4 choses à garder à l'esprit lors de la mise en place du travail à distance

Vous envisagez de mettre en œuvre une nouvelle politique de travail à distance, mais vous cherchez encore des conseils pour tout mettre en place ?

Voici une courte liste de contrôle que nous avons créée afin de vous aider à mettre en place votre stratégie de travail hybride. Nous avons essayé d'inclure tous les points dont vous aurez besoin dans votre organisation, mais tout peut bien sûr dépendre de votre propre culture d'entreprise. Inspirez-vous-en et faites-en votre propre expérience !

Définir et passer en revue les exigences d'une culture de travail hybride réussie.

Grâce à la numérisation, le travail à distance devient possible pour un nombre croissant de plusieurs postes dans une entreprise, des représentants commerciaux aux responsables des ressources humaines.

Toutefois, en fonction de la tâche et de l'environnement requis, certaines exigences supplémentaires peuvent devoir être vérifiées au préalable :

• Commencez à dresser la liste des différents départements et des postes qu'ils comprennent.
• Prenez contact avec le responsable de chaque service pour déterminer quels membres de l'équipe peuvent travailler à distance et lesquels ne le peuvent pas.
• Si ce n'est pas le cas : définissez les conditions à remplir pour qu'ils puissent travailler à distance (il peut s'agir d'aspects techniques, par exemple, comme l'obtention d'une solution VOIP pour téléphoner aux clients, mais aussi d'autres aspects comme le fait d'avoir suffisamment d'espace chez soi).

La plupart du temps, la faisabilité du travail à distance pour un poste donné dépend du degré de numérisation des tâches et du travail. Du point de vue du chef d'équipe, vous pouvez également envisager les possibilités de suivi de l'exécution des tâches.

Ne vous inquiétez pas, quelle que soit la difficulté que vous rencontrez pour assurer la continuité de la gestion tout au long du travail à distance, la plupart du temps : il existe un outil collaboratif pour cela !

Environnement technique et outils

Comme nous l'avons déjà mentionné, de nombreuses solutions existent pour fournir tous les outils nécessaires à vos équipes à distance. Cela peut inclure ces 2 aspects :

• le matériel (téléphone mobile, ordinateur portable)
• logiciels (applications en ligne, Internet)

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Demandez à tous les chefs d'équipe de vous fournir une liste des exigences techniques. Vous pourriez discuter de ces points afin de créer un terrain d'entente pour une installation de travail à distance. Voici à quoi cela pourrait ressembler :

Matériel informatique

• Ordinateur portable
• Écran supplémentaire
• Clavier et souris
• Casque anti-bruit

Logiciel

• Outil de communication (Microsoft Team, Slack)
• Solution de réservation de bureau (pour les cas où un collègue veut revenir en toute sécurité au bureau)
• Outil de gestion de projet (comme Notion, JIRA)

Créez une ligne directrice qui fera officiellement partie de votre culture de travail hybride et à distance.

Premièrement : quelques aspects juridiques...

Vous pouvez demander l'avis du conseiller juridique de votre entreprise pour être sûr de bien faire les choses, mais voici quelques-uns des aspects à prendre en compte

a) Contrat de travail : Le télétravail ne peut être ordonné unilatéralement par l'employeur, il nécessite un accord entre l'employeur et l'employé. Par conséquent, réglez clairement le travail à distance dans les contrats de travail de vos employés ou complétez-les par un accord supplémentaire.

Les points à régler sont...

1. Coûts forfaitaires (pour Internet, etc.)
2. (Core) heures de travail
3. Assurance
4. Enregistrement des heures de travail
5. Protection des données
6. Le cas échéant, l'accessibilité
7. Droit d'accès de l'employeur au lieu de travail

Il peut être judicieux de remettre en question l'évaluation des performances pour le travail à distance. Avez-vous besoin de modifications ou d'ajouts ?

Embarquement

Il n'est pas toujours nécessaire de faire venir les nouveaux employés pour l'onboarding. Avec ces trois points, l'onboarding à distance fonctionne.

Une communication transparente

Avant même la date d'entrée en fonction : les nouveaux employés doivent être informés à tout moment du processus, de leurs tâches et de l'équipe.

Fournir l'équipement et la technologie :

Organisez l'expédition de matériel fiable et pensez à l'infrastructure informatique. Les principaux outils de travail et de communication doivent être installés sur les PC à l'avance.

Préparez les chefs d'équipe à leur rôle, car même les nouveaux venus ont besoin de conseils et de directives au cours des premières semaines. Idéalement, les chefs d'équipe devraient organiser les premières réunions - formelles et informelles autour d'un café - dès le début.

Assurer la communication et les valeurs

a) La communication :

Les employés qui travaillent en équipe à distance doivent pouvoir communiquer de manière transparente et échanger des idées sans être dérangés. Pour éviter les malentendus et rester en contact avec les collègues au bureau, vous devez...

• Encouragez votre équipe à poser des questions : "Vous avez dit x, ai-je bien compris ?"
• Encouragez les contacts personnels par le biais de "discussions à distance autour d'un café" ou de réunions occasionnelles.
• Activités de renforcement de l'esprit d'équipe sur site

Assurer l'efficacité des réunions en encourageant les employés à...

• Limiter le nombre de participants
• Créer un ordre du jour et le communiquer en temps utile.
• Définir un calendrier
• Pour prendre des notes
• Pour préciser si la vidéo ou le Telco

b) Valeurs :

Afin de favoriser un bon échange et de maintenir la culture d'équipe et d'entreprise, il est important de donner aux travailleurs à distance un sentiment d'appartenance. Il est important de donner aux travailleurs à distance un sentiment d'appartenance. Incluez-les et valorisez-les autant que les employés sur place. Assurez-vous que les travailleurs à distance connaissent et ressentent les valeurs et la vision de l'entreprise. Cela les motive et, en fin de compte, tout le monde en profite.