Wie man Telearbeit erfolgreich umsetzt

Sie planen die Einführung einer neuen Richtlinie für Telearbeit, suchen aber immer noch nach einer Anleitung, um alles einzurichten?

Hier ist eine kurze Checkliste, die wir erstellt haben, um Ihnen zu helfen, Ihre hybride Arbeitsstrategie zum Laufen zu bringen. Wir haben versucht, alle Punkte zu berücksichtigen, die Sie in Ihrer Organisation benötigen, aber das kann natürlich alles von Ihrer eigenen Unternehmenskultur abhängen. Lassen Sie sich inspirieren und machen Sie es sich zu eigen!

Definieren und gehen Sie die Anforderungen für eine erfolgreiche hybride Arbeitskultur durch

Dank der Digitalisierung wird Telearbeit für immer mehr Positionen in einem Unternehmen möglich, von Vertriebsmitarbeitern bis hin zu Personalleitern.

Abhängig von der Aufgabe und der dafür benötigten Umgebung müssen jedoch möglicherweise einige zusätzliche Anforderungen zuerst überprüft werden:

• Fangen Sie an, alle verschiedenen Abteilungen und die darin enthaltenen Positionen aufzulisten
• Nehmen Sie Kontakt mit der verantwortlichen Person der einzelnen Abteilungen auf, um zu besprechen, welche Teammitglieder remote arbeiten können und wer nicht.
• Falls nicht: Definieren Sie, welche Anforderungen erfüllt sein müssen, damit sie aus der Ferne arbeiten können (dies können technische Aspekte sein, z. B. die Bereitstellung einer VoIP-Lösung, um mit Kunden zu telefonieren, aber auch andere Aspekte wie genügend Platz zu Hause)

In den meisten Fällen hängt die Durchführbarkeit von Telearbeit für eine Stelle vom Grad der Digitalisierung von Aufgaben und Arbeit ab. Aus Sicht eines Teamleiters könntest du auch die Möglichkeiten der Nachverfolgung der Aufgabenerfüllung in Betracht ziehen.

Keine Sorge, unabhängig von der Herausforderung, vor der Sie stehen, um die Kontinuität des Managements während der Arbeit im Home-Office zu gewährleisten, meistens: Dafür gibt es ein Tool für die Zusammenarbeit!

Technik- und Toolumgebung

Wie bereits erwähnt, gibt es viele Lösungen, um Ihren Remote-Teams alle erforderlichen Tools zur Verfügung zu stellen. Dies könnte diese beiden Aspekte beinhalten:

• Hardware (Handy, Laptop)
• Software (Online-Apps, Internet)

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Bitten Sie alle Teamleiter, Ihnen eine Liste der technischen Anforderungen zur Verfügung zu stellen. Sie könnten diese Punkte besprechen, um eine gemeinsame Grundlage für die Einrichtung von Telearbeit zu schaffen. So könnte das aussehen:

Hardware

• Laptop
• Zusätzlicher Bildschirm
• Tastatur und Maus
• Headset mit Geräuschunterdrückung

Software

• Kommunikationstool (Microsoft Team, Slack)
• Lösung für die Buchung eines Schreibtisches (wenn ein Mitarbeiter sicher ins Büro zurückkehren möchte)
• Projektmanagement-Tool (wie Notion, JIRA)

Erstellen Sie eine Richtlinie, um offizieller Teil Ihrer hybriden und mobilen Arbeitskultur zu werden

Erstens: einige rechtliche Aspekte...

Möglicherweise lassen Sie sich von Ihrem Rechtsberater beraten, um sicherzugehen, dass Sie alles richtig machen. aber hier sind einige Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten

a) Arbeitsvertrag: Heimbüro kann nicht einseitig vom Arbeitgeber angeordnet werden, sondern bedarf einer Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Regulieren Sie daher Telearbeit in den Arbeitsverträgen Ihrer Mitarbeiter klar oder ergänzen Sie diese durch eine Zusatzvereinbarung.

Zu regulierende Punkte sind...

1. Pauschalkosten (für Internet usw.)
2. (Kern-) Arbeitszeiten
3. Versicherung
4. Erfassung der Arbeitszeiten
5. Datenschutz
6. Falls zutreffend, Barrierefreiheit
7. Recht des Arbeitgebers auf Zugang zum Arbeitsplatz

Es kann sinnvoll sein, die Leistungsbeurteilung für Telearbeit in Frage zu stellen. Benötigen Sie Änderungen oder Ergänzungen?

Einarbeitung

Es ist nicht immer notwendig, neue Mitarbeiter zum Onboarding hinzuzuziehen. Mit diesen drei Punkten funktioniert das Remote-Onboarding.

Transparente Kommunikation

Noch vor dem Starttermin: Neue Mitarbeiter sollten jederzeit über den Ablauf, ihre To-Dos und über das Team informiert werden.

Stellen Sie Ausrüstung und Technologie zur Verfügung:

Organisieren Sie einen zuverlässigen Hardwareversand und denken Sie über die IT-Infrastruktur nach. Wichtige Arbeits- und Kommunikationstools müssen im Voraus auf den PCs installiert werden.

Bereiten Sie die Teamleiter auf ihre Rolle vor, denn auch Neulinge aus der Ferne benötigen in den ersten Wochen Anleitung und Anleitung. Idealerweise sollten die Teamleiter die ersten Treffen — formell und informell bei einem Kaffee — sofort vereinbaren.

Kommunikation und Werte sicherstellen

a) Kommunikation:

Mitarbeiter, die remote in Teams arbeiten, müssen in der Lage sein, transparent zu kommunizieren und Ideen ohne Unterbrechungen auszutauschen. Um Missverständnisse zu vermeiden und um mit Kollegen im Büro in Kontakt zu bleiben, sollten Sie...

• Ermutigen Sie Ihr Team, Fragen zu stellen: „Sie haben X gesagt, habe ich das richtig verstanden?“
• Ermutigen Sie den persönlichen Kontakt durch „Remote-Cafe-Chats“ oder gelegentliche gemeinsame Treffen
• Teambuilding-Aktivitäten vor Ort

Sorgen Sie für effiziente Besprechungen indem wir die Mitarbeiter ermutigen,...

• Begrenzen Sie die Anzahl der Teilnehmer
• Erstellen Sie eine Agenda und kommunizieren Sie diese zeitnah
• Lege einen Zeitplan fest
• Um Minuten in Anspruch zu nehmen
• Um zu klären, ob Video oder Telco

b) Werte:

Um einen guten Austausch zu fördern und die Team- und Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten, ist es wichtig, den Telearbeitern ein Gefühl der Zugehörigkeit zu vermitteln. Es ist wichtig, Telearbeitern ein Gefühl der Zugehörigkeit zu vermitteln. Beziehen Sie sie ein und schätzen Sie sie genauso wie Mitarbeiter vor Ort. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter im Homeoffice die Werte und Visionen des Unternehmens kennen und spüren. Denn das motiviert sie — und am Ende profitieren alle davon.