Desksharing — Ihr Weg zum hybriden Arbeiten

Desksharing, gepaart mit hybridem Arbeiten, ist in aller Munde. Die heutige Arbeitswelt kennt das Home-Office genauso gut wie das Büro, aber wir gehen zu Unrecht davon aus, dass letzteres vom Aussterben bedroht ist. Telearbeit hat viele Vorteile, aber im Durchschnitt wollen Mitarbeiter nur 2-3 Tage vom Büro entfernt arbeiten.

Was genau bedeutet Desksharing in diesem Zusammenhang?

Schreibtisch teilen beschreibt ein Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeiter keine fest zugewiesenen Arbeitsplätze haben, und das in einem Büro, in dem sich in der Regel mehr Personen als Sitzplätze befinden. Das hybride Arbeitsmodell lässt sich perfekt mit dem Konzept der gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen kombinieren.

Die Corona-Pandemie zwang die meisten Unternehmen, starre Arbeitsplatzmodelle radikal zu überdenken. Jetzt ist Flexibilität der Name des Spiels. Entweder du arbeitest von zu Hause aus, oder du kommst von Zeit zu Zeit ins Büro. Wenn aber jeder spontan entscheiden kann, ob er ins Büro kommt oder nicht, bleiben unter Umständen viele Schreibtische unbesetzt. Um hier die Kosten zu minimieren, wird Desksharing eingeführt. Mitarbeiter können entweder ihre Sitzplätze im Voraus buchen, was als Hotelling bezeichnet wird, oder sich jeden Tag zu Beginn des Arbeitstages nach einem freien Sitzplatz umsehen, was als Hot-Desking bezeichnet wird.

Was sind die Vorteile von Desk Sharing?

Das Konzept ermöglicht es Unternehmen, die Betriebskosten erheblich zu senken, da Büroräume verkleinert werden können, wodurch Heiz- und Beleuchtungskosten eingespart werden können.

Abgesehen von der Geldfrage hat Desksharing vor allem einen Vorteil: Flexibilität. Die Mitarbeiter können je nach der zu erledigenden Arbeit das richtige Arbeitsumfeld wählen.

Desk Sharing ist außerdem ein Synonym für Wissens- und Erfahrungsaustausch, denn Mitarbeiter, die täglich den Job wechseln, stehen ständig in neuem Kontakt mit unterschiedlichen Teams und Abteilungen. Insbesondere informelle Gespräche können zu gegenseitigem Verständnis führen, was den Zusammenhalt und die Loyalität der Mitarbeiter positiv beeinflusst und die Innovationskraft des Unternehmens langfristig vorantreiben kann.

Was sind die Herausforderungen des Desksharing Modells und wie können sie bewältigt werden?

Neben all den Vorteilen stellt Desksharing auch eine große Veränderung und damit eine potenzielle Belastung für die Mitarbeiter dar. Um dies zu verhindern, empfiehlt es sich, die Einführung von Desksharing immer mit einem Change-Management-Prozess zu verbinden.

Neben den psychologischen Auswirkungen können auch die Einrichtungszeit und der damit verbundene Aufwand eine Herausforderung sein. Dies kann jedoch auf ein Minimum beschränkt werden, indem höhenverstellbare Schreibtische und die notwendige Technologie integriert werden.

Unternehmen sollten auch die Einführung einer Clean-Desk-Policy in Betracht ziehen. Ordnung zu schaffen und aufrechtzuerhalten mag auf den ersten Blick trivial klingen, ist aber dennoch eine Grundvoraussetzung für einen produktivitätsfördernden Arbeitsplatz.

Zu guter Letzt Unternehmen sollten in ein Softwaretool investieren das ist einfach zu bedienen und macht die Buchung des individuell gewünschten Arbeitsplatzes so einfach wie möglich. Flexible Arbeitsplätze können in Unternehmen effizient eingerichtet werden, wenn unterstützende Software verfügbar ist.

Fazit zum Desk Sharing

Die Implementierung von Desksharing in einem Unternehmen gewährleistet eine bessere Nutzung der vorhandenen Ressourcen und eine bessere Überwachung der Bürobelegung, wodurch die Kosten für Büroausstattung, Energie und sogar die Miete erheblich gesenkt werden. Darüber hinaus kann die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen ein großer Motivator für Mitarbeiter sein, da sie abwechselnd von zu Hause aus arbeiten und im Büro anwesend sind. Mitarbeiter vernetzen sich organisch, und ihre Kreativität und Produktivität werden durch häufige Ortswechsel gesteigert.

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