L'hôtellerie de bureau est une nouvelle tendance qui s'adapte à l'ère moderne en créant des lieux de travail dynamiques et plus flexibles. Lisez-en plus sur notre blog !
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Si les entreprises veulent conserver leurs employés et attirer et retenir de nouveaux talents, elles doivent pouvoir garantir la flexibilité du lieu de travail et s'éloigner du modèle de bureau traditionnel.
Selon une étude, 75 % des salariés souhaiteraient travailler à domicile au moins un jour par semaine. Mais les entreprises ont également reconnu les avantages de la flexibilité que représente la possibilité de travailler depuis n'importe où. Même dans un environnement de bureau traditionnel, une moyenne de 60 % des bureaux restent vides parce que les employés travaillent régulièrement en dehors du bureau pour des réunions hors site ou des voyages d'affaires.
Dans ce contexte, plus de flexibilité signifie offrir aux employés la possibilité de travailler là où cela leur convient le mieux. Lorsque cette flexibilité est correctement gérée et planifiée, les employés travaillent de manière plus productive et les entreprises peuvent réduire l'espace de bureau et économiser de l'argent. L'hôtellerie de bureau est un exemple de cette pratique de flexibilité du lieu de travail.
Avec l'hôtellerie de bureau, les employés peuvent utiliser un système de réservation pour trouver et réserver des espaces de travail disponibles pour une période donnée. Ce lieu de travail dynamique permet aux employés de répondre à leurs besoins de travail individuels.
Ces besoins peuvent changer d'un jour à l'autre, tout comme les différentes tâches. Où puis-je travailler le mieux aujourd'hui et être le plus productif possible ? Il peut s'agir d'une zone de collaboration avec d'autres coéquipiers aujourd'hui et d'une zone isolée pour un travail hautement concentré et focalisé demain.
La mise en œuvre d'un plan d'hôtellerie de bureau peut présenter de nombreux avantages, tant pour l'employeur:in que pour l'employé.
L'hôtellerie de bureau donne aux employés le choix de travailler où et quand cela leur convient le mieux. Il favorise la flexibilité et la mobilité des employés et augmente la confiance et donc le moral. Si je peux travailler à l'endroit qui convient le mieux au travail que je dois accomplir, je serai plus productif et plus engagé. En outre, l'hôtellerie de bureau favorise la distance physique et les protocoles de nettoyage.
Les entreprises qui mettent en œuvre l'hôtellerie de bureau auront des employés plus productifs et plus engagés, et des taux d'attraction et de rétention plus élevés. Dans le même temps, elles réduiront leur empreinte environnementale et leurs coûts immobiliers, car moins d'employés travailleront sur place, ce qui réduira considérablement la quantité d'espace nécessaire. L'espace encore disponible est utilisé de manière optimale et efficace.
Tout ce qui est nouveau et peu familier peut initialement être accueilli avec négativité. Pour éviter cela lors de la mise en œuvre d'une nouvelle stratégie pour le lieu de travail, il est important d'avoir un plan de mise en œuvre qui rend la transition aussi douce que possible.
A quoi cela ressemble-t-il en détail ?
Le passage à la nouvelle stratégie du lieu de travail qu'est l'hôtellerie de bureau exige une nouvelle façon d'envisager le travail et le lieu de travail en général. Il peut y avoir des employés qui aiment travailler dans un environnement familier et qui ne veulent pas chercher un nouveau lieu chaque jour. Dans ce cas, les avantages de l'hôtellerie de bureau doivent être communiqués de manière claire et compréhensible. Une mise en œuvre réussie du nouveau système de travail nécessite une communication permanente, notamment le partage des réussites, des meilleures pratiques et des applications innovantes qui le soutiennent.
Une nouvelle habitude ne doit pas créer de confusion. Vous devez donc créer des normes pour une expérience cohérente. Ces normes comprennent des domaines tels que la terminologie, les règles de gestion pour les utilisateurs, les espaces de travail réservables et les processus permettant de trouver le bon espace de travail chaque jour.
Les employeurs doivent garantir une expérience cohérente à leurs employés tout en restant flexibles dans les choix qu'ils proposent. Les employés doivent être assurés chaque jour qu'ils trouveront un poste de travail adéquat pour les tâches qu'ils doivent effectuer. Un système de réservation doit permettre de s'assurer qu'un nombre suffisant de sièges est disponible pour des tâches de styles de travail différents et qu'il est facile de les trouver et de les réserver. En tant qu'entreprise, vous devez également vous assurer que chaque employé sait comment utiliser le système de réservation et qu'il existe plusieurs façons de faire des réservations, que ce soit via des applications mobiles, le navigateur ou sur place.
L'hôtellerie de bureau doit toujours être soutenue par une technologie innovante et en même temps conviviale. Sans un système de réservation d'espace de travail performant, l'hôtel de bureau ne peut être mis en œuvre efficacement. Les employés ont besoin d'une technologie fiable qui leur permette de trouver et de réserver facilement des espaces de travail et des ressources de bureau. Les employeurs doivent créer une expérience de travail transparente pour leurs employés et intégrer un logiciel de réservation qui soit rapide à mettre en œuvre et à utiliser tout en offrant de nombreuses interfaces.
Un logiciel de réservation offre de nombreuses possibilités pour réserver l'espace de travail à l'avance, pour trouver des coéquipiers, ou pour voir combien de temps un espace sera occupé. Les 5 interfaces suivantes garantissent une expérience utilisateur hybride sans faille:
Grâce à une application, il est possible de trouver et de réserver des espaces de travail tout en se déplaçant. Le meilleur siège peut être réservé de manière pratique à la maison ou dans le train sur le chemin du travail.
Une plateforme de travail hybride est facile à utiliser et son format est familier aux employés. C'est un moyen rapide et facile de faire des réservations et peut-être même de trouver d'autres coéquipiers et des mises à jour de statut.
Une option intéressante et centralisée consiste à mettre en place des kiosques à la réception ou dans d'autres zones communes. Les employés peuvent y trouver rapidement des espaces de travail ou des collègues disponibles et gérer les réservations en cours.
Les codes QR peuvent être placés à l'extérieur des salles de collaboration comme autre option matérielle. Par exemple, l'application peut être utilisée pour scanner le code QR et ainsi voir quand la salle sera à nouveau disponible.
Il est clair que l'hôtellerie de bureau ne peut être mise en œuvre avec succès qu'avec un logiciel de réservation. Ainsi, les employés : à l'intérieur peuvent planifier leur semaine de travail à l'avance et sont moins stressés comme par exemple avec le hot desking. Qu'il soit réservé depuis son canapé une semaine à l'avance, sur le chemin du travail ou dans le hall du bureau, un système de réservation de bureau réduit le stress et crée un espace pour la productivité et l'efficacité.
Les employés ne doivent pas avoir peur de ne pas trouver un lieu de travail adapté. S'ils ont la possibilité de réserver leur bureau à l'avance, le chaos d'un système de hot-desking est évité. Cela évite beaucoup de planification et permet aux employés de s'enregistrer en douceur.
Les entreprises devraient envisager d'intégrer un processus de nettoyage pour garantir un bureau propre et désinfecté à chaque nouvel employé : en arrivant. Grâce à un logiciel d'hôtellerie de bureau, les chefs d'équipe peuvent, entre autres, surveiller et limiter le taux d'occupation et garantir un environnement de travail sain et sûr.
Les employés doivent s'assurer qu'une connexion WIFI puissante est disponible sur tout le lieu de travail. Si les employés doivent pouvoir réserver des sièges et rechercher des salles via des appareils mobiles, une connexion ininterrompue doit être garantie. Les solutions d'hôtellerie de bureau basées sur le cloud sont également rentables et faciles à mettre en œuvre. Elles prennent en charge une main-d'œuvre de plus en plus mobile. Tout le monde:r doit pouvoir rester connecté et informé.
La mise en place d'un plan de bureau interactif permet de rechercher facilement les salles et les personnes. Ainsi, même les employés hybrides peuvent facilement trouver leur espace réservé en arrivant au bureau. La navigation dans le bureau est généralement simplifiée et les risques de ne pas trouver sa place et donc de perdre du temps sont considérablement réduits.
Les employés d'aujourd'hui ont revu leurs priorités et exigent un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les employeurs doivent donc offrir confort et facilité d'utilisation. Cela se traduit, par exemple, par un large éventail d'espaces pour différents types de travail. Les employés doivent avoir le sentiment qu'ils peuvent toujours trouver un endroit qui convient le mieux à la tâche à accomplir.
Qu'est-ce qu'un lieu de travail sans étiquette ? Dire "s'il vous plaît" et "merci" sont des règles d'étiquette sur lesquelles nous sommes tous d'accord. Cependant, les attentes en matière d'étiquette peuvent être différentes pour chacun, c'est pourquoi il est important de créer un code de conduite sur lequel tout le monde peut s'entendre et qui peut être facilement mis en œuvre.
Les 5 règles d'étiquette suivantes sont essentielles à la mise en œuvre de l'Office Hoteling :
Le désir et le besoin sont deux choses différentes. Les employeurs doivent veiller à ce que les employés ne réservent que les espaces de travail dont ils ont besoin. De cette façon, les conflits peuvent être évités et le respect peut être maintenu.
La combinaison de bureaux partagés et de normes de propreté propres à chaque personne présente un fort potentiel de conflit. Il convient donc de mettre en place une norme de propreté objective et explicite. Il est important de laisser votre lieu de travail en meilleur état que vous ne l'avez trouvé.
L'hôtellerie de bureau consiste à occuper temporairement un poste de travail. Toutefois, cela n'empêche pas les employés de mal évaluer le temps qu'ils doivent passer au poste de travail réservé. Les entreprises devraient encourager leurs employés à faire en sorte que la transition d'une personne à l'autre se fasse le plus facilement possible et à libérer l'espace lorsque le temps est écoulé et à trouver simplement un autre emplacement si nécessaire. Si le changement de réservation d'une salle ou d'un bureau est simplifié, il y aura moins de complications.
Chaque employé a des normes de bruit différentes. Les employeurs doivent établir des règles pour réguler les niveaux de bruit, par exemple en commutant les téléphones sur des notifications vibrantes.
La confidentialité des données concerne non seulement l'employeur, mais aussi l'employé. Ces derniers doivent être conscients de la nécessité de respecter la vie privée de leurs collègues. Les employeurs devraient prévoir des zones privées désignées pour les appels téléphoniques et autres.
Assurez-vous que vos employés comprennent et peuvent suivre l'étiquette du bureau. Cela vous aidera à maintenir un environnement calme et respectueux.
L'hôtellerie de bureau est un excellent moyen de créer un lieu de travail plus flexible et plus réactif. En offrant aux travailleurs la possibilité de travailler à partir de différents endroits, l'hôtellerie de bureau peut aider les entreprises à économiser sur les coûts immobiliers tout en augmentant la productivité des travailleurs. Si vous souhaitez créer un lieu de travail plus dynamique, envisagez de mettre en place une solution de travail hybride.
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