Office Hoteling: Dynamische Arbeitsplätze für die Moderne

Wenn Unternehmen Mitarbeiter an sich binden und neue Talente gewinnen und halten wollen, müssen sie in der Lage sein, Flexibilität am Arbeitsplatz zu gewährleisten und sich vom traditionellen Büromodell zu verabschieden.

Laut einer Studie möchten 75% der Mitarbeiter mindestens einen Tag pro Woche von zu Hause aus arbeiten. Unternehmen haben aber auch die Vorteile der Flexibilität erkannt, von überall aus arbeiten zu können. Selbst in der traditionellen Büroumgebung blieben durchschnittlich 60% der Schreibtische leer, weil die Mitarbeiter regelmäßig außerhalb des Büros arbeiteten, um Besprechungen oder Geschäftsreisen abzuhalten.

Mehr Flexibilität bedeutet in diesem Zusammenhang, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, dort zu arbeiten, wo es für sie am besten ist. Wenn diese Flexibilität richtig verwaltet und geplant wird, arbeiten die Mitarbeiter produktiver und Unternehmen können die Bürofläche reduzieren und Geld sparen. Ein Beispiel für diese flexible Arbeitsplatzpraxis ist die Bürohotellerie.

Was ist Office Hoteling?

Bei Bürohoteling können Mitarbeiter ein Reservierungssystem verwenden, um verfügbare Arbeitsplätze für einen bestimmten Zeitraum zu finden und zu reservieren. Dieser dynamische Arbeitsplatz ermöglicht es den Mitarbeitern, ihren individuellen Arbeitsanforderungen gerecht zu werden.

Diese Bedürfnisse können sich von Tag zu Tag ändern, genauso wie sich die verschiedenen Aufgaben ändern. Wo kann ich heute am besten arbeiten und so produktiv wie möglich sein? Es kann heute ein Bereich sein, in dem andere Teamkollegen zusammenarbeiten, und morgen ein isolierter Bereich für hochkonzentriertes und konzentriertes Arbeiten.

Was sind die Vorteile von Bürohoteling?

Die Umsetzung eines Bürohotelplans kann viele Vorteile bieten, sowohl für den Arbeitgeber:in als auch für den Arbeitnehmer.

Vorteile für Mitarbeiter:

Office Hoteling gibt Mitarbeitern die Wahl, wo und wann es ihnen am besten passt zu arbeiten. Es unterstützt die Flexibilität und Mobilität der Mitarbeiter und erhöht das Selbstvertrauen und damit die Arbeitsmoral. Wenn ich an dem Ort arbeiten kann, der für meine Arbeit am besten geeignet ist, werde ich produktiver und engagierter sein. Darüber hinaus unterstützt Office Hoteling physische Distanz und Reinigungsprotokolle.

Vorteile für Arbeitgeber:

Unternehmen, die Bürohotels einführen, werden produktivere und engagiertere Mitarbeiter haben und höhere Anziehungs- und Bindungsraten haben. Gleichzeitig werden sie ihren ökologischen Fußabdruck und ihre Immobilienkosten reduzieren, da weniger Mitarbeiter vor Ort arbeiten werden, was den Platzbedarf erheblich reduziert. Der noch verfügbare Platz wird optimal und effizient genutzt.

Mit welcher Strategie kann ein effektives Bürohoteling-Programm erstellt werden?

Alles, was neu und unbekannt ist, kann zunächst mit Negativität beantwortet werden. Um dies bei der Umsetzung einer neuen Arbeitsplatzstrategie zu vermeiden, ist es wichtig, einen Umsetzungsplan zu haben, der den Übergang so reibungslos wie möglich gestaltet.

Wie sieht das im Detail aus?

1. kommunikation

Die Umstellung auf die neue Arbeitsplatzstrategie der Bürohotellerie erfordert eine neue Sichtweise auf die Arbeit und den Arbeitsplatz im Allgemeinen. Möglicherweise gibt es Mitarbeiter, die gerne in einer vertrauten Arbeitsumgebung arbeiten und nicht jeden Tag nach einem neuen Standort suchen möchten. In diesem Fall müssen die Vorteile von Bürohoteling klar und verständlich kommuniziert werden. Die erfolgreiche Umsetzung des neuen Arbeitssystems erfordert eine kontinuierliche Kommunikation, einschließlich des Austauschs von Erfolgsgeschichten, bewährten Verfahren und innovativen Anwendungen zu deren Unterstützung.

2. Normen

Eine neue Angewohnheit sollte keine Verwirrung stiften, daher sollten Sie Standards für ein einheitliches Erlebnis schaffen. Diese Standards umfassen Bereiche wie Terminologie, Geschäftsregeln für Benutzer, reservierbare Arbeitsbereiche und Verfahren zur täglichen Suche nach dem richtigen Arbeitsbereich.

3. Konsistenz

Arbeitgeber sollten ihren Mitarbeitern ein einheitliches Erlebnis bieten und gleichzeitig flexibel bei den von ihnen angebotenen Optionen bleiben. Die Arbeitnehmer müssen jeden Tag die Gewissheit haben, dass sie einen geeigneten Arbeitsplatz für die Aufgaben finden, die sie ausführen müssen. Ein Buchungssystem sollte sicherstellen, dass ausreichend Sitzplätze für Aufgaben mit unterschiedlichen Arbeitsstilen zur Verfügung stehen und leicht gefunden und gebucht werden können. Als Unternehmen sollten Sie auch sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter mit dem Buchungssystem vertraut ist und dass es verschiedene Möglichkeiten gibt, Buchungen vorzunehmen, sei es über mobile Apps, den Browser oder vor Ort.

4. Technologie

Bürohoteling sollte immer mit innovativer und gleichzeitig benutzerfreundlicher Technologie unterstützt werden. Ohne ein mächtiges Buchungssystem für Arbeitsbereiche, Bürohoteling kann nicht effektiv umgesetzt werden. Mitarbeiter benötigen unterstützende Technologie, die zuverlässig ist und es einfach macht, Arbeitsbereiche und Büroressourcen zu finden und zu reservieren. Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern ein reibungsloses Arbeitsumfeld bieten und eine Buchungssoftware integrieren, die schnell zu implementieren und zu verwenden ist und gleichzeitig viele Schnittstellen bietet.

Was sind die Schnittstellenoptionen für ein nahtloses Benutzererlebnis?

Eine Buchungssoftware bietet viele Möglichkeiten, den Workspace im Voraus zu reservieren, Teamkollegen zu finden oder zu sehen, wie lange ein Space belegt sein wird. Die folgenden 5 Schnittstellen garantieren eine nahtloses hybrides Benutzererlebnis:

• App für Mobilgeräte

Mithilfe einer App können Arbeitsbereiche von unterwegs gefunden und reserviert werden. Der beste Sitzplatz kann bequem zu Hause oder im Zug auf dem Weg zur Arbeit gebucht werden.

• Hybride Arbeitsplattform

Eine hybride Arbeitsplattform ist einfach zu bedienen und den Mitarbeitern ein vertrautes Format. Es ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, Reservierungen vorzunehmen und vielleicht sogar andere Teamkollegen und Status-Updates zu finden.

• @Work

Eine interessante und zentralisierte Option ist die Implementierung von Kiosken an der Rezeption oder in anderen öffentlichen Bereichen. Hier können Mitarbeiter schnell verfügbare Arbeitsplätze oder Kollegen finden und aktuelle Reservierungen verwalten.

• QR code

QR-Codes können als weitere Hardwareoption außerhalb der Kollaborationsräume platziert werden. Zum Beispiel kann die App verwendet werden, um den QR-Code zu scannen und so zu sehen, wann der Raum wieder verfügbar sein wird.

Was sind die 6 Best Practices für Bürohoteling?

1. Buchungssystem für Schreibtische

Es ist klar, dass Bürohoteling nur mit einer Buchungssoftware erfolgreich umgesetzt werden kann. Somit können Mitarbeiter:innen ihre Arbeitswoche im Voraus planen und sind weniger gestresst als beispielsweise beim Hot-Desking. Egal, ob Sie eine Woche im Voraus vom Sofa aus, auf dem Weg zur Arbeit oder in der Bürolobby buchen, ein Buchungssystem am Schreibtisch reduziert Stress und schafft Raum für Produktivität und Effizienz.

2. Struktur und Sicherheit

Mitarbeiter sollten keine Angst haben, keinen geeigneten Arbeitsplatz zu finden. Wenn sie die Möglichkeit haben, ihren Schreibtisch im Voraus zu buchen, wird das Chaos eines Hot-Desk-Systems vermieden. Dadurch wird viel Planung vermieden und die Mitarbeiter können reibungslos einchecken.

3. Reinigen

Unternehmen sollten erwägen, einen Reinigungsprozess zu integrieren, um sicherzustellen, dass jeder neue Mitarbeiter bei seiner Ankunft einen sauberen und desinfizierten Schreibtisch hat. Mit der Büro-Hotelsoftware können Teamleiter die Belegung überwachen und einschränken und unter anderem für ein gesundes und sicheres Arbeitsumfeld sorgen.

4. Internet

Die Mitarbeiter müssen sicherstellen, dass am gesamten Arbeitsplatz eine starke WIFI-Verbindung verfügbar ist. Wenn Mitarbeiter über mobile Geräte Sitzplätze reservieren und nach Räumen suchen können, muss eine unterbrechungsfreie Verbindung gewährleistet sein. Cloud-basierte Bürohoteling-Lösungen sind ebenfalls kostengünstig und einfach zu implementieren. Sie unterstützen eine zunehmend mobile Belegschaft. Jeder: sollte in der Lage sein, in Verbindung zu bleiben und auf dem Laufenden zu bleiben.

5. Interaktive Karten

Die Implementierung einer interaktiven Bürokarte bietet eine einfache Möglichkeit, nach Räumen und Personen zu suchen. Somit können auch hybride Mitarbeiter ihren reservierten Raum leicht finden, wenn sie im Büro ankommen. Die Navigation im Büro ist im Allgemeinen vereinfacht und die Wahrscheinlichkeit, seinen Platz nicht zu finden und somit Zeit zu verschwenden, wird erheblich reduziert.

6. Angebot für einen Tagungsraum

Die Mitarbeiter von heute haben ihre Prioritäten neu definiert und fordern eine bessere Work-Life-Balance. Arbeitgeber müssen daher Komfort und Benutzerfreundlichkeit bieten. Dies spiegelt sich beispielsweise in einer Vielzahl von Räumen für verschiedene Arten von Arbeit wider. Die Mitarbeiter sollten das Gefühl haben, immer einen Ort zu finden, der der jeweiligen Aufgabe am besten entspricht.

Wie kann die Hoteletikette im Büro aussehen?

Was ist ein Arbeitsplatz ohne Etikette? „Bitte“ und „Danke“ zu sagen, sind Verhaltensstandards, auf die wir uns alle einigen können. Die Erwartungen an die Etikette können jedoch für jeden unterschiedlich sein, weshalb es wichtig ist, einen Verhaltenskodex zu erstellen, auf den sich alle einigen können und der leicht umgesetzt werden kann.

Die folgenden 5 Etikette-Regeln sind für die Umsetzung von Office Hoteling von zentraler Bedeutung:

1. Nach Bedarf

Wunsch und Bedürfnis sind zwei verschiedene Dinge. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass Arbeitnehmer nur die Arbeitsplätze buchen, die sie benötigen. Auf diese Weise können Konflikte vermieden und der Respekt gewahrt werden.

2. Sauberkeit

Gemeinsame Schreibtische und individuelle Reinheitsstandards bergen in Kombination großes Konfliktpotenzial. Daher sollte ein objektiver und expliziter Sauberkeitsstandard eingeführt werden. Es ist wichtig, dass du deinen Platz besser verlässt, als du ihn vorgefunden hast.

3. Übergänge

Bürohoteling bedeutet die vorübergehende Belegung eines Arbeitsplatzes. Dies schließt jedoch nicht aus, dass Mitarbeiter falsch einschätzen, wie viel Zeit sie an dem reservierten Arbeitsplatz verbringen müssen. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, den Übergang von Person zu Person so reibungslos wie möglich zu gestalten und den Raum zu verlassen, wenn die Zeit abgelaufen ist, und sich bei Bedarf einfach einen anderen Standort zu suchen. Wenn die Umbuchung eines Zimmers oder Schreibtisches einfach gemacht wird, gibt es weniger Komplikationen.

4. Lärm

Jeder Mitarbeiter hat unterschiedliche Lärmstandards. Arbeitgeber sollten Regeln zur Regulierung des Geräuschpegels festlegen, z. B. indem sie Telefone auf vibrierende Benachrichtigungen umstellen.

5. Datenschutz

Datenschutz betrifft nicht nur den Arbeitgeber, sondern auch den Arbeitnehmer. Letztere sollten sich der Notwendigkeit bewusst sein, die Privatsphäre ihrer Kollegen zu respektieren. Arbeitgeber sollten ausgewiesene private Bereiche für Telefonanrufe und dergleichen bereitstellen.

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Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Büroetikette verstehen und befolgen können. Dies wird Ihnen helfen, eine ruhige und respektvolle Umgebung aufrechtzuerhalten.

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Bürohoteling ist eine großartige Möglichkeit, einen flexibleren und reaktionsschnelleren Arbeitsplatz zu schaffen. Bürohoteling bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten, und kann Unternehmen dabei helfen, Geld bei den Immobilienkosten zu sparen und gleichzeitig die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Wenn Sie daran interessiert sind, einen dynamischeren Arbeitsplatz zu schaffen, sollten Sie Folgendes in Betracht ziehen Implementierung einer hybriden Arbeitslösung.

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