Le partage de bureau, associé au travail hybride, est sur toutes les lèvres. Découvrez les avantages qui en découlent.
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Le desk sharing, associé au travail hybride, est sur toutes les lèvres. Le monde du travail d'aujourd'hui connaît le télétravail tout autant que le bureau, mais nous avons tort de penser que ce dernier est menacé d'extinction. Le travail à distance présente de nombreux avantages, mais en moyenne, les employés ne souhaitent travailler que 2 à 3 jours hors du bureau.
Le desk sharing (ou partage de bureau) décrit un modèle de poste de travail dans lequel les employés n'ont pas de poste de travail attitré, et ce dans un bureau où il y a généralement plus de personnes que de sièges. Le modèle de travail hybride peut être parfaitement combiné avec le concept de desk sharing.
La pandémie de COVID a obligé la plupart des entreprises à repenser radicalement les modèles de travail anciens et plutôt rigides. Désormais, la flexibilité est à l'ordre du jour. Soit vous travaillez à domicile, soit vous venez au bureau de temps en temps. Mais si chacun peut décider spontanément de venir ou non au bureau, un bon nombre de bureaux risquent de rester inoccupés. Pour minimiser les coûts dans ce cas, le partage des bureaux est une idée innovante. Les employés peuvent soit réserver leur place à l'avance, ce qui est connu sous le nom de hotelling, soit chercher une place libre chaque jour au début de la journée de travail, ce qui est connu sous le nom de hot desking.
Ce concept permet aux entreprises de réduire considérablement leurs coûts d'exploitation, car les espaces de bureaux peuvent être réduits, ce qui permet d'économiser sur les frais de chauffage et d'éclairage.
Outre la question de l'argent, le partage de l'espace de travail présente surtout un avantage : la flexibilité. Les employés peuvent choisir le bon environnement de travail en fonction du travail à effectuer.
En outre, le partage du bureau est synonyme d'échange de connaissances et d'expériences, car les employés qui changent de poste tous les jours sont constamment en contact avec des équipes et des services différents. Les discussions informelles, en particulier, peuvent conduire à une meilleure compréhension mutuelle, ce qui influence positivement la cohésion et la loyauté des employés et peut stimuler la capacité d'innovation de l'entreprise à long terme.
En plus de tous les avantages, le partage de bureau représente également un changement majeur et donc un stress potentiel pour les employés. Pour éviter cela, il est recommandé de toujours associer l'introduction du desk sharing à un processus de gestion du changement au sein de l'entreprise.
Outre l'impact psychologique, le temps d'installation et les efforts associés peuvent également constituer un défi. Toutefois, il est possible de les réduire au minimum en intégrant des bureaux réglables en hauteur et la technologie nécessaire.
Les entreprises devraient également envisager de mettre en place une politique de nettoyage du bureau. Créer et maintenir l'ordre peut sembler trivial au premier abord, mais il s'agit pourtant d'une exigence de base pour un lieu de travail conçu pour favoriser la productivité.
Enfin, les entreprises devraient investir dans un outil logiciel facile à utiliser, qui simplifie au maximum la réservation du poste de travail souhaité. Les postes de travail flexibles peuvent être mis en place efficacement dans les entreprises si un logiciel adapté est disponible.
La mise en place du desk sharing dans une entreprise permet une meilleure utilisation des ressources existantes et un meilleur suivi de l'occupation des bureaux, réduisant ainsi de manière significative les coûts d'équipement de bureau, d'énergie, voire de loyer. En outre, le desk sharing peut être un excellent facteur de motivation pour les employés en alternant travail à domicile et présence au bureau. Les employés se connectent avec leurs collègues de manière organique, et leur créativité et leur productivité sont stimulées par les changements fréquents de lieus et espaces de travail.
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