L'enregistrement des visiteurs avec un stylo et du papier ? cela ne fait plus partie de la gestion des visiteurs d'aujourd'hui. Apprenez-en davantage sur la manière de mettre en œuvre la gestion des visiteurs.
L'enregistrement des visiteurs à l'aide d'un stylo et de papier ? cela ne fait plus partie de la gestion des visiteurs d'aujourd'hui, car à l'ère de la numérisation, cette méthode est également remplacée par un système de gestion entièrement numérique. que ce soit dans les bureaux ou les installations de production, les grandes foules représentent un grand risque pour la sécurité des employés et de la propriété intellectuelle.
Ce système tente de représenter toutes les activités et tous les processus d'une entreprise afin de contrôler les visiteurs et de dresser le tableau de l'expérience des visiteurs de manière ciblée. Les gens gardent de bons souvenirs, ils veulent se sentir bienvenus et en sécurité - également dans votre entreprise.
Avec un système de gestion des visiteurs, de nombreux processus sont simplifiés. les rendez-vous sont enregistrés, tant en interne qu'avec les clients, et des rappels sont envoyés en temps utile. les utilisateurs reçoivent également les données de contact de leurs interlocuteurs et des indications dans le bâtiment. En outre, il n'y a plus de files d'attente à la réception, car l'enregistrement se fait très rapidement via une tablette. selon le système utilisé, un code qr peut ensuite être généré, qui stocke les données personnelles pour les visites futures. une expérience agréable et sans tracas a été générée.
La gestion traditionnelle, mais très dépassée, des visiteurs plaide pour le stylo et le papier. en principe, cela peut être utilisé pour obtenir des informations et créer une vue d'ensemble, mais à une condition : le visiteur a donné son vrai nom et a une écriture raisonnablement lisible. en dehors de cela, remplir un formulaire papier prend du temps et provoque donc de longues files d'attente à la réception.
Une solution logicielle sur site peut, à première vue, sembler une bonne alternative à la gestion analogique des visiteurs, mais un tel logiciel implique des coûts d'acquisition élevés, car il faut installer le matériel et, bien sûr, l'entretenir régulièrement.
L'un des plus grands avantages d'un système de gestion des visiteurs basé sur le cloud est probablement la possibilité d'intégration avec d'autres plateformes. cela signifie que l'ensemble de l'architecture du système ne doit pas être retravaillé lorsque des modifications sont apportées. les informations tirées des données du visiteur : inside sont stockées dans le cloud et peuvent être utilisées dans un large éventail d'applications.
Le monde du travail d'aujourd'hui n'est plus nécessairement lié à un bureau physique, et le travail hybride en particulier est devenu indispensable. Mais ce n'est pas parce que les employés travaillent soudainement dans un bureau à domicile et que nous échangeons des informations par vidéoconférence que les réunions d'affaires en personne sont en voie de disparition. le travail hybride signifie que les employés travaillent de temps en temps sur place, et que les visiteurs et les clients entrent dans le bâtiment des bureaux.
Et qu'en est-il de la collecte de données ? aucune entreprise ne souhaite que les visiteurs se sentent mal à l'aise parce qu'ils ont l'impression d'en donner trop. les données personnelles doivent être réduites au minimum, ce qui signifie ni plus ni moins que de demander uniquement des informations spécifiques, pertinentes et limitées. exactement les données nécessaires au processus.
C'est aussi une question de sécurité. tout employeur souhaite minimiser les risques et mettre ses employés à l'abri du danger. un système de gestion des visiteurs réduit considérablement le potentiel de danger physique, car chacun doit passer par la réception et laisser ses données avant de pénétrer plus avant dans le bâtiment.
Pour commencer, vous devez réfléchir au type de visiteurs que vous recevrez. après tout, vous voulez que l'expérience du visiteur soit aussi fluide et personnalisée que possible. pour ce faire, une entreprise doit se poser quelques questions. est-ce que je reçois beaucoup de livraisons internes ? y a-t-il beaucoup de candidats qui viennent passer des entretiens en ce moment ? mes visiteurs sont-ils plutôt ponctuels ou récurrents ? y a-t-il beaucoup de visites inopinées, et si oui, faut-il les traiter différemment ? la liste est longue, mais il est essentiel de se poser ces questions pour trouver le bon système.
Vous devriez également vous demander quels sont les besoins de votre entreprise. Plus les informations sont nombreuses et précises, plus il est facile de trouver une solution appropriée. enfin, un système de gestion des visiteurs, quel que soit le fournisseur, devrait pouvoir être testé gratuitement afin qu'une entreprise puisse savoir si elle a trouvé la meilleure solution pour elle-même.
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