Das Hot Desking Konzept

In modernen Büros taucht immer häufiger der Begriff "Hot Desking" auf. Aber was genau verbirgt sich dahinter? Und welche Auswirkungen hat das Konzept auf unsere Arbeitswelt? In diesem Artikel wollen wir den Schlagwort auf den Grund gehen und herausfinden, für wen sich Hot Desking eignet - und für wen eher nicht. Tauchen wir ein in die Welt der flexiblen Arbeitsplätze!

Was bedeutet Hot Desking?

Stellt euch vor, ihr kommt morgens ins Büro und sucht euch einen freien Schreibtisch, ganz nach Lust und Laune. Am nächsten Tag setzt ihr euch woanders hin, vielleicht neben andere Kollegen oder in einen ruhigeren Bereich. Genau das ist die Grundidee von Hot Desking: Statt fester Arbeitsplätze gibt es einen Pool an Schreibtischen, die sich die Mitarbeitenden flexibel teilen.

Der Begriff "Hot Desking" kommt ursprünglich aus dem Englischen und lässt sich am besten mit "flexibles Arbeiten" übersetzen. "Hot" steht dabei für die hohe Fluktuation, "Desk" für den Schreibtisch. Anders als beim klassischen Arbeitsplatz ist man also nicht an einen festen Platz gebunden, sondern kann sich jeden Tag neu orientieren.

Wie funktioniert Hot Desking in der Praxis?

In Unternehmen, die Hot Desking praktizieren, sind meist weniger Schreibtische als Mitarbeitende vorhanden. Das liegt daran, dass durch mobiles Arbeiten, Teilzeit oder Außentermine selten alle gleichzeitig im Büro sind. Stattdessen können sich die Anwesenden die vorhandenen Plätze frei aussuchen - oft unterstützt durch eine digitale Buchungssoftware.

Stellt euch das wie in einem Hotel vor: Ihr checkt morgens ein, richtet euch an einem Schreibtisch ein und hinterlasst den Platz abends wieder sauber für den nächsten Gast. Persönliche Gegenstände werden in abschließbaren Schränken oder Rollcontainern verstaut, so dass die Tische frei bleiben. Benötigte Technik wie Bildschirme oder Dockingstationen ist meist schon vorhanden.

Die Vorteile von Hot Desking

Befürworter sehen in Hot Desking viele Chancen für Unternehmen und Mitarbeitende:

Effizienzsteigerung: Weil Arbeitsplätze bedarfsgerecht genutzt werden, lassen sich Büroflächen einsparen oder für andere Zwecke nutzen. Das spart Kosten und Ressourcen.

Flexibilität: Mitarbeitende können ihren Arbeitsort frei wählen, sei es im Büro oder im Homeoffice. Das ermöglicht selbstbestimmtes Arbeiten und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.

Vernetzung: Durch den täglichen Platzwechsel kommt man leichter mit verschiedenen Kollegen ins Gespräch. Das fördert den Wissensaustausch und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit.

Innovation: In wechselnden Konstellationen entstehen oft neue Ideen und kreative Lösungen. Hot Desking schafft so ein inspirierendes Umfeld für Innovationen.

Die Herausforderungen von Hot Desking

Allerdings bringt das Konzept auch einige Herausforderungen mit sich:

Verlust der persönlichen Arbeitssphäre: Für viele ist der eigene Schreibtisch ein Stück Identität und Rückzugsort. Das fällt bei Hot Desking weg, was anfangs Unsicherheit auslösen kann.

Aufwand und Ablenkung: Jeden Tag aufs Neue seinen Platz einzurichten, kostet Zeit und Nerven. Auch die wechselnde Umgebung kann ablenken und die Konzentration stören.

Erschwerte Zusammenarbeit: Wenn Teams ständig auseinandergerissen werden, leidet oft die Kommunikation. Absprachen werden schwieriger, spontane Ideenfindung seltener.

Herausforderung für Führungskräfte: Auch für Chefs ist es eine Umstellung, wenn sie ihr Team nicht mehr um sich haben. Die Mitarbeiterführung muss nun gezielter und oft digitaler stattfinden.

Für wen eignet sich Hot Desking?

Ob Hot Desking zum eigenen Unternehmen passt, hängt von vielen Faktoren ab: von der Branche, den Tätigkeiten, der Technologie und nicht zuletzt von der Unternehmenskultur. Tendenziell eignet sich das Konzept besonders für Organisationen mit:

• einem hohen Anteil an mobiler oder projektbezogener Arbeit
• einer ausgeprägten digitalen Infrastruktur
• flachen Hierarchien und einer offenen Kommunikationskultur
• Mitarbeitenden, die Flexibilität und Eigenverantwortung schätzen

Weniger geeignet ist Hot Desking dagegen für Unternehmen mit:

• überwiegend stationären Tätigkeiten, z.B. im Vertrieb oder Kundenservice
• einem hohen Bedarf an Konzentration und Ruhe, etwa in der Entwicklung
• einer eher traditionellen, hierarchischen Struktur
• Mitarbeitenden, die viel Wert auf feste Routinen und persönliche Bindungen legen

Die richtige Vorbereitung ist entscheidend!

Egal, ob Hot Desking für euch in Frage kommt oder nicht: Eine sorgfältige Vorbereitung ist in jedem Fall entscheidend. Denn die Umstellung auf flexible Arbeitsplätze bedeutet einen tiefgreifenden Wandel für Organisation und Belegschaft.

Bindet eure Mitarbeitenden frühzeitig ein und sprecht offen über Chancen und Bedenken. Schafft Ausgleich für den Verlust der persönlichen Arbeitsplätze, etwa durch großzügige Stauräume oder attraktive Aufenthaltsbereiche. Investiert in eine zuverlässige technische Ausstattung und digitale Tools, die ortsunabhängiges Arbeiten erleichtern. Und unterstützt eure Führungskräfte dabei, neue Wege der Mitarbeiterführung und Zusammenarbeit zu finden.

Mit der richtigen Planung und Begleitung kann Hot Desking so zu einem Gewinn für alle werden - und den Weg in eine moderne, flexible Arbeitswelt ebnen. Es liegt an uns, die Chancen zu nutzen und die Herausforderungen gemeinsam zu meistern.