Office Hoteling: Dynamische Arbeitsplätze für das moderne Zeitalter

Office-Hoteling ist ein neuer Trend, der sich an das moderne Zeitalter anpasst, indem er dynamische Arbeitsplätze schafft, die flexibler sind. Lies mehr in unserem Blog!

Office Hoteling: Dynamische Arbeitsplätze für das moderne Zeitalter
Guillaume
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Growth Manager
August 11, 2022
- 5 Min. lesen
Blick auf ein hybrides Arbeitsbüro

Wenn Unternehmen Mitarbeiter:innen halten und neue Talents gewinnen und an sich binden wollen, müssen sie Flexibilität am Arbeitsplatz garantieren können und sich vom traditionellen Büromodell verabschieden.

Laut einer Studie würden 75 % der Beschäftigten gerne mindestens einen Tag pro Woche von zu Hause aus arbeiten. Aber auch die Unternehmen haben die Vorteile der Flexibilität, von überall aus arbeiten zu können, erkannt. Selbst in traditionellen Büros blieben im Durchschnitt 60 % der Schreibtische leer, weil die Beschäftigten regelmäßig für Besprechungen außerhalb des Büros oder für Geschäftsreisen unterwegs waren. 

Mehr Flexibilität bedeutet in diesem Zusammenhang, den Beschäftigten die Möglichkeit zu bieten, dort zu arbeiten, wo es für sie am besten ist. Wenn diese Flexibilität richtig verwaltet und geplant wird, arbeiten die Beschäftigten produktiver und die Unternehmen können Büroflächen reduzieren und Geld sparen. Ein Beispiel für diese flexible Arbeitsplatzpraxis ist das Office-Hoteling.

Was ist Office Hoteling?

Beim Office-Hoteling können die Beschäftigten über ein Reservierungssystem verfügbare Arbeitsplätze für einen bestimmten Zeitraum finden und reservieren. Dieser dynamische Arbeitsplatz ermöglicht es den Beschäftigten, ihre individuellen Arbeitsbedürfnisse zu erfüllen.

Diese Bedürfnisse können sich von Tag zu Tag ändern, so wie sich auch die verschiedenen Aufgaben ändern. Wo kann ich heute am besten arbeiten und so produktiv wie möglich sein? Heute kann es ein Bereich sein, in dem ich mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeite, und morgen ein isolierter Bereich, in dem ich hochkonzentriert und fokussiert arbeiten kann.

Was sind die Vorteile der Bürounterbringung?

Die Einführung eines Office-Hoteling-Plans kann viele Vorteile bringen, sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer.

Vorteile für Arbeitnehmer:

Office Hoteling gibt den Beschäftigten die Möglichkeit, dort zu arbeiten, wo und wann es ihnen am besten passt. Es fördert die Flexibilität und Mobilität der Beschäftigten und stärkt das Vertrauen und damit die Arbeitsmoral. Wenn ich an dem Ort arbeiten kann, der für meine Arbeit am besten geeignet ist, bin ich produktiver und engagierter. Darüber hinaus unterstützt Office Hoteling die räumliche Entfernung und die Reinigungsprotokolle.

Vorteile für Arbeitgeber:

Unternehmen, die Office-Hoteling einführen, haben produktivere und engagiertere Mitarbeiter und eine höhere Anziehungs- und Bindungsrate. Gleichzeitig reduzieren sie ihren ökologischen Fußabdruck und ihre Immobilienkosten, weil weniger Mitarbeiter vor Ort arbeiten und somit deutlich weniger Platz benötigt wird. Der noch verfügbare Platz wird optimal und effizient genutzt.

hybrides Arbeitsbüro

Mit welcher Strategie lässt sich ein effektives Büro-Hotelierungsprogramm erstellen?

 Alles, was neu und ungewohnt ist, kann anfangs auf Ablehnung stoßen. Um dies bei der Umsetzung einer neuen Arbeitsplatzstrategie zu vermeiden, ist es wichtig, einen Umsetzungsplan zu haben, der den Übergang so reibungslos wie möglich gestaltet.

 Wie sieht das im Detail aus?

1. Kommunikation

Der Wechsel zu der neuen Arbeitsplatzstrategie Office-Hoteling erfordert eine neue Sichtweise auf die Arbeit und den Arbeitsplatz generell. Es kann durchaus Mitarbeiter:innen geben, die gerne in einer vertrauten Arbeitsumgebung arbeiten und nicht jeden Tag neu nach einem Ort suchen wollen. Hier müssen die Vorteile des Office-Hotelings klar und verständlich kommuniziert werden. Eine erfolgreiche Umsetzung des neuen Arbeitssystems setzt eine kontinuierliche Kommunikation voraus, inklusive das Weitergeben von Erfolgsgeschichten, Best Practices und innovativer Anwendungen zur Unterstützung.

2. Standards

Eine neue Gewohnheit sollte keine Verwirrung stiften, weshalb Sie Standards für eine konsistente Erfahrung schaffen sollten. Diese Standards umfassen Bereiche wie Terminologie, Geschäftsregeln für Benutzer:innen, reservierbare Arbeitsbereiche und Prozesse, wie jeden Tag aufs neue ein passender Arbeitsplatz gefunden werden kann.

3. Konsistenz

Arbeitgeber:innen sollten eine konsistente Erfahrung für ihre Mitarbeiter:innen sicherstellen, dabei jedoch flexibel in den Auswahlmöglichkeiten bleiben. Mitarbeiter:innen müssen jeden Tag die Sicherheit haben, einen adäquaten Arbeitsplatz für die zu verrichtenden Aufgaben zu finden. Mit einem Buchungssystem sollte sichergestellt werden, dass für Aufgaben der unterschiedlichen Arbeitsstile ausreichend Sitzgelegenheiten zur Verfügung stehen und leicht gefunden und gebucht werden können. Als Unternehmen sollten Sie sich außerdem vergewissern, dass jede:r Mitarbeiter:in weiß, wie das Buchungssystem benutzt werden muss und es diverse Möglichkeiten gibt, Buchungen vorzunehmen, sei es über mobile Apps, über den Browser oder vor Ort.

4. Technologie

Office-Hoteling sollte immer auch mit einer innovativen und gleichzeitig benutzerfreundlichen Technologie unterstützt werden. Ohne ein leistungsfähiges Arbeitsplatzbuchungssystem kann Office-Hoteling nicht effektiv umgesetzt werden. Mitarbeiter:innen brauchen eine unterstützende Technologie, die zuverlässig ist und die es einfach macht, Arbeitsbereiche und Büroressourcen zu finden und zu reservieren. Arbeitgeber:innen müssen ein nahtloses Arbeitsplatzerlebnis für ihre Mitarbeiter schaffen und eine Buchungssoftware integrieren, die schnell zu implementieren und zu verwenden ist und gleichzeitig viele Schnittstellen bietet.

Büro mit Office-Hoteling

Welche Schnittstellenoptionen gibt es für ein nahtloses Nutzererlebnis?

Eine Buchungssoftware bietet viele Möglichkeiten, den Arbeitsplatz im Voraus zu reservieren, Mitstreiter/innen zu finden oder zu sehen, wie lange ein Raum belegt sein wird. Die folgenden 5 Schnittstellen garantieren ein nahtloses hybrides Nutzererlebnis:

  • Mobile App

Mit Hilfe einer App können Arbeitsplätze von unterwegs aus gefunden und reserviert werden. Der beste Platz kann bequem von zu Hause aus oder im Zug auf dem Weg zur Arbeit gebucht werden.

  • Hybride Arbeitsbühne

Eine hybride Arbeitsplattform ist einfach zu bedienen und ein vertrautes Format für die Beschäftigten. Es ist ein schneller und einfacher Weg, um Reservierungen vorzunehmen und vielleicht sogar andere Teamkollegen und Status-Updates zu finden.

  • @Arbeit

Eine interessante und zentralisierte Option ist die Einrichtung von Kiosken am Empfang oder in anderen Gemeinschaftsbereichen. Hier können die Beschäftigten schnell freie Arbeitsplätze oder Kollegen finden und aktuelle Reservierungen verwalten.

  • QR-Code

QR-Codes können als weitere Hardware-Option außerhalb der Kooperationsräume platziert werden. Mit der App kannst du zum Beispiel den QR-Code scannen und so sehen, wann der Raum wieder verfügbar sein wird.

Was sind die 6 besten Praktiken für die Bürounterbringung?

hot desk in einem modernen Büro

1. Arbeitsplatzbuchung System

Es ist klar, dass Office Hoteling nur mit einer Buchungssoftware erfolgreich umgesetzt werden kann. So können Mitarbeiter:innen ihre Arbeitswoche im Voraus planen und sind weniger gestresst als zum Beispiel beim Hot Desking. Ob eine Woche im Voraus vom Sofa aus, auf dem Weg zur Arbeit oder in der Bürolobby gebucht wird, ein Arbeitsplatzbuchung System reduziert Stress und schafft Raum für Produktivität und Effizienz. 

2. Struktur und Sicherheit

Arbeitnehmer sollten keine Angst haben, keinen geeigneten Arbeitsplatz zu finden. Wenn sie die Möglichkeit haben, ihren Schreibtisch im Voraus zu buchen, wird das Chaos eines Hot-Desking-Systems vermieden. Das erspart eine Menge Planung und ermöglicht den Beschäftigten ein reibungsloses Einchecken.

3. Reinigung

Unternehmen sollten in Erwägung ziehen, einen Reinigungsprozess zu integrieren, um einen sauberen und desinfizierten Schreibtisch für jeden neuen Mitarbeiter zu gewährleisten: bei der Ankunft. Mit einer Office-Hoteling-Software können Teamleiter/innen unter anderem die Belegung überwachen und begrenzen sowie eine gesunde und sichere Arbeitsumgebung sicherstellen.

4. Internet

Die Beschäftigten müssen sicherstellen, dass am gesamten Arbeitsplatz eine starke WIFI-Verbindung verfügbar ist. Wenn Mitarbeiter/innen über mobile Geräte Plätze reservieren und Räume suchen können sollen, muss eine unterbrechungsfreie Verbindung gewährleistet sein. Cloud-basierte Office-Hoteling-Lösungen sind außerdem kostengünstig und einfach zu implementieren. Sie unterstützen eine zunehmend mobile Belegschaft. Jeder:r sollte in der Lage sein, verbunden und informiert zu bleiben.

5. Interaktive Karten

Die Implementierung eines interaktiven Büroplans bietet eine einfache Möglichkeit, nach Räumen und Personen zu suchen. So können auch hybride Mitarbeiter ihren reservierten Platz leicht finden, wenn sie im Büro ankommen. Die Navigation im Büro wird generell vereinfacht und die Wahrscheinlichkeit, seinen Platz nicht zu finden und damit Zeit zu verlieren, wird deutlich reduziert. 

6. Raum-Angebot

Die Arbeitnehmer von heute haben ihre Prioritäten neu gesetzt und verlangen eine bessere Work-Life-Balance. Arbeitgeber müssen daher Komfort und Benutzerfreundlichkeit bieten. Das spiegelt sich zum Beispiel in einer großen Auswahl an Räumen für verschiedene Arten von Arbeit wider. Die Beschäftigten sollten das Gefühl haben, dass sie immer einen Platz finden können, der am besten für die jeweilige Aufgabe geeignet ist.

Wie kann eine Office-Hoteling-Etikette aussehen?

Was wäre ein Arbeitsplatz ohne Umgangsformen? "Bitte" und "Danke" zu sagen, sind Umgangsformen, auf die wir uns alle einigen können. Deshalb ist es wichtig, einen Verhaltenskodex zu erstellen, auf den sich alle einigen können und der sich leicht umsetzen lässt.

 

Die folgenden 5 Knigge-Regeln sind zentral für die Umsetzung von Office Hoteling:

1. Nach Bedarf

Wunsch und Bedarf sind zwei verschiedene Dinge. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass die Beschäftigten nur Arbeitsplätze buchen, die sie auch brauchen. Auf diese Weise können Konflikte vermieden und der Respekt gewahrt werden.

2. Sauberkeit

Gemeinsame Schreibtische und die Sauberkeitsstandards der einzelnen Mitarbeiter/innen bergen ein großes Konfliktpotenzial. Deshalb sollte ein objektiver und eindeutiger Sauberkeitsstandard eingeführt werden. Es ist wichtig, dass du deinen Arbeitsplatz besser verlässt, als du ihn vorgefunden hast.

3. Übergänge

Office-Hoteling bedeutet, einen Arbeitsplatz vorübergehend zu besetzen. Das schließt jedoch nicht aus, dass die Beschäftigten die Zeit, die sie an dem reservierten Arbeitsplatz verbringen müssen, falsch einschätzen. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter/innen dazu anhalten, den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten und den Raum nach Ablauf der Zeit zu räumen und sich bei Bedarf einfach einen anderen Platz zu suchen. Wenn die Umbuchung eines Raums oder Schreibtischs einfach gestaltet wird, gibt es weniger Komplikationen.

4. Lärm

Jeder Arbeitnehmer hat andere Lärmstandards. Der Arbeitgeber sollte Regeln zur Regulierung des Lärmpegels aufstellen, z. B. die Umstellung des Telefons auf Vibrationsalarm.

5. Datenschutz

Der Datenschutz betrifft nicht nur den Arbeitgeber, sondern auch den Arbeitnehmer. Letztere sollten sich darüber im Klaren sein, dass sie die Privatsphäre ihrer Kollegen respektieren müssen. Arbeitgeber sollten ausgewiesene private Bereiche für Telefongespräche und Ähnliches zur Verfügung stellen.

Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter/innen die Büro-Etikette verstehen und befolgen können. Das wird dir helfen, ein ruhiges und respektvolles Umfeld zu schaffen.

Office-Hoteling ist eine großartige Möglichkeit, einen flexibleren und reaktionsfähigeren Arbeitsplatz zu schaffen. Indem du deinen Mitarbeitern die Möglichkeit gibst, von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten, kannst du Immobilienkosten sparen und gleichzeitig die Produktivität deiner Mitarbeiter steigern. Wenn du einen dynamischeren Arbeitsplatz schaffen willst, solltest du die Einführung einer hybriden Arbeitslösung in Betracht ziehen .

Office Hoteling: Dynamische Arbeitsplätze für das moderne Zeitalter
Guillaume
Growth Manager
Hybrid Workplace Enthusiast - Growth & Marketing Manager bei PULT