So schützen Sie Ihren Arbeitsplatz mit Contact Tracking

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Die Pandemie hat die Kontaktverfolgung nicht nur im öffentlichen Raum, sondern auch am Arbeitsplatz zu einem wichtigen Thema gemacht. Wenn die Kontaktverfolgung nicht oder nur schlecht durchgeführt wird, kann es zu einem Dominoeffekt von Infektionen kommen, der zur Schließung des Büros führen kann.

Was genau ist Contact Tracing? 

Den Begriff Contact Tracing kannten wir schon vor der Corona-Pandemie. Es ist ein Überwachungsprozess, der darauf abzielt, die Ausbreitung von Krankheiten innerhalb einer Gemeinschaft zu minimieren. Durch den direkten Kontakt einer Person mit einer infizierten Person handelt es sich um eine Risikoperson, die möglicherweise selbst infiziert ist oder das Virus weiter überträgt. Die Überwachung einer potenziell infizierten Person wird als Kontaktverfolgung bezeichnet.

Die Kontaktverfolgung ist in drei Schritte unterteilt:

1. Identifikation: Nach der bestätigten Infektion einer Person werden alle Personen, die mit ihr in Kontakt gekommen sind, ausfindig gemacht. Arbeitskollegen, Freunde und Familienmitglieder werden berücksichtigt.
2. Kontaktliste: Alle identifizierten Kontaktpersonen müssen informiert werden, damit die Ausbreitung der Infektion so gut wie möglich verhindert werden kann.
3. Weiterverfolgung: Identifizierte Kontaktpersonen werden in regelmäßigen Abständen auf Symptome überprüft.

Die Kontaktverfolgung am Arbeitsplatz ist wichtig für das Wohlbefinden aller Mitarbeiter und für ihr Vertrauen in das Unternehmen. Die manuelle Kontaktverfolgung beschreibt einen sehr fehleranfälligen Prozess. Denn es ist nicht möglich, mit exakter Sicherheit nachzuvollziehen, wer genau zu welchem Zeitpunkt in engem Kontakt mit der identifizierten Person stand. Gesundheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz sollten für ein Unternehmen oberste Priorität haben und können sich daher nicht auf die Erinnerungen einzelner Mitarbeiter verlassen. Tools zur Kontaktverfolgung bieten eine hervorragende Möglichkeit, Interaktionen im Büro genau zu verfolgen.

Wie setze ich als Employer:in Contact Tracing richtig um?

Unabhängig davon, für welches Tool zur Kontaktverfolgung Sie sich entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, dass ihre Privatsphäre verletzt wird. Arbeitgeber müssen vorsichtig mit Mitarbeiterdaten umgehen und um Zustimmung bitten. Es geht um das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in Sie als Arbeitgeber, das Sie durch den vertraulichen Umgang mit sensiblen Daten aufrechterhalten können und sollten.

Erstellen Sie als ArbeitgeberIn eine Richtlinie zur Kontaktverfolgung, die genau beschreibt, welche Informationen gesammelt und wie lange sie gespeichert werden. Die Datenspeicherung für das gewählte Tracing-Tool erfolgt auf einem zentralen Server. Unabhängig vom verwendeten Tool ist es wichtig sicherzustellen, dass das digitale Näherungsverfolgungssystem den WHO-Richtlinien entspricht. Wir sprechen hier über ethische Überlegungen für den Einsatz digitaler Näherungsverfolgung und den Schutz der bürgerlichen Freiheiten, die nicht verletzt werden dürfen.

Um herauszufinden, welches Tool für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, sollten Sie eine Liste mit Anforderungen erstellen, die das Tool erfüllen sollte.

8 bewährte Methoden für die Kontaktverfolgung am Arbeitsplatz:

1. Zeitstempel

Am Anfang jeder Kontaktverfolgung steht das Wissen über die Anwesenheit von Personen am Arbeitsplatz. Daher sollte das von Ihnen verwendete Tool zur Kontaktverfolgung einen Zeitstempel haben, damit der genaue Zeitpunkt ermittelt werden kann, zu dem die Mitarbeiter das Büro betreten und verlassen haben.

2. genaue Datenerfassung

Die Automatisierung der Datenerfassung mit einem Tool zur Kontaktverfolgung verbessert die Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz. Arbeitgeber sollten jedoch sicherstellen, dass die Datenerfassung so genau wie möglich ist. Dies bedeutet, sicherzustellen, dass die An- und Abmeldezeiten korrekt sind und dass die Standorte und Besprechungen der Mitarbeiter in Echtzeit identifiziert werden können. Durch die Automatisierung mithilfe eines Tools zur Kontaktverfolgung soll diese Präzision gewährleistet werden, wodurch der Verwaltungsaufwand für die Kontaktverfolgung und mögliche menschliche Fehler reduziert werden.

3. Präzise Mitarbeiterführung

Das Ziel der Kontaktverfolgung in einem Unternehmen besteht darin, die Sicherheit seiner Mitarbeiter und die Kontinuität des Betriebs zu gewährleisten. So können Mitarbeiter innerhalb von Arbeitsbereichen oder Arbeitsplätzen präzise verwaltet werden. Die Rückverfolgung von Kontakten ist ein wesentlicher Bestandteil von Wiedereingliederungsstrategien nach einer Pandemie. Dies ist die einzige Möglichkeit, die physische Infrastruktur wiederherzustellen und Interaktionen zu verfolgen, aufzuzeichnen und abzubilden.

4. Aufzeichnungen aufbewahren

Um die aufgezeichneten Daten für eine erfolgreiche Kontaktverfolgung verwenden zu können, müssen sie für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Daten können dann nach einer bestimmten Anzahl von Monaten manuell oder automatisch gelöscht werden. Dies muss mit der Gesetzgebung abgestimmt werden.

5. sichere Ausführung

Für jedes Element der Kontaktverfolgung sollten Ihre Entscheidungen den aktuellen Datenschutzbestimmungen entsprechen. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Daten Ihrer Mitarbeiter privat bleiben. Bevor sich Arbeitgeber für ein bestimmtes Tool zur Kontaktverfolgung entscheiden, sollten sie sich nicht nur auf die gewünschte Datenerfassung konzentrieren, sondern auch herausfinden, welche Funktionen das Tool haben sollte, um die Mitarbeiter dazu zu bringen, der Kontaktverfolgung zuzustimmen.

6. Screening von Mitarbeitern und Besuchern

Ob täglich oder wöchentlich — führen Sie ein Screening Ihrer Mitarbeiter und Besucher durch. Dies kann beispielsweise in Form eines Fragebogens erfolgen, den Mitarbeiter mithilfe des Contact-Tracing-Tool bequem von ihrem Smartphone aus beantworten können. Es können Fragen gestellt werden wie „Hatten Sie in den letzten Tagen grippeähnliche Symptome?“ oder „Bist du kürzlich gereist? Wenn ja, hattest du: einen Kollegen dabei?“.

7. Kontaktloser Besucher: Registrierung

Die Kontaktverfolgung überschneidet sich idealerweise mit Ihrem Visitor:inside-Management. Um die Kontaktverfolgung erfolgreich durchzuführen, müssen Sie sicherstellen, dass sich alle Personen, die das Gebäude betreten, anmelden. Dieser Anmeldevorgang sollte so einfach wie möglich gestaltet werden, beispielsweise über einen Anmeldebildschirm auf einem iPad am Büroeingang oder über Anmeldeanweisungen auf den Mobilgeräten der Besucher und Mitarbeiter.

8. Barrierefreiheit

Unabhängig davon, für welches Tool zur Kontaktverfolgung sich eine Organisation entscheidet, sollte immer darauf geachtet werden, dass die Anwendung einfach zu verwenden und mit den bereits verwendeten Tools kompatibel ist. Wenn ein Tool zur Kontaktverfolgung als Erweiterung zur Kernanwendung integriert wird, ist das Sicherheitspersonal oder der Rezeptionist höchstwahrscheinlich bereits mit der Benutzeroberfläche vertraut, und die Implementierungszeit kann drastisch reduziert werden.

Die Implementierung eines Tools, das mit vorhandenen Tools vor Ort kompatibel ist, ist jedoch nicht unbedingt die beste Lösung. Je nach den Anforderungen des Unternehmens kann ein externes, einzigartiges Tool oder eine tragbare Lösung in Form von Wearables oder Lesegeräten mit Tracking-Software die beste Lösung sein. Jedes Unternehmen muss für sich selbst bestimmen, wo seine Bedürfnisse liegen und welche Funktionen zur Kontaktverfolgung im Einzelfall unverzichtbar sind.

 Was sind die Herausforderungen bei der Implementierung von Contact Tracing?

Natürlich sollte ein digitales Tool nicht als allwissende Einheit betrachtet werden, die neben ihren unzähligen Vorteilen auch Herausforderungen mit sich bringt. Der Einsatz digitaler Technologien zur Kontaktverfolgung kann die Privatsphäre der Mitarbeiter verletzen, wenn er nicht ordnungsgemäß durchgeführt wird. Transparenz und Rechenschaftspflicht der Arbeitgeber gegenüber ihren Arbeitnehmern müssen bei der Umsetzung ebenfalls berücksichtigt werden. In Verträgen zur Datenverarbeitung muss angegeben werden, welche Daten zu welchem Zweck an Dritte weitergegeben werden.

Der ideale Zeitpunkt für die Implementierung von Contact Tracing in Ihrem Unternehmen muss bewusst festgelegt werden. Wenn ohnehin Schulungen im Unternehmen geplant sind, ist es sinnvoll, die Einführung von Contact Tracing in diese Vorbereitungsphase einzubeziehen.

Darüber hinaus liegen keine medizinischen Gutachten vor, da es sich um selbst gemeldete Beschreibungen des Gesundheitszustands der Mitarbeiter handelt, auf deren Grundlage kein medizinischer Rat gegeben werden kann. Trotz der Präzisionsarbeit der digitalen Tools zur Kontaktverfolgung müssen die generierten Daten reflektierend analysiert werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Kontaktverfolgung zwar analog durchgeführt werden kann, ihre Implementierung in großem Maßstab jedoch durch digitale Tools erheblich vereinfacht und präzisiert wird. Digitale Tools zur Kontaktverfolgung bieten eine bessere Datenqualität und ermöglichen es, Kontakte in kürzester Zeit zu lokalisieren und zu verfolgen. Sie ermöglichen das Erkennen der Situation in Echtzeit sowie die Koordination und Verwaltung von Teams unter den sichersten Bedingungen.