Besuchermanagement für hybride Arbeitsplätze

Besucherregistrierung mit Stift und Papier? das gehört nicht mehr zum heutigen Besuchermanagement, denn im Zeitalter der Digitalisierung wird auch dieses durch ein vollständig digitales Managementsystem ersetzt. Ob in Büros oder Produktionsstätten — große Menschenansammlungen bedeuten ein großes Sicherheitsrisiko für Mitarbeiter und geistiges Eigentum.

Was ist eigentlich ein Besuchermanagementsystem?

Dieses System versucht, alle Aktivitäten und Prozesse eines Unternehmens abzubilden, um Besucher zu kontrollieren und das Bild des Besuchererlebnisses gezielt zu zeichnen. Menschen behalten gute Erinnerungen, sie wollen sich willkommen und sicher fühlen — auch in Ihrem Unternehmen.

mit einem Besuchermanagementsystem werden viele Prozesse vereinfacht. Termine werden sowohl intern als auch mit Kunden aufgezeichnet und Erinnerungen werden rechtzeitig versendet. Die Nutzer erhalten auch Kontaktdaten für ihre Kontakte und Wegbeschreibungen innerhalb des Gebäudes. Außerdem gibt es keine Warteschlangen mehr an der Rezeption, da der Check-in sehr schnell über ein Tablet erfolgt. Je nach verwendetem System kann dann ein QR-Code generiert werden, der persönliche Daten für zukünftige Besuche speichert. Ein angenehmes und problemloses Erlebnis wurde generiert.

Welche Arten von Besuchermanagementsystemen gibt es?

a) Besuchermanagement der alten Schule

Das traditionelle, aber sehr veraltete Besuchermanagement plädiert für Stift und Papier. Im Prinzip kann man damit Informationen einholen und sich einen Überblick verschaffen, allerdings unter einer Bedingung: Der Besucher hat seinen richtigen Namen angegeben und hat eine einigermaßen lesbare Handschrift. Abgesehen davon nimmt das Ausfüllen eines Papierformulars Zeit in Anspruch und führt somit zu langen Warteschlangen an der Rezeption.

b) Software vor Ort

Eine Softwarelösung vor Ort mag auf den ersten Blick wie eine gute Alternative zum analogen Besuchermanagement erscheinen, aber eine solche Software ist mit hohen Anschaffungskosten verbunden, da die Hardware installiert und dann natürlich regelmäßig gewartet werden muss.

c) Cloud-basiertes Managementsystem

Wahrscheinlich ist einer der größten Vorteile eines cloudbasierten Besuchermanagementsystems die Möglichkeit der Integration mit anderen Plattformen. Das bedeutet, dass die gesamte Architektur des Systems nicht überarbeitet werden muss, wenn Änderungen vorgenommen werden. Die von den visitor:inside-Daten gewonnenen Informationen werden in der Cloud gespeichert und können für eine Vielzahl von Anwendungen verwendet werden.

Warum sollte ich mich für ein Besuchermanagementsystem entscheiden?

Die Arbeitswelt ist heute nicht mehr unbedingt an ein physisches Büro gebunden, und insbesondere hybrides Arbeiten ist unverzichtbar geworden. aber nur weil Mitarbeiter plötzlich im Home-Office arbeiten und wir Informationen per Videokonferenz austauschen, heißt das nicht, dass persönliche Geschäftstreffen aussterben. Hybrides Arbeiten bedeutet, dass Mitarbeiter von Zeit zu Zeit vor Ort arbeiten und Besucher und Kunden das Bürogebäude betreten.

Und was ist mit der Datenerfassung? Kein Unternehmen möchte, dass sich Besucher unwohl fühlen, weil sie das Gefühl haben, zu viel preiszugeben. Personenbezogene Daten sollten minimiert werden, was nicht mehr und nicht weniger bedeutet, als nur nach bestimmten, relevanten und begrenzten Informationen zu fragen. Genau die Daten, die für den Prozess benötigt werden.

Es geht auch um Sicherheit. Jeder Arbeitgeber möchte Risiken minimieren und seine Mitarbeiter vor Gefahren schützen. Ein Besuchermanagementsystem reduziert das Potenzial für physische Gefahren erheblich, da jeder die Rezeption passieren und seine Daten hinterlassen muss, bevor er das Gebäude weiter betritt.

Wie entscheide ich mich für das richtige Besuchermanagementsystem?

Zunächst sollten Sie darüber nachdenken, welche Art von Besuchern Sie empfangen werden. Schließlich möchten Sie das Besuchererlebnis so reibungslos und persönlich wie möglich gestalten. Dabei sollte sich ein Unternehmen ein paar Fragen stellen. Bekomme ich viele interne Lieferungen? Kommen gerade viele Kandidaten zu Vorstellungsgesprächen? sind meine Besucher in der Regel einmalig oder wiederkehrend? Gibt es viele unangekündigte Besuche, und wenn ja, sollten sie anders behandelt werden? Die Liste ist lang, aber diese Fragen zu stellen, ist unerlässlich, um das richtige System zu finden.

Sie sollten sich auch fragen, was die Bedürfnisse Ihres Unternehmens sind. je mehr und je spezifischer die Informationen sind, desto einfacher ist es, eine passende Lösung zu finden. Schließlich sollte ein Besuchermanagementsystem, unabhängig vom Anbieter, kostenlos getestet werden dürfen, damit ein Unternehmen herausfinden kann, ob es die beste Lösung für sich gefunden hat.