Besuchermanagement in Unternehmen

Besuchermanagement - so lautet das Schlagwort, das in immer mehr Unternehmen die Runde macht. Aber worum geht es dabei eigentlich genau? In diesem Artikel tauchen wir tief ein in die Welt des Besuchermanagements. Wir klären, was sich hinter dem Begriff verbirgt, warum eine professionelle Besucherverwaltung so wichtig ist und wie Unternehmen sie mit den richtigen Tools und Prozessen effektiv umsetzen können.

Was ist Besuchermanagement? Die wichtigsten Begriffe erklärt

Im Kern geht es beim Besuchermanagement darum, alle Abläufe rund um den Empfang und die Betreuung von Gästen im Unternehmen zu organisieren und zu optimieren. Dazu gehört weit mehr als nur ein freundlicher Gruss an der Rezeption. Besuchermanagement umfasst den gesamten Prozess – von der Anmeldung über die Registrierung und Sicherheitsüberprüfung bis hin zur Nachbereitung des Besuchs.

Zunächst ein paar zentrale Begriffe, die dir immer wieder begegnen werden:

Visitor Management: Der englische Oberbegriff für alle Aktivitäten zur Verwaltung und Betreuung von Besuchern.

Digitales Besuchermanagement: Die Organisation der Besucherströme mithilfe spezieller Software und digitaler Tools.

Besucherregistrierung: Der Prozess der Erfassung und Überprüfung von Besucherdaten, oft mithilfe eines digitalen Anmeldesystems.

Visitor Badge: Ein Ausweis, den Besucher nach der Registrierung erhalten und der sie als Gast ausweist.

Meist beginnt der Prozess schon vor dem eigentlichen Besuch, indem Gäste sich digital anmelden und ihre Daten übermitteln. Am Tag des Besuchs erfolgt dann die Begrüssung, Registrierung und Sicherheitsüberprüfung, bevor die Gäste Zutritt zum Gebäude erhalten. Je nach Art des Besuchs schliessen sich dann Meetings, Führungen oder andere Aktivitäten an. Eine Nachbereitung samt Feedback und Auswertung rundet den Ablauf ab.

Warum ist ein professionelles Besuchermanagement so wichtig?

In der vernetzten Geschäftswelt von heute sind persönliche Begegnungen wichtiger denn je. Egal ob Kunden, Partner oder Bewerber – der erste Eindruck zählt. Und der entsteht oft schon beim Empfang im Unternehmen. Ein professionelles Besuchermanagement sorgt dafür, dass sich Gäste vom ersten Moment an willkommen und gut betreut fühlen.

Aber es geht um weit mehr als nur um Wohlfühlatmosphäre. Eine strukturierte Verwaltung der Besucherströme ist auch aus Sicherheitsgründen unverzichtbar. Unternehmen müssen jederzeit wissen, wer sich in ihren Räumlichkeiten aufhält und wohin Gäste Zugang haben. Gerade in sensiblen Bereichen wie Forschung und Entwicklung kann ungeregelter Zugang fatale Folgen haben. Mit einer lückenlosen Erfassung und Überprüfung von Besuchern lassen sich Risiken minimieren.

Hinzu kommt der Faktor Effizienz. Wer kennt es nicht - unangekündigte Besucher, fehlendes Infomaterial, Suchen von zuständigen Ansprechpartnern. All das kostet wertvolle Zeit und stört betriebliche Abläufe. Eine strukturierte Planung und Organisation von Besuchen hilft, Ressourcen optimal zu nutzen und Störungen zu minimieren. Mit modernen Tools lässt sich der gesamte Prozess weitgehend automatisieren - von der Anmeldung bis zur Verbuchung von Besucherausweisen.

Die Vorteile von digitalem Besuchermanagement auf einen Blick:

• Professioneller erster Eindruck und positive Besuchererfahrung
• Erhöhte Sicherheit durch strukturierte Erfassung und Kontrolle
• Optimierte betriebliche Abläufe und Ressourcenplanung
• Automatisierung von Standardprozessen
• Lückenlose Dokumentation und Auswertbarkeit

Praxistipps: So gelingt die Umsetzung im Unternehmen

Wie aber kann man nun ein modernes Besuchermanagement im eigenen Unternehmen etablieren? Der Schlüssel liegt in einer sorgfältigen Planung, der Auswahl geeigneter Tools und klarer Verantwortlichkeiten. Hier ein paar konkrete Tipps für den Einstieg:

1. Analysiere die Ist-Situation: Wie ist das Besuchermanagement aktuell organisiert? Wo gibt es Verbesserungspotential in puncto Ablauf, Sicherheit und Effizienz?
2. Definiere klare Ziele: Was soll mit einem optimierten Besuchermanagement erreicht werden? Mögliche Ziele sind z.B. ein professionellerer Empfang, kürzere Wartezeiten oder automatisierte Standardprozesse.
3. Wähle die richtigen Tools: Eine Vielzahl spezieller Software-Lösungen unterstützt heute die Organisation der Besucherströme. Wichtig ist eine einfache Bedienbarkeit sowohl für Gäste als auch Mitarbeiter. Auch Schnittstellen zur Integration in bestehende Systeme solltest du im Blick haben.
4. Gestalte den Empfangsbereich neu: Der Empfang ist das Herzstück jedes Besuchermanagements. Gestalte ihn einladend, funktional und technisch auf der Höhe der Zeit - z.B. mit digitalen Terminals zur Self-Registrierung.
5. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Führe Schulungen durch, in denen alle Beteiligten die neuen Tools und Prozesse kennenlernen. Wichtig sind klare Verantwortlichkeiten - jeder sollte wissen, was in welcher Situation zu tun ist.
6. Informiere Besucher vorab: Weise bereits in der Einladung oder Terminbestätigung auf eventuelle Registrierungspflichten oder Sicherheitsbestimmungen hin. Je besser Gäste vorbereitet sind, desto reibungsloser der Ablauf vor Ort.
7. Stelle Datenschutz und Compliance sicher: Die Erfassung von Besucherdaten unterliegt strengen Datenschutzbestimmungen. Prüfe im Vorfeld zusammen mit Rechtsabteilung und Betriebsrat, welche Vorgaben zu beachten sind.

Fazit

Ein professionelles Besuchermanagement ist heute unverzichtbar für ein modernes Unternehmen. Es steigert Sicherheit und Effizienz, optimiert Abläufe und sorgt für ein positives Besuchererlebnis. Damit wird es zu einem wichtigen Faktor für Image und Wettbewerbsfähigkeit.