Bevor ein Desk-Sharing-Konzept entwickelt wird, ist eine genaue Bedarfsanalyse entscheidend. Ohne Klarheit darüber, welche Räume und Arbeitsplätze tatsächlich benötigt werden, besteht das Risiko, dass das Konzept nicht erfolgreich umgesetzt werden kann. Die Bedarfsanalyse beantwortet dabei zentrale Fragen, wie beispielsweise die folgenden:

• Büroauslastung: Wie viele Mitarbeitende sind an verschiedenen Tagen im Büro?
• Arbeitsmuster: Welche Abteilungen oder Teams sind regelmäßig im Büro und in welchen Zeitfenstern?
• Raumbedarf: Welche Arten von Arbeitsplätzen und Räumen werden benötigt – von fokussierten Einzelarbeitsplätzen über Konferenzräume bis hin zu Bereichen für kreatives Teamwork?
• Flexibilitätsgrad: Welche Angestellten haben flexible Arbeitszeiten, und wie viele von ihnen nutzen Homeoffice?

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Diese Informationen bilden die Grundlage für die Planung und schaffen Transparenz darüber, welche Ressourcen wirklich benötigt werden. 

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Schritt 2: Ziele und Erwartungen festlegen

Die nächsten Schritte im Prozess setzen eine klare Zielsetzung voraus. Denn eine Festlegung der Ziele und Erwartungen sorgt dafür, dass das Desk Sharing Modell messbare Erfolge erreichen kann und schafft zugleich Orientierung. Dabei könnten unter anderem diese Bestrebungen gesetzt werden: 

• Kostensenkung: Ein typisches Ziel von Desk-Sharing ist die Reduzierung der Bürofläche, um Miet- und Betriebskosten zu senken.
• Verbesserte Flächennutzung: Durch die Einführung flexibler Arbeitsplätze sollen ungenutzte Flächen minimiert und die Büroräume effizienter genutzt werden.
• Förderung von Teamarbeit: Desk Sharing kann die Zusammenarbeit stärken, indem flexible Teamräume und offene Arbeitszonen angeboten werden.
• Positive Mitarbeitererfahrung: Ein modernes Arbeitsplatzmodell kann dazu beitragen, Arbeitnehmer zu motivieren und die Attraktivität des Unternehmens zu erhöhen.

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Obige oder auch weitere Ziele legen da bei den Rahmen fest und erleichtern es, den Erfolg des Modells im Nachhinein einfacher zu messen und zu bewerten.

Schritt 3: Einbindung der Mitarbeitenden samt Kommunikation

Für die meisten Beschäftigten bedeutet Desk-Sharing eine Veränderung ihrer gewohnten Arbeitsweise. Daher ist es für den Erfolg des Konzepts ausschlaggebend, die Akzeptanz der Angestellten zu erhöhen! Um dies zu erreichen ist es notwendig, die Mitarbeitenden frühzeitig in den Prozess einzubinden und transparent über alles zu berichten. Folgende Informationen sollten an die Mitarbeiter weitgetragen werden:

• Informationsveranstaltungen: Eine umfassende Information über das „Warum“ und „Wie“ des Desk-Sharing-Modells ist essenziell, um den Beschäftigten das Konzept näherzubringen.
• Schulungen und Workshops: Diese Formate ermöglichen es, Fragen zu klären und das System in der Praxis zu erproben.
• Feedback-Schleifen: Durch Umfragen und Feedbackrunden können Arbeitnehmer ihre Bedenken äußern und Verbesserungsvorschläge einbringen.
• Regelmäßiger Austausch: Fortlaufende Kommunikation und Updates sorgen dafür, dass die Angestellten sich gehört fühlen und Vertrauen in das Modell entwickeln.

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Eine transparente Kommunikation sorgt dafür, dass alle Beteiligten die Vorteile und Notwendigkeiten des Modells verstehen. Denn eine hohe Akzeptanz ist der Schlüssel, um Desk-Sharing erfolgreich umzusetzen und die Mitarbeitenden für das neue Modell zu begeistern.

Schritt 4: Die richtige Infrastruktur durch Büroplanung und Gestaltung für Desk Sharing schaffen

Eine flexible Bürogestaltung ist die Grundlage für ein funktionierendes Desk-Sharing-Modell. Hier geht es darum, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das verschiedene Bedürfnisse erfüllt und allen Beschäftigten einen attraktiven Arbeitsplatz bietet. Folgende sind unter anderem nennenswert:

• Arbeitsplatztypen: Unterschiedliche Zonen für fokussiertes Arbeiten, informellen Austausch, Teamarbeit und Rückzugsmöglichkeiten sind entscheidend.
• Ergonomische Ausstattung: Hochwertige, ergonomische Möbel und flexible Arbeitsplätze sind wichtig, um die Zufriedenheit und Gesundheit der Angestellten zu fördern.
• Technische Ausstattung: Jeder Arbeitsplatz sollte eine Basisausstattung bieten, darunter Monitore, Anschlüsse, Ladestationen und ergonomische Stühle.
• Räumliche Abgrenzungen: Eine klare Struktur im Büro fördert die Übersichtlichkeit und erleichtert die Orientierung im Shared Space.

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Unter Berücksichtigung dieser Punkte wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter einen passenden Arbeitsplatz für sich selbst findet.

Schritt 5: Einführung eines digitalen Reservierungssystems

Des Weiteren ist ein digitales Arbeitsplatz-Buchungssystem essenziell, damit das Desk Sharing reibungslos funktioniert. Eine solche Software ermöglicht es nämlich, Arbeitsplätze im Voraus zu buchen und schafft eine bessere Übersicht über die Raumbelegung. Noch dazu ergeben sich dadurch die folgenden Vorzüge:

• Einfache Bedienung: Ein intuitiv bedienbares System erleichtert die Arbeitsplatzreservierung und minimiert den Aufwand für die Mitarbeitenden.
• Echtzeit-Verfügbarkeit: Das System sollte aktuelle Belegungsinformationen anzeigen, um eine schnelle Orientierung zu ermöglichen.
• Integration mit Kalendern und Tools: Eine Synchronisation mit Kalender- und Kollaborationstools erleichtert die Planung und verbessert die Nutzerfreundlichkeit.
• Mobile Nutzung: Eine mobile Anwendung ermöglicht den Angestellten die einfache Buchung und Verwaltung ihrer Reservierungen auch unterwegs.

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Das Reservierungssystem bildet somit das Herzstück des Desk-Sharing-Modells, da es Beschäftigten eine gezielte Arbeitsplatzwahl ermöglicht und dabei hilft, Engpässe oder Überbelegungen zu vermeiden.

Schritt 6: Erste Erfahrungen in der Pilotphase sammeln

Eine Pilotphase ist empfehlenswert, um Desk Sharing in einem begrenzten Rahmen zu testen und zu optimieren. In dieser Testphase werden sowohl die Akzeptanz als auch die Funktionalität überprüft, bevor das Modell auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet wird. Die Pilotphase lässt sich in diese Schritte aufteilen:

• Testbereich oder Abteilung: Die Einführung in einer begrenzten Abteilung oder in einem speziellen Bereich erleichtert die Ermittlung erster Rückmeldungen.
• Erfahrungsanalyse: Die Nutzungsmuster und das Verhalten der Arbeitnehmer werden beobachtet, um eventuelle Schwachstellen im System zu identifizieren.
• Feedback einholen: Durch Umfragen und Gespräche werden Rückmeldungen der Mitarbeitenden gesammelt, um notwendige Anpassungen vorzunehmen.
• Optimierungsmaßnahmen erarbeiten: Erkenntnisse aus der Pilotphase helfen, das Modell an die spezifischen Anforderungen anzupassen.

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Zusammengefasst hilft die Pilotphase, Anpassungsbedarf frühzeitig zu erkennen und das System für eine großflächige Einführung zu optimieren.

Schritt 7: Feedback einholen und Desk-Sharing anpassen

Nach der Pilotphase ist eine gründliche Analyse und eine Anpassung des Modells sinnvoll. Feedback hilft dabei, Desk-Sharing kontinuierlich zu verbessern. Dabei geht man meist wie folgt voran:

• Ergebnisse der Pilotphase auswerten: Die Rückmeldungen der Angestellten und die Auslastungsdaten liefern wichtige Hinweise darauf, ob das Modell den Bedürfnissen gerecht wird.
• Anpassungen vornehmen: Je nach Ergebnis der Analyse können Anpassungen vorgenommen werden, etwa durch eine geänderte Raumaufteilung oder zusätzliche Arbeitsplätze.
• Kommunikation mit den Beschäftigten: Eine offene Kommunikation über die Ergebnisse und geplante Anpassungen schafft Transparenz und fördert das Vertrauen.
• Schrittweise Erweiterung: Je nach Bedarf kann die Implementierung in weitere Abteilungen ausgedehnt werden.

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Durch diese kontinuierliche Verbesserung wird das Desk-Sharing-Konzept langfristig optimiert und an die aktuellen Bedürfnisse angepasst.

Schritt 8: Kontinuierliche Evaluation und Optimierung

Ein einmal eingeführtes Desk Sharing Modell bleibt dynamisch und sollte regelmäßig überprüft und verbessert werden. Der Bedarf und die Arbeitsweise der Arbeitnehmer können sich im Laufe der Zeit ändern, und das Modell sollte diesen Entwicklungen folgen:

• Regelmäßige Auslastungsanalyse: Die regelmäßige Überprüfung der Belegungsraten und Flächennutzung hilft, Optimierungspotenzial zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.
• Anpassung der Bürogestaltung: Wenn sich die Bedürfnisse ändern, kann die Bürogestaltung flexibel angepasst werden, zum Beispiel durch die Schaffung zusätzlicher Rückzugsräume.
• Offenheit für Feedback: Kontinuierliche Rückmeldungen der Mitarbeitenden und gegebenenfalls erneute Umfragen helfen, die Zufriedenheit zu fördern und das System bedarfsgerecht zu gestalten.
• Langfristige Strategieanpassung: Regelmäßige Evaluierungen helfen, Desk-Sharing an neue Unternehmensziele und sich verändernde Arbeitswelten anzupassen.

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Durch eine regelmäßige Evaluation und Anpassung kann sichergestellt werden, dass das Desk Sharing den aktuellen Anforderungen des Unternehmens und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden langfristig gerecht wird.

So wird Desk-Sharing richtig umgesetzt!

Das moderne Arbeitskonzept, Desk Sharing, bietet zahlreiche Vorteile, wie unter anderem Kosteneffizienz, Flexibilität und die Förderung der Zusammenarbeit. Die erfolgreiche Einführung erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und eine schrittweise Umsetzung. Mit einer detaillierten Bedarfsanalyse, klaren Zielsetzungen und der kontinuierlichen Einbindung der Mitarbeitenden kann Desk-Sharing zu einem zukunftsfähigen Arbeitsplatzmodell werden, das sowohl Unternehmen als auch Angestellten Vorteile bietet. Dabei sorgen regelmäßige Evaluation und Anpassungen dafür, dass das Modell mit den Bedürfnissen wächst und langfristig erfolgreich bleibt!