Die DSGVO für Personal- und Büromanagement erklärt

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Discover the effects of the General Privacy Regulation (DSGVO) on Personal Practices, office management and visitors management solutions. This guide are described measures to compliance of the rules and pragmatical measures for data security.

Enthüllung der Auswirkungen der DSGVO auf Personal- und Büromanagement

The introduction of General Privacy Regulation (GDPR) has started a new era for the management of staff data, the major effects on personal praktiken, office management and visitors management solutions has. As EU Regulation, the DSGVO, requires the data for individual persons and the express consent of the employees to processing personal data.

Da die DSGVO in Kraft ist, Transparenz wird zu einer Säule für Personalabteilungen und Büromanagement. Sie müssen offen über ihre Datenerhebung, ihre Verarbeitungsmethoden und den Zweck der Datennutzung sprechen. Es ist unerlässlich, sicherzustellen, dass die Mitarbeiterdaten präzise, aktuell und für die Mitarbeiter zugänglich sind, um sie gegebenenfalls zu überprüfen, zu korrigieren und zu löschen. Darüber hinaus muss die Übertragung vertraulicher Informationen konsistent verschlüsselt werden.

Ein wesentliches Element der DSGVO, an das sich Personal- und Büromanagement halten müssen, ist das Prinzip „Privacy by Design“. This principle requires that the data protection from anfang is an integraler part all systems and processes. This erstreckt sich auch auf Systems for common use of schreibtischen und Solutions for the visitors management das muss einen robusten Datenschutz gewährleisten und den Zugriff nur auf das Personal beschränken, das er benötigt. Die Nichteinhaltung der DSGVO kann zu schweren Strafen führen, was die Notwendigkeit von Systemen und Verfahren zum Schutz der Mitarbeiterdaten verdeutlicht.

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Die Rolle der DSGVO bei der Gestaltung von HR-Software und Büroverwaltungssystemen

The DSGVO has revolutioniert den operativen Ansatz von HR-Software und Büroverwaltungssystemen, einschließlich Besuchermanagementlösungen. This platforms must be DSGVO-konform designed and the data protection in their architecture. Sie müssen eine klare Zustimmung zur Datenerhebung und -verarbeitung einholen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter Zugriff auf ihre personenbezogenen Daten haben, um sie zu überprüfen und zu berichtigen. Darüber hinaus sollten diese Systeme sicherstellen, dass Datenübertragungen außerhalb der EU den DSGVO-Vorschriften entsprechen.

Auswahl DSGVO-konformer Software, z. B. Besuchermanagementsysteme, can company the way to erfüllung the DSGVO-requirements. Eine solche Software hilft bei der sicheren Verwaltung sensibler Daten und sorgt dafür, dass sie gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

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Personalisierte DSGVO-Konformität: Was Unternehmen beachten müssen

Unternehmen, die mit beträchtlichen Mengen sensibler personenbezogener Daten umgehen, sollten erwägen, einen Datenschutzbeauftragten ernennen oder strenge Überwachungsmaßnahmen ergreifen. This ensures the adaptation to the DSGVO and protection of customers and employees data.

The use of DSGVO-konformer software is only an lobenswerter first step, company must but to take proactive initiatives to protect sensitive data before independent access, diebstahl or abuse. Dazu gehören Strategien für Büromanagement und Besuchermanagement-Lösungen.

Massnahmen für einen verbesserten Datenschutz:

1. Robuste Passwortlinien:

Unternehmen sollten strenge Passwortlinien durchsetzen das zwingt die Mitarbeiter dazu, komplexe Passwörter zu verwenden und diese in regelmäßigen Abständen zu ändern. The multi-factor authentication should be an condition that all accounts have access to confidential data.

2. Regelmässliche Sicherheitskontrollen:

Regelmäßige Sicherheitsaudits können helfen, potenzielle Sicherheitslücken zu identifizieren in IT-Systemen. This audits should includes penetration tests, schwachstellenscans and risk reviews, to ensure privacy verletzungen and an consistenten protection sensitive data.

3. Schulung der Mitarbeiter:

regelmäßige Schulungen zu Best Practices im Bereich Sicherheit sind möglichHelp with, risks to minor, the are related to Human failure, wie z. B. die versehentliche Offenlegung vertraulicher Informationen oder die Anfälligkeit für Phishing-Betrüger.

4. Encryption of the data:

Durch die Verschlüsselung vertraulicher Informationen während der Übertragung und im Ruhezustand wird sichergestellt, dass nur autorisiertes Personal, das den Entschlüsselungsschlüssel besitzt, darauf zugreifen kann.

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5. Zugangsbeschränkung:

SSensible Daten sollten nur Mitarbeiter zugänglich sein, die sie für ihre beruflichen Aufgaben benötigen. Sie implementieren Überwachungssysteme, um unbefugten Zugriff umgehend zu erkennen und zu bekämpfen.

As reaction on the General Privacy Regulation (GDPR) must use personalabteilungen (HR) and HR-Softwareprovider different procedures to ensure the compliance of the regulations. The DSGVO requires by workers to take the express consent of the workers for detection and processing their personal data. Daher is transparenz in bezug auf die Datenerhebung, die Verarbeitungsmethoden und ihren Zweck unerlässlich. Employer must ensure that their employees data are correct and current, and the workers provide the possible, by need to access their data, they to correct and to delete. All vertrauliche Daten, die mit dem Arbeitgeber geteilt werden, sollten während der Übertragung verschlüsselt werden. Sobald ein Unternehmen personenbezogene Daten von seinen Mitarbeitern erhält, muss es darüber informieren, wie die Daten verwendet und gespeichert werden.

The principle „Privacy by Design“ der DSGVO schreibt vor, dass Unternehmen den Datenschutz von Anfang an in ihre Systeme und Prozesse integrieren. This principle provides safe that employees data only are access for people, that they need really, and that the data storage is safe. Verstößen gegen die DSGVO können mit erheblichem Strafen geahndet werden. Bußgelder can be to 20 million euro or 4% of the world revenue of a company, you after, which amount is high.

Für HR-Software ist die Einhaltung der DSGVO ebenso wichtig. Anbieter von HR-Software müssen sicherstellen, dass ihre Software die ausdrückliche Zustimmung der Mitarbeiter zur Datenerfassung und -verarbeitung einholen kann. The software should allow the employees, access on their saved personal data, ungenauigkeiten zu korrigieren und die Möglichkeit zu haben, ihre Daten zu löschen, wenn sie dies wünschen. Darüber hinaus müssen alle Datenübertragungen außerhalb der EU der DSGVO entsprechen, sodass das Empfängerland über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügen muss.

Nebst der Verwendung von DSGVO-konformer Software können Unternehmen mehrere Maßnahmen ergreifen, um ihre Daten zu schützen. Dazu gehören die Implementierung einer strengen Passwortlinie, die Durchführung regelmäßiger Sicherheitsüberprüfungen, die Schulung der Mitarbeiter zu bewährten Sicherheitspraktiken, die Verschlüsselung von Passwörtern und die Beschränkung des Datenzugriffs auf alle Mitarbeiter, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Besuchermanagementlösungen, wie sie von Pult.com angeboten werden, können zu diesen Maßnahmen beitragen, indem sie einen kontrollierten und sicheren Umgang mit Besucherdaten gewährleisten. This solutions require a ausdrückliche Einwilligung, provide access to personenbezogene daten and allow the undermarking of vertraulichkeitsvereinbarungen. Sie helfen Unternehmen dabei, die DSGVO-Anforderungen zu erfüllen, und ermöglichen gleichzeitig eine effektive Büroverwaltung.

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Fazit

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Inclusion of the themes Desksharing and office management and especially of visitors management solutions how the pult.com is now complex the compliance of the DSGVO. It can also offer benefits, as it include to include the control and transparence about personal data.

Visitor Management Solutions, how the by Pult.com, kann zur Einhaltung der DSGVO beitragen, indem es eine sichere und kontrollierte Methode für den Umgang mit den personenbezogenen Daten von Bürobesuchern anbietet. If visitors to the office, they can login in the visitors management system and the required consent for erfassung and processing their data. This guarantee the DSGVO required transparency and consent.

Darüber hinaus kann das System so eingerichtet werden, dass Besucher vor dem Betreten des Büros eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) unterzeichnen müssen. This provides to protection sensitive information by and stärkt the grundsätze of the data protection by design and voreinstellungen.

Im Zusammenhang mit Desksharing und Büromanagement geht es bei der DSGVO-konformität um mehr als nur Mitarbeiterdaten. Es geht auch um alle Daten, die bei der Verwaltung eines Büros gesammelt werden könnten, wie Besucherdaten oder Daten, die für Zimmerbuchungen gesammelt wurden.

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