Erforsche die Auswirkungen von DSGVO auf die Personalpraxis, das Büromanagement und Desk-Sharing-Systeme, einschließlich der Schritte zur Einhaltung der Vorschriften und praktischer Maßnahmen.
Erfahre, welche Auswirkungen die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) auf die Personalpraxis, das Büromanagement und die Lösungen für die Besucherverwaltung hat. Dieser Leitfaden beschreibt die Schritte zur Einhaltung der Verordnung und schlägt pragmatische Maßnahmen zur Datensicherheit vor.
Die Einführung der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) hat eine neue Ära für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten eingeläutet, die erhebliche Auswirkungen auf die Personalpraxis, das Büromanagement und die Besuchermanagementlösungen hat. Als EU-Verordnung stärkt die DSGVO den Datenschutz für Einzelpersonen und erfordert die ausdrückliche Zustimmung der Beschäftigten zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten.
Mit der Einführung von DSGVO wird Transparenz zu einem Grundpfeiler für Personalabteilungen und Büroleitung. Sie müssen offen über ihre Datenerfassung, ihre Verarbeitungsmethoden und den Zweck der Datennutzung sprechen. Es muss sichergestellt werden, dass die Daten der Beschäftigten präzise und aktuell sind und dass sie von den Beschäftigten überprüft, korrigiert und gegebenenfalls gelöscht werden können. Außerdem muss die Übertragung vertraulicher Informationen konsequent verschlüsselt werden.
Ein wichtiges Element von DSGVO , an das sich die Personal- und Büroleitung halten muss, ist der Grundsatz "Privacy by Design". Dieser Grundsatz verlangt, dass der Datenschutz von Anfang an ein integraler Bestandteil aller Systeme und Prozesse ist. Dies gilt auch für Desksharing-Systeme und Lösungen zur Besucherverwaltung, die einen soliden Datenschutz gewährleisten und den Zugang auf die Personen beschränken müssen, die ihn benötigen. Die Nichteinhaltung der DSGVO kann zu empfindlichen Strafen führen, was die Notwendigkeit von Systemen und Verfahren zum Schutz von Arbeitnehmerdaten unterstreicht.
Die DSGVO hat die Arbeitsweise von HR-Software und Büroverwaltungssystemen, einschließlich Lösungen für die Besucherverwaltung, revolutioniert. Diese Plattformen müssen im Einklang mit DSGVO entwickelt werden und den Datenschutz in ihre eigene Architektur integrieren. Sie müssen eine eindeutige Zustimmung zur Datenerfassung und -verarbeitung einholen und sicherstellen, dass die Beschäftigten Zugang zu ihren persönlichen Daten haben, um diese zu überprüfen und zu berichtigen. Außerdem sollten diese Systeme sicherstellen, dass die Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU mit den Bestimmungen von DSGVO in Einklang steht.
Die Auswahl von DSGVO-konformer Software, wie z. B. Besucherverwaltungssysteme, kann Unternehmen den Weg zur Erfüllung der Anforderungen von DSGVO erleichtern. Diese Software hilft dabei, sensible Daten vernünftig zu verwalten und sorgt dafür, dass sie gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
Unternehmen, die mit großen Mengen sensibler personenbezogener Daten umgehen, sollten die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten oder die Einführung robuster Überwachungsmaßnahmen in Erwägung ziehen. Dies gewährleistet die Einhaltung der DSGVO und den Schutz von Kunden- und Arbeitnehmerdaten.
Die Verwendung von DSGVO-konformer Software ist zwar ein lobenswerter erster Schritt, aber Unternehmen müssen auch proaktive Initiativen ergreifen, um sensible Daten vor unbefugtem Zugriff, Diebstahl oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören Strategien für die Büroverwaltung und Lösungen für die Besucherverwaltung.
Unternehmen sollten strenge Passwortrichtlinien durchsetzen, die die Beschäftigten dazu verpflichten, komplexe Passwörter zu verwenden und diese regelmäßig zu ändern. Die Multi-Faktor-Authentifizierung sollte eine Voraussetzung für alle Konten sein, die Zugang zu sensiblen Daten haben.
Regelmäßige Sicherheitsprüfungen können helfen, potenzielle Schwachstellen in IT-Systemen zu erkennen. Diese Audits sollten Penetrationstests, Schwachstellenscans und Risikobewertungen umfassen, um Datenschutzverletzungen vorzubeugen und einen konsequenten Schutz sensibler Daten zu gewährleisten.
Regelmäßige Schulungen zu bewährten Sicherheitspraktiken könnendazu beitragen, Risiken zu mindern, die durch menschliches Versagen entstehen, z. B. die versehentliche Weitergabe vertraulicher Informationen oder die Anfälligkeit für Phishing-Betrug.
Die Verschlüsselung sensibler Daten während der Übertragung und im Ruhezustand stellt sicher, dass nur autorisiertes Personal, das den Entschlüsselungsschlüssel besitzt, auf die Daten zugreifen kann.
Sensible Daten sollten nur den Beschäftigten zugänglich sein, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Implementiere Überwachungssysteme, um unbefugten Zugriff sofort zu erkennen und zu unterbinden.
Als Reaktion auf die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) müssen Personalabteilungen (HR) und Anbieter von HR-Software mehrere Praktiken anwenden, um die Einhaltung der Verordnung sicherzustellen. Die DSGVO verlangt von den Arbeitgebern, dass sie die ausdrückliche Zustimmung der Beschäftigten für die Erhebung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einholen. Daher ist Transparenz über die Datenerhebung, die Verarbeitungsmethoden und den Zweck der Datenerhebung unerlässlich. Die Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre Arbeitnehmerdaten korrekt und aktuell sind, und den Arbeitnehmern die Möglichkeit geben, auf ihre Daten zuzugreifen, sie zu korrigieren und bei Bedarf zu löschen. Alle vertraulichen Daten, die an den Arbeitgeber weitergegeben werden, sollten bei der Übertragung verschlüsselt werden. Sobald ein Unternehmen personenbezogene Daten von seinen Beschäftigten erhält, muss es sie darüber informieren, wie die Daten verwendet und gespeichert werden.
Das Prinzip "Privacy by Design" von DSGVO schreibt vor, dass Unternehmen den Datenschutz von Anfang an in ihre Systeme und Prozesse integrieren. Dieser Grundsatz stellt sicher, dass Mitarbeiterdaten nur denjenigen zugänglich sind, die sie wirklich brauchen, und dass die Datenspeicherung sicher ist. Verstöße gegen die DSGVO können erhebliche Strafen nach sich ziehen. Die Bußgelder können bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Umsatzes eines Unternehmens betragen, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Für HR-Software ist die Einhaltung von DSGVO ebenso wichtig. Anbieter von HR-Software müssen sicherstellen, dass ihre Software die ausdrückliche Zustimmung der Beschäftigten zur Datenerhebung und -verarbeitung einholen kann. Die Software sollte es den Beschäftigten ermöglichen, auf ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zuzugreifen, eventuelle Ungenauigkeiten zu korrigieren und ihre Daten zu löschen, wenn sie dies wünschen. Darüber hinaus müssen alle Datenübertragungen außerhalb der EU mit der DSGVO übereinstimmen, was bedeutet, dass das Empfängerland ein angemessenes Datenschutzniveau haben muss.
Neben der Verwendung von DSGVO-konformer Software können Unternehmen verschiedene Maßnahmen ergreifen, um ihre Daten zu schützen. Dazu gehören strenge Passwortrichtlinien, regelmäßige Sicherheitsprüfungen, Mitarbeiterschulungen zu bewährten Sicherheitspraktiken, die Verschlüsselung von Passwörtern und die Beschränkung des Datenzugriffs auf diejenigen Mitarbeiter, die ihn zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Besuchermanagement-Lösungen wie die von Pult.com können zu diesen Maßnahmen beitragen, indem sie einen kontrollierten und sicheren Umgang mit Besucherdaten gewährleisten. Indem sie eine ausdrückliche Zustimmung verlangen, Zugang zu persönlichen Daten bieten und die Unterzeichnung von NDAs ermöglichen, helfen diese Lösungen Unternehmen, die Anforderungen von DSGVO zu erfüllen und gleichzeitig ein effektives Büromanagement zu ermöglichen.
Die Einbeziehung des Themas Desksharing und Büromanagement und insbesondere Besuchermanagementlösungen wie die von Pult.com bringen eine zusätzliche Ebene der Komplexität bei der Einhaltung von DSGVO mit sich. Es kann jedoch auch Vorteile bieten, indem es hilft, die Kontrolle und Transparenz über personenbezogene Daten zu erhalten.
Besucherverwaltungslösungen, wie die von Pult.com, können bei der Einhaltung der Bestimmungen von DSGVO helfen, indem sie einen sicheren und kontrollierten Weg für den Umgang mit den persönlichen Daten von Bürobesuchern bieten. Wenn die Besucher das Büro betreten, können sie sich in das Besucherverwaltungssystem eintragen und damit ihr Einverständnis zur Erfassung und Verarbeitung ihrer Daten geben. Dies gewährleistet die von DSGVO geforderte Transparenz und Zustimmung.
Außerdem kann das System so eingerichtet werden, dass Besucher vor dem Betreten des Büros eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) unterschreiben müssen. Dies trägt zum Schutz sensibler Informationen bei und stärkt die Grundsätze des Datenschutzes durch Design und Voreinstellung.
Im Zusammenhang mit Desksharing und Büromanagement geht es bei der Einhaltung von DSGVO um mehr als nur um Mitarbeiterdaten. Es geht auch um alle Daten, die bei der Verwaltung eines Büros gesammelt werden können, wie z.B. Besucherdaten oder Daten, die für Raumbuchungen gesammelt werden.
